КМ-4 2

Официальная форма КМ-4 «Журнал кассира-операциониста» утверждена Госкомстатом 25.12.1998 в Постановлении № 132 (далее – Постановление № 132). Этот журнал ведется по каждой используемой в расчетах кассовой машине и заполняется ежедневно. Скачать бланк официальной формы вы можете по ссылке ниже.

Официальная форма КМ-4

Форма журнала кассира-операциониста, утвержденная Госкомстатом, не является обязательной для применения. То есть по общему правилу вести такой журнал нужно, и это предусмотрено правилами эксплуатации кассовых аппаратов, но компании и предприниматели могут использовать для этих целей и свои собственные формы либо модернизировать официальную. Такие разъяснения по кассовым документам в свое время давал Минфин, а ФНС довела их до налогоплательщиков (Письмо от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@).

А если организация (ИП) перешла на онлайн-кассы, то применять унифицированные формы документов по учету кассовых операций № КМ1—КМ9 она не обязана (Письмо Минфина от 23.08.2017 N 03-01-15/54156).

Несмотря на то, что официальная форма КМ-4 не является обязательной, и многие налогоплательщики уже вовсю используют онлайн-ККТ, некоторые организации и ИП продолжают применять эту форму.

Скачать бланк КМ-4

Общие правила оформления журнала кассира-операциониста

Некоторые из этих правил приведены непосредственно в Постановлении № 132. Приведем основные правила внесения записей в журнал:

журнал следует прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписями налогового органа, руководителя и главбуха компании; в налоговый орган журнал представляется до начала его заполнения фактическими данными;
записи в журнал ежедневно в хронологическом порядке вносит кассир, работающий за кассовым аппаратом;
записи вносятся чернилами или шариковой ручкой;
если есть ошибочные записи, то исправления заверяются подписями кассира, руководителя и главбуха.

Такие строгие правила необходимы для того, чтобы обеспечить достоверность внесенных в журнал данных.

Содержание журнала КМ-4

Журнал условно можно разделить на 2 части: вводную и основную.

Во вводной части отражается следующая информация:

наименование компании, ее адрес, телефон, название структурного подразделения, коды ОКПО, ИНН;
сведения о кассовом аппарате (номер, модель, марка, тип, класс);
используемая прикладная программа.

В основной части указываются:

период открытия и закрытия журнала;
ответственное за ведение журнала лицо;
рабочий день (дата, смена) (графа 1);
номер отдела и ФИО кассира (графы 2, 3);
номер и показания контрольного счетчика (графы 4, 5);
показания суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня или смены (графы 6, 9);
подписи кассира, представителя администрации или старшего кассира (графы 7 — 8, 16 — 18);
сумма выручки за рабочий день или смену (графа 10);
суммы наличных, сданные по окончании рабочего дня (смены) (графа 11);
количество и суммы безналичных платежей (графы 12, 13);
суммы возвращенных денежных средств покупателям (графа 15).

Записи в основную часть вносятся на основании Z-отчета, который снимается ежедневно по окончании работы на кассовом аппарате. Суммарные значения записей в журнале должны совпадать с данными этого отчета. При этом в журнале должны соблюдаться следующие контрольные соотношения:

графа 10 (выручка за день) = графа 9 (показатели на конец дня) – графа 6 (показатели на начало дня);
графа 11 (оплата наличными) = графа 10 (сумма выручки) – графа 13 (безналичные оплаты) – графа 15 (сумма возвратов);
графа 14 = графа 11 (оплата наличными) + графа 13 (безналичные оплаты).