Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки не позднее 31 октября 2020
266
266
В 2020 г. все работодатели должны уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Электронные трудовые книжки – это сведения о трудовой деятельности работников, которые с 2020 г. передают в ПФР работодатели, а ПФР, в свою очередь, собирает и хранит их (ст. 66.1 ТК РФ). А бумажные трудовые книжки со временем перестанут заполняться. Мы рассказали об этом в отдельной консультации.
В какой срок нужно уведомить работников о переходе на ЭТК, нужно ли уведомлять о переходе на ЭТК вновь принятых работников? Ответим на эти вопросы.
Переход на электронные трудовые книжки: срок уведомления
Изначально был установлен срок уведомления работников о переходе на ЭТК – не позднее 30 июня 2020 г. Работодатели должны были известить каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее (ч. 1 п. 4 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). То есть сведения о трудовой деятельности работника после отказа от бумажной трудовой книжки будут вестись только в электронном виде.
Но впоследствии из-за пандемии коронавируса этот срок продлили.
Уведомление о переходе на ЭТК: продление
Новый срок для уведомления работников о выборе способа ведения трудовой книжки – 31 октября 2020 г. (п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 N 887).
Причем, учитывая, что в период карантина из-за коронавируса многих работников перевели на дистанционную (удаленную) работу, работодатели могут самостоятельно установить в своих локальных нормативных актах способ передачи такого уведомления. Например, уведомления можно рассылать по почте заказными письмами с уведомлением о вручении. Правда, при наличии в организации представительного органа, способ уведомления о переходе на ЭТК нужно согласовать с представительным органом (п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 N 887).
Уведомлять ли о переходе на ЭТК вновь принятых работников
Если работник при устройстве на работу в 2020 г. предъявляет не бумажную трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности, очевидно, что он уже был уведомлен об изменениях в трудовом законодательстве предыдущим работодателем. Однако если работник пришел к новому работодателю с бумажной трудовой книжкой, последний не может быть уверен, что работника уже уведомляли о праве выбора способа ведения трудовой книжки. А, значит, безопаснее выдать работнику уведомление. Даже если это будет повторное уведомление работника, законодательство это не запрещает.
Уведомление о переходе на ЭТК: образец
Уведомление о переходе на ЭТК составляется в произвольной форме. Его может подписать руководитель организации или иной работник, уполномоченный на оформление кадровых документов доверенностью от имени юридического лица (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Приведем образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки:
Переход на электронную трудовую книжку 2020 – уведомление: скачать Уведомление о переходе на ЭТК бланк
Различные образцы документов по этой теме можно
скачать в КонсультантПлюс
Действия после уведомления работников о переходе на ЭТК
Работодатель должен вести учет выданных работникам уведомлений о праве выбора трудовой книжки. К примеру, можно оформить журнал учета выданных уведомлений в произвольном виде, в котором работники будут ставить свою подпись о получении уведомления и дату получения уведомления (если оно выдается работнику лично в руки). Там же можно делать записи об отправленных по почте уведомлениях. Такой журнал подтвердит факт уведомления работников об изменениях в порядке ведения трудовых книжек.
Сами уведомления можно как хранить в отдельной папке, так и подшивать в личные дела работников.
Далее каждый работник должен сделать свой выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки не позднее 31 декабря 2020 г. Если работник не подаст никакого заявления о выборе, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
