Если вы приглашаете на собеседование кандидата на вакантную должность из другого региона и планируете оплатить ему проезд и проживание, то стоимость этих услуг – доход соискателя в натуральной форме, облагаемый НДФЛ.

Об этом сказал Минфин (Письмо Минфина от 30.06.14 № 03-04-06/31359), мотивировав свое разъяснение тем, что на момент оплаты проезда и проживания компания не состоит в трудовых отношениях с претендентом на должность, а, значит, подобный подарок от фирмы нельзя отнести к выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей, которые, в свою очередь, НДФЛ не облагаются.

Кстати, Минфин свое мнение не изменил – ранее он придерживался такой же точки зрения Письмо Минфина от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170.

Поэтому, если не желаете спорить с налоговиками, либо удержите НДФЛ из последующих выплат соискателю (если примете его на работу), либо сообщите налоговикам о невозможности удержания НДФЛ. Если же, вы в принципе не прочь рискнуть, то можете об НДФЛ забыть, а в случае претензий со стороны ИФНС обратиться в суд – иногда судьи в этом вопросе встают на сторону организаций Постановление ФАС от 17.08.2012 N А56-35143/2011.

Что же касается налога на прибыль, то расходы на оплату проезда и проживания кандидата можно учесть в «прибыльных» расходах пп.8 п.1 ст.264 НК РФ. Но, безусловно, у вас должны быть документы, подтверждающие эти траты, например, копии билетов, «гостиничные» документы, письмо с приглашением на собеседование и т.д.

А вот упрощенцам достаточно рискованно включать в расходы стоимость обошедшегося им гостеприимства. Ведь напрямую такой вид расходов в «упрощенном» перечне расходов не поименован. Конечно, можно попробовать стоимость проезда и проживания соискателя отнести к материальным расходам (как услуги сторонних организаций), но в этом случае гарантии, что налоговики не «снимут» эти суммы с расходов, нет.