Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.
Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой гербовой печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передаются для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати? Подробности - в нашей консультации.
Обеспечиваем контроль за движением печати в организации
В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.
Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.
В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати.
Составляем акт приема-передачи печати
Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.
Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах – для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.
Акт приема-передачи печати организации (образец)
Приведем образец акта приема-передачи печатей и штампов.
Скачайте по этой теме из КонсультантПлюс
• образцы документов
• разъяснения по заполнению
Бонус! «ИИ-помощник»!
ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО
Реклама. ООО «Консультант Плюс — Корпоративные Решения»
