БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Обновление: 11 июня 2021 г.

Ведение электронных трудовых книжек

С 2020 года начался постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Ска­жем лишь, что на тех­ни­че­скую под­го­тов­ку к пе­ре­хо­ду у ра­бо­то­да­те­лей был весь 2020 г.

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Еще год назад бухгалтерские форумы пестрели вопросами о том, как ведется электронная трудовая книжка. Сегодня же всем понятно, что элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки в РФ ведет Пен­си­он­ный фонд, а ра­бо­то­да­те­ли лишь по­да­ют в ПФР с опре­де­лен­ной пе­ри­о­дич­но­стью све­де­ния о кад­ро­вых пе­ре­дви­же­ни­ях в своих организациях. Соответственно обя­зан­но­сти ра­бо­то­да­те­лей в связи с ве­де­ни­ем элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.

Далее поговорим подробнее о некоторых таких обязанностях.

Отчет СЗВ-ТД

Начиная с февраля 2020 г. работодатели сдают в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД. Его нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за истекшим, если в истекшем месяце (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):

  • работнику был оформлен перевод на другую постоянную работу;
  • работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге. Ведь если у работника не было возможности подать такое заявление в 2020 году (к примеру, из-за того, что он вообще не работал в 2020 году, хотя трудовой стаж у него есть), то в 2021 году он может это сделать.

Если же имело место увольнение кого-либо из работников, либо наоборот прием на работу нового сотрудника, то СЗВ-ТД необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

В 2020 г. ра­бо­то­да­те­ли в связи с переходом на электронные трудовые книжки должны были (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):

  • внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
  • не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
  • не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они долж­ны вы­брать, в каком виде будет ве­стись их тру­до­вая книж­ка: в элек­трон­ном или на бу­ма­ге. Свой выбор ра­бот­ни­ки делали (и в ряде случаев де­ла­ют) путем по­да­чи ра­бо­то­да­те­лю со­от­вет­ству­ю­ще­го пись­мен­но­го за­яв­ле­ния. Эту ин­фор­ма­цию ра­бо­то­да­те­ли вклю­чали (и включают) в све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти, по­да­ва­е­мые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

Журнал учета электронных трудовых книжек

Как вести учет электронных трудовых книжек работодателю? Никак, ведь обязанности такой у работодателя нет. Поскольку все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на ЭТК, собирает и хранит у себя ПФР, он же ведет и учет электронных трудовых книжек. Работодатель же в день выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки должен сделать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек о том, что она выдана работнику на основании его заявления (Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150). А заводить отдельный регистр или журнал учета со сведениями об электронных книжках ваших работников нет необходимости.

Вместе с тем, если вам нужна такая информация, то вы, конечно, можете организовать для себя такой учет. Тогда в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы, к примеру, сразу будете знать, нужно вам оформлять на сотрудника форму СТД-Р или нет.  

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если к вам в организацию принят новый работник, который ранее сделал выбор в пользу электронной трудовой книжки, то вам нужно сделать следующее:

- убедиться, что в его бумажной трудовой есть соответствующая запись о переходе на ЭТК. То есть пусть работник предъявит вам бумажную книжку. Делать в ней запись о приеме на работу не нужно. Определите на основании бумажной трудовой (а также формы СТД-Р или СТД-ПФР) стаж работника и верните ему книжку;

- подать форму СЗВ-ТД в ПФР с записью о приеме сотрудника на работу не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего приказа.

Подробнее о приеме на работу соискателя в 2021 году с учетом выбранного им ранее «типа» ведения трудовой книжки написано в статье «Новый работник – 2021: вести ли трудовую книжку и как подать СЗВ-ТД».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Отпуска 2021
АКТУАЛЬНОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Будете ли вы получать субсидию на трудоустройство безработных?
Да, уже подали заявление
Да, уже приняли на работу тех, кого направил центр занятости
Нет, поскольку не удовлетворяем всем условиям программы
Нет, опасаемся, что придется возвращать субсидию
Нет, у нас нет вакансий
А что это за субсидия?
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

5.5%
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Респект7 июля 2021 года компания «Такском» проведет всероссийский летний деловой онлайн-конгресс
Нужное