Нередко в служебных целях сотрудник использует личный автомобиль. Например, работник с согласия работодателя может на собственной машине отправиться в командировку. При этом работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). И в случае поездки в командировку на личном авто к таким расходам, в частности, относятся расходы на ГСМ.
Каким образом работнику возмещаются расходы на ГСМ
Еще до отправки в командировку нужно зафиксировать, как именно работнику будут возмещаться расходы: в размере фактически понесенных расходов или некая фиксированная сумма.
Вы можете заключить с сотрудником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Соответственно, работнику будет положена компенсация, указанная в этом соглашении. Можно предусмотреть два варианта выплаты:
- или сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
- или расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.
Вы можете выбрать и иной вариант: не заключать с сотрудником никакого соглашения, а его расходы на ГСМ компенсировать на основании отчета работника.
Какой бы вариант вы ни выбрали, чтобы избежать споров с налоговиками, автомобильную компенсацию (включая ГМС) можно включить в «прибыльные» расходы лишь в пределах установленных нормативов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- 2400 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля не превышает 2000 куб.м.;
- 3000 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля превышает 2000 куб.м.
Какие документы понадобятся, чтобы компенсировать работнику ГСМ
Перед поездкой работника в командировку оформите путевой лист.
А уже по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
Также работник может написать служебную записку на компенсацию ГСМ.
Служебная записка на возмещение ГСМ
Служебная записка на ГСМ не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде. Такую записку пишет работник, ездивший в командировку на своем автомобиле, на имя руководителя организации.
В служебной записке, помимо суммы, потраченной на ГСМ, работнику нужно указать сроки пребывания в служебной поездке.
Руководитель ставит визу на служебной записке, после чего работнику возмещается стоимость ГСМ.
Служебная записка на возмещение транспортных расходов: образец
Приведем служебную записку на компенсацию ГСМ (образец).
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
Сколько нужно хранить служебную записку на компенсацию ГСМ
Такая служебная записка входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
