Дебиторская задолженность – что это
3752
Дебиторская задолженность – это суммы, которые должны уплатить организации другие организации и физлица, именуемые дебиторами. Расскажем о дебиторской задолженности подробнее и приведем типовые проводки по учету дебиторской задолженности.
Дебиторская задолженность: счета учета
Дебиторская задолженность – это суммы долгов и обязательств дебиторов перед организацией. Дебиторы – это лица, имеющие денежные и иные обязательства перед организацией (покупатели и заказчики, поставщики, работники, учредители, бюджет, банки и т.д.).
Учет дебиторской задолженности организации ведется на следующих счетах учета расчетов:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- 75 «Расчеты с учредителями»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
Эти вышеназванные счета являются активно-пассивными, то есть допускающими наличие как дебетового, так и кредитового сальдо. Дебиторская задолженность означает формирование дебетового сальдо по счетам учета расчетов. Увеличение дебиторской задолженности показывают по дебету перечисленных счетов, а уменьшение – по кредиту.
В балансе за 2024 г. дебиторская задолженность отражается по строке 1230. Отдельно отражаются процентные займы по строкам 1170 и 1240.
Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской
Кредиторская задолженность – это наоборот задолженность организации перед другими контрагентами (поставщиками, покупателями, работниками, бюджетом и т.д.). Покажем на примерах отличие дебиторской и кредиторской задолженности.
| Дебиторская задолженность | Кредиторская задолженность |
|---|---|
| Перечисленный поставщику аванс | Задолженность по оплате полученных от поставщика товаров |
| Задолженность по оплате отгруженных покупателю товаров | Полученный от покупателя аванс |
| Излишне выплаченная работнику зарплата | Задолженность перед работниками по заработной плате |
| Выданный контрагенту заем | Полученный от контрагента заем |
Как образуется дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность образуется, когда организация выполнила свои обязательства по договору, а другая сторона – еще нет. Например, организация отгрузила товар покупателю, но тот еще не оплатил его. Или организация выдала подотчетнику аванс, но тот еще ничего не приобрел и не отчитался.
Дебиторская задолженность отражается в бухучете в той сумме, которую организация считает правильной (п. 73 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Дебиторская задолженность может возникнуть в результате самых разных операций. Приведем примеры.
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Перечислен аванс поставщику | 60 | 51 |
| Отгружена продукция покупателю | 62 | 90, субсчет «Выручка» |
| Выданы работникам денежные средства под отчет | 71 | 50 |
| Выдан заем работнику | 73 | 51 |
| Отражена задолженность учредителей по оплате уставного капитала | 75 | 80 |
| Начислены проценты по выданному займу | 76 | 91, субсчет «Прочие доходы» |
Уменьшение дебиторской задолженности
Когда дебитор начинает исполнять свои обязательства, происходит уменьшение (погашение) дебиторской задолженности. Покажем, какими проводками это сопровождается.
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Поставщик отгрузил товары в счет ранее полученного аванса | 41 | 60 |
| Покупатель оплатил ранее полученную продукцию | 51 | 62 |
| Подотчетник отчитался о выданном ранее авансе | 10 | 71 |
| Работник вернул выданный ему заем | 51 | 73 |
| Учредители внесли деньги в счет оплаты уставного капитала | 51 | 75 |
| Заемщик погасил начисленные проценты по займу | 51 | 76 |
Виды дебиторской задолженности
Дебиторскую задолженность можно разделить на следующие виды.
| Основание | Виды дебиторской задолженности |
|---|---|
| По срокам погашения после отчетной даты | Долгосрочная и краткосрочная |
| По срокам исполнения обязательств | Задолженность, срок погашения которой не наступил, и просроченная задолженность |
| По основаниям возникновения | Задолженность покупателей (счет 62), задолженность поставщиков (счет 60), задолженность работников (счет 70), задолженность подотчетных лиц (счет 71), задолженность учредителей (счет 75), задолженность бюджета (счет 68) и т.д. |
| По вероятности погашения | Нормальная, сомнительная и безнадежная |
| По степени обеспеченности | Обеспеченная залогом, поручительством или банковской гарантией, или ничем не обеспеченная |
Расчет дебиторской задолженности
Как мы сказали выше, дебиторскую задолженность отражают в той сумме, определенной договором, которую организация считает правильной. Но иногда дебиторская задолженность подлежит переоценке. Это следующие случаи:
- дебиторская задолженность выражена в иностранной валюте (в том числе подлежит оплате в рублях). Тогда на каждую отчетную дату, а также на дату погашения (списания) задолженности иностранную валюту надо пересчитать по курсу ЦБ. При этом не надо переоценивать выданные авансы, предварительные оплаты и задатки (ПБУ 3/2006);
- дебиторская задолженность при принятии к учету была оценена по приведенной стоимости. Как правило, это касается долгов, предусматривающих отсрочку (рассрочку) оплаты свыше 12 месяцев. Тогда дебиторка ежемесячно переоценивается с учетом процентного дохода.
Отметим, что в бухучете в отношении сомнительных долгов надо создавать резерв (п. 70 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Сомнительный долг – это дебиторская задолженность, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и кроме того не обеспечена залогом, поручительством, возможностью удержания имущества должника или иными способами. Резерв создается отдельно по каждому долгу с учетом платежеспособности должника и оценки вероятности полного или частичного погашения долга.
Сумма созданного резерва отражается на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам», признается прочим расходом, а корректировка резерва – прочим доходом.
Управление дебиторской задолженностью
Система управления дебиторской задолженностью призвана решить следующие задачи:
- организовать проведение инвентаризации дебиторской задолженности и ее анализ;
- создать правила работы с дебиторской задолженностью;
- определить допустимую сумму оборотного капитала, направляемую в дебиторку путем предоставления покупателям отсрочки платежа;
- сформировать допустимые условия оплаты для покупателей, в том числе определить возможные штрафы и пени за несвоевременную оплату;
- сформировать критерии оценки покупателей и допустимые условия предоставления рассрочки (отсрочки) платежа для каждой категории покупателей;
- установить порядок внесудебного и судебного взыскания просроченной задолженности;
- построить систему контроля за своевременным погашением дебиторской задолженности.
Процесс управления дебиторской задолженностью
Условно можно назвать следующие методы управления дебиторской задолженностью:
- юридические – предварительная проверка контрагентов на стадии заключения договора, оформление договора с индивидуальными условиями для каждого клиента, претензионная работа и взыскание задолженности через суд;
- экономические – оперативный контроль за дебиторской задолженностью, достоверный бухгалтерский учет, своевременная инвентаризация дебиторской задолженности, сверка расчетов с контрагентами, взыскание финансовых санкций, применение различных мер обеспечения платежа, приостановление поставок при неоплате;
- физические – наложение ареста на имущество должника.
По всем направлениям необходимо утвердить документы, которые будут регламентировать процесс и которыми будут руководствоваться работники (менеджеры при заключении договоров, кладовщики при оформлении первичных документов, бухгалтеры при учете дебиторки).
Можно назвать 3 этапа управления дебиторской задолженностью:
- оперативный контроль текущей задолженности;
- анализ дебиторской задолженности;
- взыскание и реструктуризация дебиторской задолженности.
Проверка контрагента еще до заключения договора
Для целей налогообложения прибыли существует такое понятие как должная осмотрительность при выборе контрагента. Должная осмотрительность не следует напрямую из Налогового кодекса, но о ней говорит ФНС в своих письмах (Письмо ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@).
Инвентаризация дебиторской задолженности
Инвентаризация дебиторской задолженности, как правило, сводится к подтверждению правильности отражения сумм на счетах расчетов (в частности, на счете 62), к выявлению сомнительной дебиторки, а также задолженности, нереальной ко взысканию, к проверке правильности списания дебиторки, учтенной за балансом.
Оборачиваемость дебиторской задолженности
Для оценки дебиторской задолженности рассчитывается коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Он показывает эффективность контроля за дебиторкой:
Кроме того, полезным является такой показатель как период погашения дебиторской задолженности. Он показывает, сколько в среднем дней надо для получения организацией оплаты за товары (работы, услуги):
Взыскание дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность может возникнуть по разным причинам:
- нежелание должника платить;
- недисциплинированность контрагента;
- неплатежеспособность контрагента;
- несогласие контрагента с выставленными ему суммами и т.д.
Отдельного нормативного документа, регулирующего порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Организация может самостоятельно разработать порядок взыскания долгов, утвердить его приказом руководителя, чтобы сотрудники могли руководствоваться им в работе.
Можно назвать следующие способы взыскания дебиторской задолженности:
- досудебное взыскание, а именно выставление дебитору претензии либо подписание с ним соглашения, в котором будет определено, в какие сроки контрагент погасит имеющуюся задолженность (возможно, с рассрочкой);
- принудительное взыскание через суд. Однако судебное разбирательство может продлиться долго, а по итогам у дебитора может банально не оказаться достаточного количества активов для погашения задолженности;
- привлечение коллекторского агентства. В этом случае долг может быть передан по договору уступки (п. 1 ст. 382, п. 1 ст. 388 ГК РФ) или же коллектору может быть передано право на представление интересов кредитора по агентскому договору (п. 1 ст. 1005 ГК РФ).
Списание дебиторской задолженности
При наступлении определенных обстоятельств дебиторскую задолженность надо списать. Речь идет о следующих ситуациях (п. 77 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):
- истечение срока исковой давности по дебиторке (подробнее читайте ниже);
- исключение дебитора из ЕГРЮЛ;
- ликвидация дебитора;
- вынесение судебным приставом-исполнителем постановления об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания долга.
Итак, если организация выявила задолженность, нереальную для взыскания по вышеуказанным основаниям, то необходимо составить приказ руководителя о списании дебиторки и приложить к нему документы, подтверждающие наличие оснований для списания. После этого дебиторка списывается с балансового учета: в общем случае делается проводка по дебету счета 91, субсчет «Прочие расходы» и кредиту соответствующего счета учета расчетов. А если ранее создавался резерв по сомнительным долгам в отношении этой дебиторки, то задолженность списывается за счет резерва: дебет счета 63 – кредит счета 62, 60 и т.д.
Вместе с тем, если обязательство не прекращено и есть вероятность взыскания долга, то списанную задолженность нужно отразить на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Срок исковой давности
По общему правилу срок исковой давности для списания дебиторской задолженности составляет 3 года (п. 1 ст. 196, п. 1 ст. 192 ГК РФ). А вот от какой даты он отсчитывается (п. 2 ст. 200 ГК РФ):
- если в договоре прописан конкретный срок исполнения, то течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства. Например, в договоре прописано, что оплата должна быть произведена 15.05.2025 г. Тогда течение срока исковой давности начнется с 16.05.2025;
- если в договоре отсутствует срок исполнения обязательства (или он определен моментом востребования), то срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства;
- если срок исполнения не указан в договоре и он не определен моментом востребования, но кредитор при предъявлении требования установил срок для его исполнения (например, прописал, что счет должен быть оплачен в течение 10 дней), то срок исковой давности начинает течь по окончании установленного срока.
Об особенностях исчисления срока исковой давности рассказывает главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова.
Страхование дебиторской задолженности
Одним из способов обеспечения дебиторской задолженности является ее страхование.
Страхование дебиторской задолженности – это страхование риска убытков в результате несвоевременного погашения покупателем долга. То есть страховым случаем в данной ситуации является наличие подтвержденной дебиторской задолженности.
Однако стоимость такой страховки немаленькая. Кроме того, для получения страховой выплаты понадобится правильно оформить все необходимые документы, в частности, соблюсти претензионный порядок взыскания задолженности.
Продажа дебиторской задолженности
Продажа дебиторской задолженности отражается в бухучете как продажа прочего имущества, отличного от товаров и готовой продукции. Поступления от уступки права требования в размере суммы, установленной договором цессии, являются прочими доходами. Их признают на дату перехода права требования к цессионарию (п. 7, 16 ПБУ 9/99). Одновременно сумма уступаемого требования (то есть самой дебиторской задолженности) признается прочим расходом (п. 11, 16 ПБУ 10/99).
Если в отношении продаваемой дебиторки ранее был создан резерв по сомнительным долгам, то сумму резерва надо списать в прочие доходы.
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Признан прочий доход от уступки дебиторской задолженности | 76 | 91-1 |
| Списана дебиторская задолженность покупателя по договорной стоимости | 91-2 | 62 |
| Списан ранее созданный по проданной дебиторской задолженности резерв по сомнительным долгам | 63 | 91-1 |
| Получены деньги от цессионария | 51 | 76 |
Списание дебиторской задолженности в налоговом учете
Организации на ОСН, применяющие метод начисления, могут списать в налоговом учете безнадежную к взысканию задолженность. Долг признается безнадежным, например, если по нему истек срок исковой давности или в случае ликвидации организации-должника.
Имейте в виду, долг не признается безнадежным и его нельзя списать, если организацию исключили из ЕГРЮЛ по следующим причинам (Письмо Минфина от 12.10.2022 № 03-03-06/1/98594):
- в связи с невозможностью ликвидации из-за отсутствия средств на необходимые расходы и невозможностью возложить эти расходы на учредителей;
- в связи с наличием в ЕГРЮЛ сведений, в отношении которых внесена запись о недостоверности в течение более чем 6 месяцев.
Порядок списания безнадежных долгов зависит от того, создавала ли организация резерв по сомнительным долгам.
Вариант 1. У организации есть резерв по сомнительным долгам и его размер превышает сумму безнадежного долга.
Тогда этот долг списывается полностью за счет резерва (п. 5 ст. 266 НК РФ).
Вариант 2. У организации есть резерв по сомнительным долгам, но его размер не превышает сумму безнадежного долга.
В этом случае долг максимально списывается за счет резерва, а оставшаяся часть безнадежного долга включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).
Вариант 3. Организация не создавала резерва по сомнительным долгам.
В такой ситуации вся сумма долга списывается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
В налоговом учете безнадежная к взысканию задолженность списывается в том периоде, когда она стала таковой. К примеру, в периоде, на который приходится дата исключения должника из ЕГРЮЛ (Письмо Минфина России от 11.01.2023 N 03-03-06/1/648), или в периоде, на который приходится дата истечения срока исковой давности (Письмо Минфина России от 16.02.2021 N 03-03-06/2/10482). Кстати, если долг можно признать безнадежным по нескольким основаниям, то такая задолженность признается безнадежной в том периоде, в котором возникло первое по времени основание (Письмо Минфина России от 31.08.2022 N 03-03-06/1/84635).
Когда можно списать безнадежную дебиторскую задолженность на расходы, рассказывает главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова.
Для списания безнадежной задолженности вам потребуется (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 77 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н):
- акт инвентаризации;
- документ, подтверждающий основание, согласно которому долг признается безнадежным. Например, таким документом может служить выписка из ЕГРЮЛ, если долг признан безнадежным к взысканию в связи с ликвидацией должника;
- приказ руководителя организации о списании задолженности.
Что же касается плательщиков налога при «доходно-расходной» УСН, то они не вправе списать в расходы суммы безнадежной к взысканию дебиторской задолженности. Все дело в том, что перечень УСН-расходов закрытый, и такой вид расхода в нем не поименован (Письмо Минфина России от 20.02.2016 N 03-11-06/2/9909). Но это и логично, поскольку в отсутствие оплаты от покупателя дебиторская задолженность не признавалась доходом.
