Командировка в 2016 году
Юридически грамотная организация служебных командировок позволит избежать многих ошибок. На практике правильное оформление всех необходимых документов вызывает немало вопросов. Поэтому, прежде чем направить сотрудника в 2016 году в командировку, работодателю необходимо учесть ряд нормативных требований.
Рассмотрим их.
Разъездной характер работы и командировка
Закон определяет командировку как служебную поездку работника исключительно по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировка всегда ограничена определенным сроком (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Место своей постоянной работы можно определить по месту расположения организации, в которой вы работаете (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках)).
Поэтому, если работник принят на работу в филиал (представительство) вашей организации, то его поездка в 2016 году в головной офис будет являться служебной командировкой, и наоборот.
На практике также важно отличать служебные командировки от периодических поездок некоторых ваших работников, которые тоже связаны с основной работой, но носят разъездной характер. Такие поездки могут быть любой продолжительности. Для таких работников регулярные поездки – это их повседневная работа.
Разъездной характер работы, например, у водителей, экспедиторов, курьеров, экипажей судов заграничного плавания морского флота, флота рыбной промышленности, российских судоходных компаний.
Поскольку такой перечень работ (профессий, должностей) "разъездных" работников работодатель определяет самостоятельно, то включить в него можно любые специальности работников, которые по роду своей деятельности перемещаются по местности.
Помните, что условие о разъездном характере работы должно быть закреплено в трудовом договоре с таким работником (абз. 14 ст. 57 ТК РФ).
Командировка в табеле учета рабочего времени
Ведение учета отработанного времени обязательно для всех работодателей вне зависимости от характера работы и места выполнения работником работы (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
На практике вести кадровику точный учет отработанного работником в командировке времени затруднительно. Поэтому табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13
Между тем существует еще несколько обстоятельств при заполнении табеля, при которых отметки при командировке будут отличаться.
Если так получилось, что работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то необходимо будет дополнительно в табеле проставить код "РВ" или "03". При этом необходимо будет также указать то количество отработанных часов, которое работник отработал в такой день (если работодатель дал на это соответствующее указание) (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
Если работник в выходной день не работал, то в этом случае необходимо проставить код "В".
При разъездном характере работы в табеле учета рабочего времени данное время обозначайте буквенным кодом «Я» или цифровым кодом "01".
График работы в командировке
Надо сразу оговориться, что график работы в командировке особый и зависит от содержания служебного задания для командированного работника.
Зачастую график работника в командировке отличается от графика работы по его основному месту работы. В этой связи закон не обязывает командированного сотрудника соблюдать график работы по своему основному месту работы.
В то же время закон никак не обязывает приехавшего в командировку работника соблюдать график работы той организации, куда он был командирован.
В этом случае считаем целесообразным работодателю воспользоваться своим правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ), и либо во внутреннем положении о командировках, либо в приказе о направлении работника в командировку указать, что во время командировки работник соблюдает тот или иной режим труда и отдыха.
Направление в командировку
Направляя работника в 2016 году в служебную командировку, работодатель должен оформить всего лишь один письменный документ.
Это приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
Его можно оформить либо по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а), либо в соответствии с самостоятельно разработанным и утвержденным бланком (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Кроме того, перед отъездом работник получает в бухгалтерии аванс на командировочные расходы (п. 10 Положения о командировках). Поэтому после возвращения из служебной командировки работнику необходимо будет представить:
- авансовый отчет (форма № АО-1) о суммах, которые он потратил, пока находился в командировке (п. 26 Положения о командировках);
- документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (документы о найме жилого помещения, проездные документы и пр.);
- в случае, если работник направлялся в командировку на личном (служебном) транспорте, то дополнительно представляется служебная записка с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта (путевой и маршрутный листы, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).
Отмена командировки
Отмена командировки в 2016 году оформляется также письменным приказом (распоряжением) в произвольной форме, с которым работодателю нужно ознакомить работника под роспись.
Полученный аванс возвращается в бухгалтерию.
Если вдруг до отмены командировки работник успел потратить часть денег, то по израсходованным суммам ему необходимо будет представить авансовый отчет.
Отгул за командировку в выходные дни
По общему правилу при направлении работника в 2016 году в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).
Вместе с тем в некоторых случаях работник имеет также право на отгул.
Так, если работник выехал к месту командировки либо вернулся из командировки (находился в пути из командировки) в выходной или нерабочий праздничный день, то эти дни оплачиваются в особом порядке (ст. 153 ТК РФ, п. п. 5, 9 Положения о командировках, п. 1 Письма Минтруда от 25.12.2013 N 14-2-337):
1) по желанию работника ему может быть предоставлен отгул, а работа в этот день оплачивается в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада);
2) если работник не воспользовался правом на отгул, то его работа в этот день подлежит оплате в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада).
Отметим, что работодатель может увеличить размер оплаты работы в выходной день, предусмотрев это в локальном нормативном акте или ином документе. Средний заработок за этот день выплачивать не надо.
Если же командированный сотрудник в выходной день отдыхал, то этот день ему не оплачивается, за него выплачиваются только суточные (п. п. 9, 11 Положения о командировках).
