Выписка из приказа о приеме на работу

Нередко работники, в большинстве случаев бывшие, обращаются к специалистам кадровой службы организации с просьбой выдать им выписку из приказа об их приеме на работу. Разберемся, какие же требования предъявляются к этому документу и как он должен выглядеть.

Когда выдается выписка

Статья 62 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя в трехдневный срок безвозмездно выдать работнику, обратившемуся к нему с письменным заявлением об этом, заверенные копии относящихся к его работе документов.

В этой же статье содержится примерный перечень таких документов; среди них есть приказ о приеме на работу.

На выписку из этого приказа распространяются в полной мере все правила о выдаче копий связанных с работой документов.

Работнику она может понадобиться в следующих случаях:

• для представления в службу занятости как подтверждение факта трудоустройства;
• для представления в органы пенсионного, социального обеспечения или защиты;
• иные ситуации, когда ему требуется подтвердить стаж или место работы.

Заявление работника – основание выдачи выписки

Согласно приведенной выше норме закона одного желания или устного требования работника выдать выписку из приказа будет недостаточно. Для этого ему необходимо написать заявление и представить его работодателю.

Заявление пишется в произвольной форме, адресуется руководителю организации, датируется и подписывается работником.

Необходимо зарегистрировать заявление как входящий документ. Выписку из приказа выдать работнику нужно не позднее трех дней с даты регистрации заявления.

Что такое выписка

По общим правилам выписка из документа представляет собой копию части документа, заверенную в установленном порядке (п. 26 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

В выписку включается только та информация, которая необходима. Если, например, приказ о приеме на работу издавался в отношении нескольких работников, то выписка составляется только на одного из них – автора заявления.

При этом в выписку можно включить не всю касающуюся трудоустройства данного работника информацию, а только ее запрашиваемую часть.

Приказ о приеме на работу и выписка из него

С 2013 года ушла в прошлое всеобщая обязательность унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Тем не менее унифицированные формы приказов о приеме на работу № Т-1 и № Т-1а (табличная, на нескольких работников) продолжают использоваться, зачастую даже в неизмененном виде, хотя организациям предоставлена возможность разработать и утвердить свои формы приказов.

Эти формы приказов в силу особенностей своей структуры создают определенные сложности при составлении выписки из них.

Помимо обязательных реквизитов (дата, название организации, номер приказа/распоряжения и заверительная надпись с подписью), обычная выписка из приказа о приеме на работу состоит из одного пункта (о принятии такого-то работника на работу/ назначении на такую-то должность с такой-то даты).

Выписка может быть и расширенной, когда помимо названных выше сведений работник просит включить туда информацию о структурном подразделении, сроке трудового договора и т.п.

Но если нужны все сведения из этого приказа, целесообразно все же оформлять не выписку из приказа о приеме на работу, а его полноценную копию.