В компаниях достаточно часто предусмотрена выплата премий работникам за их производственные результаты. Премии можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 255 НК РФ), но для этого их выплату нужно правильно оформить документально. В числе прочих подтверждающих документов может быть служебная записка на премирование сотрудника.
Какие документы нужны, чтобы премиальные выплаты включить в состав «прибыльных» расходов
К таким документам можно отнести (Письмо ФНС от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165):
- внутренний документ, принятый работодателем, которым установлен порядок назначения и выплаты премий (к примеру, положение о премировании);
- приказ о выплате премии;
- документ, подтверждающий достижение работниками конкретных показателей оценки труда. Таким документом может выступать служебная записка о премировании сотрудников.
Служебная записка на премирование работников: кто пишет
Как правило, такую служебную записку пишет начальник на своих непосредственных подчиненных.
Служебная записка составляется на имя руководителя организации.
Текст служебной записки на премирование
Из текста служебной записки о премировании должно быть понятно, что работник выполнил условия для премирования. Например, указано фактически отработанное время, количество созданных материальных ценностей, суммы доходов, полученных с учетом труда работника.
Если же это премия сверх установленных работодателем сумм, то тем более необходимо расписать, в связи с чем предлагается премировать сотрудника. Например, это может быть какая-либо выполненная новая работа.
Порядок прохождения служебной записки на премирование
Работодатель сам определяет стадии прохождения служебной записки на премирование. Но обычно путь такой служебки короткий: начальник ее пишет в отношении своих подчиненных и передает руководителю организации. А уже после рассмотрения служебок, полученных от начальников отделов, руководитель издает приказ о премировании.
Служебная записка о премировании сотрудников: образец
Приведем пример служебной записки на премирование сотрудника (образец).
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
Сколько нужно хранить служебную записку на премирование
Документы, относящиеся к премированию сотрудников, нужно хранить 5 лет (ст.405 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Поэтому служебную записку о премировании следует хранить именно столько.
