Дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2016 году

Значение трудовой книжки для человека сложно переоценить. Этот документ используется для подтверждения стажа и при расчете пенсий. Каждое предприятие обязано вести формуляры на своих сотрудников, вносить в них записи и возвращать документы после увольнения физических лиц. С учетом сказанного образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2016 году приобретает особую важность.

Трудовая книжка

Каждый гражданин при своем трудоустройстве представляет по новому месту работы документы, перечень которых содержится в статье 65 ТК России. Среди обязательных форм прямо названа трудовая книжка, которая ведется предприятием на каждого работника.

Если документ утерян, то физическому лицу выдается дубликат трудовой книжки.

В названном формуляре отражаются данные:

• о трудоустройстве;
• о переводах;
• об увольнении;
• о награждениях.

При ведении и хранении документов работодателю необходимо неукоснительно соблюдать предписания, изложенные в Правилах, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Указанные акты нормотворчества позволяют ответить на вопрос, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся работодателем от руки с использованием чернил черного и синего цвета. Наличие сокращений, подчисток, зачеркиваний и замазываний в формуляре недопустимо.

Все формулировки, отражаемые в документе, должны строго соответствовать нормативным актам Российской Федерации и приказам предприятия. Игнорирование данного предписания повлечет за собой признание соответствующих сведений недействительными, что может отразиться на подтвержденном стаже физического лица.

При увольнении сотрудника работодатель обязан возвратить гражданину его трудовую книжку. Указанные действия должны быть совершены в последний день исполнения должностных обязанностей. Если данное правило не выполнено, то предприятие незамедлительно должно направить бывшему работнику уведомление, в котором содержится указание на необходимость получения документа или согласие на его направление почтой.

Считаем необходимым подчеркнуть, что указанные выше предписания государственных органов в достаточной мере отражают порядок и способы действий с соответствующими документами. Однако они не содержат образец оформления дубликата трудовой книжки.

Ниже подробнее рассмотрим порядок восстановления формуляра в случае:

• если документ утерян;
• когда он испорчен.

Если трудовая книжка утеряна

Статья 65 ТК России прямо предусматривает обязанность предприятия выдать оформляемому на работу гражданину новый документ в случае, если первоначальный формуляр утерян. Для этого физическому лицу необходимо вручить работодателю заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Скачать образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Пунктом 31 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, установлена обязанность лица, утерявшего свою трудовую книжку, незамедлительно сообщить о данном факте последнему работодателю. Предприятие не наделено правом выдавать дубликаты документов без соответствующего запроса работника.

Необходимо отметить, что в силу буквального содержания указанных выше правовых норм можно сделать вывод, что запрос на выдачу дубликата трудовой книжки должен соответствовать следующим критериям:

• быть составлен в письменном виде;
• содержать фамилию, имя и отчество гражданина, а также его подпись и дату формирования;
• адресоваться предприятию;
• иметь указание на факт потери формуляра;
• описывать обстоятельства утраты документа с датами;
• отражать просьбу сотрудника выдать дубликат трудовой книжки при ее утере.

Работодатель должен в течение 15 дней изготовить новый формуляр взамен потерянного документа. Нарушение такого срока не допускается.

Пунктом 7.1 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69, предусмотрена обязанность предприятия вносить записи в формуляр и дубликат вкладыша в трудовую книжку согласно материальным доказательствам работы, представленным физическим лицом. Такими документами могут являться трудовые договоры, приказы или справки.

Гражданину следует получать соответствующие сведения с предыдущих мест работы.

Пункт 7.2 вышеназванной Инструкции Минтруда России содержит ответ на вопрос, как сделать дубликат трудовой книжки, но, как и иные акты нормотворчества, не предусматривает образца такой копии.

Оформляя дубликат потерянного документа, предприятие обязано указать общий и непрерывный стаж работы гражданина, предшествующий его трудоустройству. Названная информация записывается суммарно и отражается в графе «Сведения о работе».

Затем указываются сведения об исполнении должностных обязанностей в общепринятом порядке. Основанием для их внесения служат подтверждающие документы.

Важной особенностью при оформлении формуляра взамен утерянного является необходимость отражения всех записей в соответствии с доказательствами. Если части сведений в подтверждающих документах нет, то и в оформляемый формуляр такая информация не вносится.

Скачать образец заполнения дубликата трудовой книжки

Важно отметить, что в аналогичном порядке восстанавливаются и вкладыши в формуляры.

Проще выглядит ситуация, когда прежняя трудовая книжка пришла в негодность или испорчена, но находится у работника или предприятия. Для восстановления документа достаточно будет перенести записи из испорченного формуляра во вновь выдаваемую форму.

Каждый работодатель должен снять копии с подтверждающих документов и возвратить их оригиналы физическому лицу. Данная обязанность предусмотрена абзацем 7 пункта 7.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69.

Так в общих чертах выглядит ответ на вопрос, как получить дубликат трудовой книжки при утере.

Иные случаи выдачи дубликатов

Несколько иной порядок предусмотрен нормативными актами Российской Федерации для случаев утери трудовой книжки работодателем. При наступлении указанных событий предприятие самостоятельно предпринимает все необходимые и достаточные меры для восстановления потерянного документа.

Пунктом 34 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, прямо предусмотрена обязанность работодателя при массовой утере трудовых книжек выдать дубликаты документов.

В силу пункта 33 указанного нормативного акта работник может потребовать оформления новой трудовой книжки в случае, если запись о расторжении договора или переводе гражданина признана в установленном порядке недействительной.

В данном случае дубликат оформляет предприятие по последнему месту работы.

В заключение следует отметить, что прежний работодатель является тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Если же работник оформляется вновь, то формуляр взамен утерянного может изготовить предприятие по новому месту исполнения должностных обязанностей гражданина.