При безвозмездной передаче сотрудникам (или их детям) подарков можно выписать один общий счет-фактуру за квартал или составить бухгалтерскую справку-расчет.

Источник: Письмо Минфина от 08.02.2016 № 03-07-09/6171

Как известно, объектом обложения НДС признается, в т.ч. безвозмездная передача товаров (работ, услуг). Соответственно, такая передача должна сопровождаться выставлением счета-фактуры. Но, поскольку физлица не являются плательщиками НДС, то им счета-фактуры не нужны, а значит можно составлять их в одном экземпляре, только для себя.

Причем для отражения операций по передаче подарков своим работникам в книге продаж достаточно зарегистрировать сводный документ за налоговый период (счет-фактуру или справку-расчет).

Если компания-даритель все-таки выбрала вариант со счетом-фактурой, то в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес» и 6б «ИНН/КПП покупателя» следует проставить прочерки.