Сразу скажем, что в данном случае не может идти речь об аренде помещения. Ведь согласно Гражданскому кодексу, по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату <ст. 606 ГК РФ>. Вы же, насколько мы поняли, платить за аренду не собираетесь.
У вас имеет место безвозмездное пользование имуществом в чистом виде. Поэтому и договор должен быть соответствующим – договор безвозмездного пользования нежилым помещением <ст. 689 ГК РФ>. Регистрировать его в органах Росреестра не нужно. Не забудьте также составить акт приемки-передачи помещения. И в договоре, и в акте пропишите основные характеристики передаваемого имущества (применительно к помещению – его точный адрес, месторасположение в здании (этаж, номер комнаты), а также площадь < п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 161 ГК РФ>.
При безвозмездном пользовании помещением у Вас возникнет внереализационный доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом <п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ>. Этот доход надо отражать:
– в течение всего периода пользования имуществом на последнее число каждого отчетного квартала (31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря) <п. 2 ст. 346.19 НК РФ>;
– в сумме, равной рыночной стоимости аренды идентичного имущества, подтвержденной документально <Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42295, п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98>.
Что касается Вашей супруги, то поскольку никаких выплат в ее пользу договор безвозмездного пользования не предполагает, у нее не будет налогооблагаемого дохода. То есть декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ ей подавать не придется.