Деньги под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности организации, могут быть выданы работнику на основании его заявления или распорядительного документа работодателя, к примеру, приказа (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, далее Указания). Если есть приказ, то оформлять отдельно заявление не нужно. Хотя раньше за отсутствие заявления о выдаче наличных денег под отчет проверяющие могли оштрафовать. Но с 19 августа 2017 года действуют новые правила.
Как должно быть составлено заявление на получение денег под отчет
Заявление оформляется работником в произвольной форме. Кстати, выдать деньги под отчет можно не только сотруднику, но и лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).
Прямо на заявлении о предоставлении денег под отчет руководитель (или иное уполномоченное им лицо (п. 4 Указания)) должен указать подотчетную сумму, срок, на который она выдается, а также проставить дату и подпись (Письмо Банка России от 06.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/20642).
После того, как заявление оформлено и утверждено руководством, нужно оформить расходный кассовый ордер – РКО. На нем ставит подпись главный бухгалтер либо иное уполномоченное лицо (п. 4.2, 4.3 Указания), а также работник, которому выдается подотчетная сумма. Далее кассир выдает подотчетнику деньги и подписывает РКО (п. 6.2 Указания).
Напомним, что авансовый отчет (форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55) о том, как были израсходованы полученные средства, подотчетник должен представить в течение 3 рабочих дней (п. 6.3 Указания, п. 26 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):
- или после истечения срока, на который были выданы деньги;
- или со дня выхода на работу (после возвращении из командировки или после отпуска / болезни, если в период отсутствия сотрудника на работе истек срок, на который была выдана подотчетная сумма).
Учет выдачи денег подотчетнику
Выдача наличных денег под отчет работнику отражается проводкой: Д 71 – К 50.
А что касается «зарплатных начислений» с выданной суммы, то ни страховыми взносами, ни НДФЛ она не облагается.
Заявление на выдачу денег под отчет: образец
