Для выдачи наличных денег под отчет нужно либо составить распорядительный документ (приказ), либо получить заявление от подотчетника (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). В качестве заявления может выступать служебная записка на выдачу денег. Также такую служебную записку можно составить для выдачи денег безналичным путем.
Для каких целей может понадобиться служебная записка на выдачу денежных средств
Служебная записка на выдачу денег подотчет может понадобиться в самых разных случаях, к примеру:
- для оплаты нужд работника в командировке;
- для оплаты представительских расходов;
- для оплаты товаров, работ, услуг.
Служебная записка на выделение денежных средств
Служебная записка на выдачу денег не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Служебную записку на выплату денежных средств пишет на имя руководителя организации работник, которому необходимо получить подотчетную сумму. В такой записке необходимо указать причину, по которой работнику необходимо выдать деньги, а также размер требуемой суммы.
Руководитель организации, получив служебную записку о выдаче денежных средств, оценивает целесообразность трат и ставит свою визу. После этого бухгалтерия переводит деньги работнику.
Служебная записка на выделение денежных средств: образец
Приведем пример служебной записки на выделение денежных средств.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
Для чего еще нужна служебная записка на выдачу денежных средств
Такая записка является подтверждением того, что работник получил деньги именно под отчет и они не являются доходом работника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами. То есть служебная записка поможет избежать проблем с налоговиками.
Сколько нужно хранить служебную записку на выделение денежных средств
Так как такая записка в числе прочих документов служит подтверждением того, что деньги работники перечислялись для нужд организации, а также подтверждением обоснованности произведенных расходов, хранить ее нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 316 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
