Ведение электронных трудовых книжек 857

С 2020 года начался постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Ска­жем лишь, что на тех­ни­че­скую под­го­тов­ку к пе­ре­хо­ду у ра­бо­то­да­те­лей был весь 2020 г.

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Еще год назад бухгалтерские форумы пестрели вопросами о том, как ведется электронная трудовая книжка. Сегодня же всем понятно, что элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки в РФ ведет Пен­си­он­ный фонд, а ра­бо­то­да­те­ли лишь по­да­ют в ПФР с опре­де­лен­ной пе­ри­о­дич­но­стью све­де­ния о кад­ро­вых пе­ре­дви­же­ни­ях в своих организациях. Соответственно обя­зан­но­сти ра­бо­то­да­те­лей в связи с ве­де­ни­ем элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.

Далее поговорим подробнее о некоторых таких обязанностях.

Отчет СЗВ-ТД

Начиная с февраля 2020 г. работодатели сдают в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД. Его нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за истекшим, если в истекшем месяце (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

• работнику был оформлен перевод на другую постоянную работу;
• работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге. Ведь если у работника не было возможности подать такое заявление в 2020 году (к примеру, из-за того, что он вообще не работал в 2020 году, хотя трудовой стаж у него есть), то в 2021 году он может это сделать.

Если же имело место увольнение кого-либо из работников, либо наоборот прием на работу нового сотрудника, то СЗВ-ТД необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

В 2020 г. ра­бо­то­да­те­ли в связи с переходом на электронные трудовые книжки должны были (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):

• внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они долж­ны вы­брать, в каком виде будет ве­стись их тру­до­вая книж­ка: в элек­трон­ном или на бу­ма­ге. Свой выбор ра­бот­ни­ки делали (и в ряде случаев де­ла­ют) путем по­да­чи ра­бо­то­да­те­лю со­от­вет­ству­ю­ще­го пись­мен­но­го за­яв­ле­ния. Эту ин­фор­ма­цию ра­бо­то­да­те­ли вклю­чали (и включают) в све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти, по­да­ва­е­мые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

Журнал учета электронных трудовых книжек

Как вести учет электронных трудовых книжек работодателю? Никак, ведь обязанности такой у работодателя нет. Поскольку все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на ЭТК, собирает и хранит у себя ПФР, он же ведет и учет электронных трудовых книжек. Работодатель же в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек о том, что она выдана работнику на основании его заявления (Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150). А заводить отдельный регистр или журнал учета со сведениями об электронных книжках ваших работников нет необходимости.

Вместе с тем, если вам нужна такая информация, то вы, конечно, можете организовать для себя такой учет. Тогда в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы, к примеру, сразу будете знать, нужно вам оформлять на сотрудника форму СТД-Р или нет.  

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если к вам в организацию принят новый работник, который ранее сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки, то вам нужно сделать следующее:

- убедиться, что в его бумажной трудовой есть соответствующая запись о переходе на ЭТК. То есть пусть работник предъявит вам бумажную книжку. Делать в ней запись о приеме на работу не нужно. Определите на основании бумажной трудовой (а также формы СТД-Р или СТД-ПФР) стаж работника и верните ему книжку;

- подать форму СЗВ-ТД в ПФР с записью о приеме сотрудника на работу не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего приказа.

Подробнее о приеме на работу соискателя в 2021 году с учетом выбранного им ранее «типа» ведения трудовой книжки написано в статье «Новый работник – 2021: вести ли трудовую книжку и как подать СЗВ-ТД».