Заверение копий документов для налоговой

При проведении проверки – камеральной, выездной или встречной – налоговики вправе потребовать у организации/ИП представить дополнительные документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). НК РФ предусматривает несколько способов, как это сделать (п. 2 ст. 93 НК РФ):

• руководитель организации (ИП) лично или через представителя передает документы в инспекцию;
• документы отправляют по почте заказным письмом (как правило, с описью вложения);
• документы передаются в ИФНС в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

В налоговые органы, естественно, представляются не оригиналы документов, а их копии, которые должны быть надлежаще заверены. И если вы подаете копии на бумаге, то лучше к ним приложить опись документов.

Бумажные копии документов

Бумажная копия документа заверяется подписью руководителя организации (ИП) либо лица, уполномоченного доверенностью. Требовать нотариального заверения копий налоговики не вправе (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей. В том числе на листах должны быть четко различимы подписи, печати, даты и т.д. (Письмо Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, п. 21 Письма ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@).

Заверительная надпись

Если заверяется каждая страница, то в надписи фиксируется верность документа, ставится дата, должность, ФИО лица, подтверждающего подлинность, и его подпись. К примеру, запись может выглядеть так:

«Копия верна. 18.10.2018 Генеральный директор ООО «Шанс-М» Щукин А.П. Щукин».

Также поверх надписи можно поставить печать, если она есть. Но это необязательно (Письмо ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/16629@).

Если же надпись наносится на бумажную наклейку прошитого документа, то на ней кроме прочего должно быть указано «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Причем количество листов обозначается словами, т. е. прописью (Письмо Минфина от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).

Отметим, что в надписи не нужно указывать место хранения документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/176045@).

Электронные копии документов

Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.