Уведомление о невозможности представления документов
Налоговая инспекция может запросить какие-либо документы при проведении проверки в отношении вашей организации или вашего контрагента. Также она может запросить документы о лице, к которому, по мнению инспекции, ваша организация имеет какое-то отношение. И хорошо, если запрошенные документы у вас есть и вы можете подать их в отведенный срок. А что делать, если запрошенных документов у вас нет?
Представление документов в рамках камеральной проверки
При камеральной проверке представленной отчетности налоговая инспекция может запросить закрытый список документов. Он установлен ст. 88 НК. В частности, в него входят:
- документы, подтверждающие заявленную в декларации льготу;
- документы, подтверждающие заявленные в декларации вычеты НДС;
- документы, подтверждающие применение пониженных тарифов страховых взносов.
Если налоговики проводят камеральную проверку отчетности вашего контрагента или бывшего контрагента, они также могут запросить документы о деятельности проверяемого лица (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Представление документов в рамках выездной проверки
Если проводится выездная проверка, то запросить могут абсолютно любые документы, имеющие отношение к тем налогам (взносам) и к тем периодам, которые проверяются (п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ). В то же время у вас не могут истребовать, к примеру, регистры бухгалтерского и налогового учета, которые вы не обязаны вести и которые вы не ведете (Письмо Минфина от 11.05.2010 N 03-02-07/1-228).
В отношении проверяемого контрагента налоговая инспекция также может запросить любые документы, имеющие отношение к деятельности проверяемого (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Представление документов вне рамок проверки или при встречной проверке
Вне рамок проведения налоговых проверок и при встречных проверках ваших контрагентов налоговики могут запросить документы о конкретной сделке, стороной которой является ваша организация или по которой вы располагаете документами (п.1, 1.1, 2 ст. 93.1 НК РФ). Например, могут запросить накладные на товары, приобретенные у определенного поставщика.
Что делать, если представить запрашиваемые документы невозможно
Предположим, у вашей организации нет документов, которые запрашивают налоговики. Такое случается, если у вас запросят, например:
- документы по сделке, которой у вас не было;
- документы по контрагенту, с которым вы никогда не работали;
- документы по периоду, в котором у вас не было указанных инспекцией сделок;
- регистры, которые ваша организация не ведет в силу учетной политики.
Если вы просто не представите запрошенные документы в указанный в требовании срок (как правило, 5 или 10 рабочих дней со дня получения требования, хотя есть и особенности), это может быть расценено налоговым органом как отказ от представления документов (п.п. 3, 4 ст. 93, п.5 ст.93.1 НК РФ). А за это грозит штраф и самой организации (п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1, ст. 126, ст. 129.1 НК РФ), и ее должностным лицам (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Чтобы избежать штрафа, нужно направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления документов.
Пример заполнения уведомления о невозможности представления документов
Как таковой формы уведомления о невозможности представления документов ввиду их отсутствия нет. Однако Приказом ФНС от 24.04.2019 N ММВ-7-2/204@ утверждена форма Уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации). Приведем образец Уведомления о невозможности представления документов для ситуации, когда организация не имела отношений с налогоплательщиком, по которому запрашиваются документы:
Скачать письмо о невозможности представления документов
Различные образцы этого документа можно
скачать в КонсультантПлюс
Как и когда подать уведомление о невозможности представить документы
Срок подачи уведомления зависит от того, в рамках какого мероприятия у вас были запрошены документы. Например, если требование налоговики вам выставили в связи с камеральной проверкой вашей декларации, то подать уведомление нужно в течение 1 рабочего дня, следующего за днем получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Если же требование вы получили в рамках встречной проверки, то представить уведомление необходимо в течение 5 рабочих дней со дня получения требования (п. 5 ст. 93.1, п.6 ст.6.1 НК РФ).
А если требование выставлено ИФНС вне рамок проверок по конкретной сделке, то срок представления уведомления - 10 рабочих дней со дня получения требования (п. 5 ст. 93.1, п.6 ст.6.1 НК РФ).
Если документы есть, но вы не успеваете их представить
В этом случае необходимо подать в ИФНС Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов. Такое уведомление подается до конца рабочего дня, следующего за днем получения требования, независимо от оснований запроса (камеральная или выездная проверка, встречная проверка контрагента, вне рамок проверки) (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
