Электронная трудовая книжка при увольнении 6213

Сегодня во многих организациях есть работники, которые перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК), или у которых кроме электронной никакой другой трудовой книжки нет (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Естественно, каждый из этих работников вправе уволиться в любой момент (ст. 80 ТК РФ). Будут ли какие-то особенности в процедуре увольнения в случае расторжения трудового договора с таким работником?

Что нужно выдать работнику при увольнении вместо трудовой книжки

Если сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде, то в последний день его работы кроме прочих документов работодатель должен выдать увольняющемуся форму СТД-Р (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 10.11.2022 N 713н) вместо бумажной трудовой. В ней отражаются «трудовые сведения» работника за период работы именно у последнего работодателя, с которым прекращается трудовой договор (п. 10 Порядка заполнения СТД-Р). Если у работника есть бумажная трудовая и он от ее ведения не отказывался, то в случае увольнения выдавать ему СТД-Р работодатель не обязан.
СТД-Р предоставляется работнику:

или на бумаге с подписью руководителя и печатью организации (при ее наличии);
или в электронном виде после заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 11, 12 Порядка заполнения СТД-Р).

Образец заполнения сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р, предоставляемых работодателем работнику при увольнении

Факт выдачи работникам СТД-Р необязательно фиксировать в книге учета трудовых книжек, но можно завести отдельный журнал учета именно для форм СТД-Р. Такие рекомендации приводились на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Вам может пригодиться Образец журнала учета выдачи работнику сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Какова ответственность работодателя, если работник не получит СТД-Р при увольнении

Если по какой-либо причине работник не забрал СТД-Р в последний день работы, то работодатель должен направить ему данную форму заказным письмом с уведомлением о вручении. Невыдача СТД-Р, как и задержка с выдачей, грозит штрафом:

от 1000 руб. до 5000 руб. для должностных лиц, ИП, малых и микропредприятий;
от 30 000 руб. до 50 000 руб. для других организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).

То есть ответственность за непредставление СТД-Р предусмотрена такая же, как и за невыдачу бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).
Подробнее об СТД-Р написано в статье «СТД-Р: когда заполнять и как выдавать работнику».

Что еще нужно сделать при увольнении работника с ЭТК

В остальном процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой вполне стандартна. Нужно оформить приказ об увольнении работника, а также внести сведения в его личную карточку.
Кроме того, в последний день работы сотруднику нужно выдать:

раздел 1 формы ЕФС-1;
выписку из раздела 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам (п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Письмо СФР от 06.03.2023 N 19-20/33754).

Выдавать справку о доходах и суммах НДФЛ по умолчанию работодатель не обязан, но если работник напишет соответствующее заявление, то справку нужно будет предоставить (ст. 84.1 ТК РФ). Аналогично по заявлению работника выдается и выписка из персонифицированных сведений (Приложение N 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@).

В связи с увольнением работника не забудьте сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 в СФР (п. 4 Порядка заполнения ЕФС-1). Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).