Соглашение об использовании личного автомобиля работника

Нередко бывает, что работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, а работодатель выплачивает ему в связи с этим компенсацию за износ машины. Кроме того, сотрудник при этом должен получать от компании возмещение своих расходов, возникающих в ходе эксплуатации авто, в первую очередь на ГСМ (ст. 188 ТК РФ). Конкретные суммы компенсации и порядок возмещения расходов определяется дополнительным соглашением между работником и работодателем к трудовому договору.

НДФЛ и страховые взносы с сумм, положенных работнику

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с эксплуатацией автомобиля, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-04-06/22274) и страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письмо Минтруда России от 27.07.2016 N 17-3/В-291) в пределах, установленных соглашением. Но только при наличии документов, подтверждающих принадлежность имущества работнику, факт использования авто в служебных целях (за время, когда работник болеет или находится в отпуске, никакие компенсации за использование машины ему, естественно, не положены) и размер понесенных расходов.

Форма соглашения об использовании личного автомобиля работника

Скачать

Различные образцы этого документа можно скачать в КонсультантПлюс

Какие из сумм, выплачиваемых работнику, признаются в расходах в налоговом учете

Постановлением Правительства РФ установлены нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов работников (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). В отношении автомобилей они зависят от рабочего объема двигателя авто.

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля	Норма расходов, руб. в мес.
до 2000 куб. см включительно	1200
свыше 2000 куб. см	1500

По мнению Минфина, в указанные суммы входит и возмещение износа, и расходы на ГСМ и на ремонт, а также прочие эксплуатационные издержки (Письмо Минфина России от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036). Соответственно, без проблем для целей налогообложения прибыли (а также для целей расчета единого налога при применении УСН с объектом «доходы минус расходы») можно учесть именно нормированную сумму компенсации на дату ее выплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если же в соглашении будет прописана большая сумма компенсации и вы решите ее полностью учесть в расходах, то налоговики наверняка предъявят вам претензии по этому поводу.

Отметим, что в отношении грузовых автомобилей такие компенсационные нормы не установлены.