Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой в соответствии со ст. 168 ТК РФ. При этом порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, в коллективном договоре или локальном нормативном акте может быть закреплено, что работодатель компенсирует командированному работнику иные расходы, кроме расходов по проезду, найму жилого помещения и суточных, и установлены размеры указанного возмещения.
Однако не все расходы можно учитывать при расчете упрощенного налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В перечне расходов, на которые можно уменьшить доходы, поименованы и командировочные расходы (пп.13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Следует отметить, что указанные в пп. 13 п. 1 ст. 346 НК РФ расходы принимаются применительно к порядку, предусмотренному для расчета налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Минфин и налоговики считают перечень командировочных расходов, предусмотренный пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, закрытым (письмо Минфина от 21.12.2007 №03-03-06/1/884, УФНС РФ по г. Москве от 23.04.2009 N 16-15/040867).
Пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ не содержит таких расходов, как затраты на оплату телефонных разговоров. Но если телефонные переговоры работник вел из гостиницы, и их стоимость включена в счет, полагаем, что в таком случае эти расходы можно учесть при налогообложении, как дополнительные услуги, оказываемых в гостиницах (законодательством их перечень не определен (Письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308)).
В любом случае затраты принимаются только если они обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода (п. 2 ст. 346.16, п.1 ст. 252 НК РФ).
Поэтому, чтобы учесть расходы в целях налогообложения, надо иметь документы, подтверждающие, что телефонные переговоры велись работником по служебной необходимости, а не в личных целях. Таким документом может быть, например, чек из гостиницы с детализированным отчетом о телефонных номерах абонентов (номера телефонов, принадлежащих организации, косвенно подтвердят факт разговоров по служебным вопросам) и стоимости звонков.