Средняя численность и среднесписочная численность: разница

У специалистов, впервые столкнувшихся с этой темой, может возникнуть вопрос, в чем состоит разница между средней численностью и среднесписочной численностью. Во избежание путаницы разберемся в соотношении этих двух понятий.

Численность работников организации

Это важный показатель, отражающий сегмент деятельности организации и показывающий количество трудящихся в ней лиц на определенную дату или период. Он является исходной точкой для определения среднесписочной численности – величины, используемой для статистических целей и налогообложения (когда следует определить ее для конкретного налога, взноса или сбора).

Нормативные акты об определении численности

В рассматриваемой сфере действуют нормы законодательства (преимущественно налогового), а также приказы и инструкции о правилах определения списочной и среднесписочной численности работников для представления этой отчетности в органы статистики.

Остановимся на последних. В их числе:

• действующая до настоящего времени Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее – Инструкция);
• Приказы Росстата от 27.08.2014 N 536, от 03.08.2015 N 357, от 26.10.2015 N 498 и др.

В приказах также определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.

Списочная и среднесписочная численность работников

Численность работников списочного состава — количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей, а также для определения средней заработной платы, эффективности труда, коэффициентов оборота и других показателей.

Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 — 23).

В списочную численность включаются все сотрудники организации, которые на определенную дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.

Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.

Исключаются из списочной численности совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и некоторые другие категории.

К примеру, рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный месяц можно так (п. 12):

• во-первых, суммируется численность работников списочного состава за каждый его календарный день (с 1 по 30/31 число, для февраля — по 28/29) вместе с праздничными (нерабочими) и выходными днями;
• во-вторых, полученный результат делится на число календарных дней отчетного месяца.

Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции), что следует учитывать при расчетах.

Средняя численность работников

Этот показатель предписывает отражать в отчетности, в частности, Приказ Росстата от 27.08.2014 N 536 и др., необходим он и для получения организацией льгот по налогообложению.

Согласно п. 13 указаний по заполнению форм (приложение 17 к Приказу) сведения о средней численности работников организации за год, предшествующий отчетному, включают в себя:

• среднесписочную численность работников организации;
• среднюю численность внешних совместителей, работающих в ней;
• среднюю численность работников, трудящихся в ней по гражданско-правовым договорам.

Поэтому, говоря об отличиях средней и среднесписочной численности, можно сказать только о том, что они взаимно необходимы для исчисления друг друга. Порядок определения каждого показателя для разных целей установлен в нормативных актах и приказах Росстата, Федеральной налоговой службы и Минфина РФ.