В НК нет конкретного перечня и форм документов, подтверждающих представительские расходы. Поэтому налоговиков устроит любой документ, из которого будет ясно, какие затраты использованы при проведении представительских мероприятий.

Такие разъяснения ФНС довела до нижестоящих инспекций Письмо ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852.

Минфин же уточняет, что документом, подтверждающим представительские расходы, может быть отчет, утвержденный руководителем организации Письмо Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288. Разумеется, все расходы, перечисленные в таком отчете, должны быть подтверждены первичными документами, подтверждающими их реальность (накладные, кассовые чеки и т.д.).

Т.е. приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смету представительских расходов, на наличии которых Минфин  Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, Письмо Минфина от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 раньше настаивал, теперь можно специально для налоговых целей не составлять.