Ведь во время торжественного мероприятия работник не выполняет трудовые обязанности. А значит, все сопутствующие расходы (на проезд, проживание и т.д.) облагаются НДФЛ. Так считает  Минфин Письмо Минфина от 20.09.2013 N 03-04-06/39113.

Так что если вы хотите учесть эти расходы как командировочные и не облагать их НДФЛ, найдите работнику служебное задание и укажите его в приказе о командировке и других бумагах как цель поездки.