Актуально на: 21 августа 2019 г.
Отправляясь в командировку, работники часто пользуются услугами такси, чтобы добраться, к примеру, до аэропорта, вокзала или гостиницы. И если работник оплатил поездку на такси из собственных средств, то работодатель обязан возместить ему стоимость поездки (ст. 167 ТК РФ). В целях возмещения работнику нужно составить служебную записку на такси в командировке.
Такая записка пишется командированным работником на имя руководителя организации. В записке следует указать сумму, потраченную на такси, а также маршрут.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие уплаченную работником сумму, например, кассовый чек.
Приведем образец такой служебной записки.
Затраты командированного работника на такси можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, а также при расчете налога при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А вот НДФЛ с суммы, возмещенной работнику за такси, начислять не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). Правда, чтобы у налоговиков не возникло к вам вопросов, необходимо иметь не только подтверждение оплаты такси, но и документы, подтверждающие факт того, что поездки на такси имели сугубо служебный характер (Письмо Минфина от 28.06.2016 № 03-04-06/37671). Таким документом, например, может быть распечатка из приложения заказа такси, где фиксируется маршрут.
Нужно ли подтверждать, что работник был вынужден ехать на такси, что добраться общественным транспортом сложно или невозможно? Нет, руководитель организации принимает решение, готов ли работодатель оплачивать именно такси, и оценивает экономическую обоснованность расходов.
Так как такая записка потребуется компании для налоговых целей, то хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Как учитывать расходы на каршеринг для сотрудников
Работник трудился в свой выходной в командировке
Нужное
