При исчислении налога на прибыль отпускные можно либо сразу учесть в расходах, либо списать за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Источник: Письмо Минфина от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828

Компания,  принявшая решение о создании резерва по отпускным расходам, должна прописать в учетной политике способ резервирования, определить предельную сумму и ежемесячный процент отчислений. Для расчета всех этих сумм составляется специальная смета. Естественно, если списание отпускных производится за счет резерва, то средний заработок, сохраняемый на время отпуска работника, в «прибыльных» расходах не учитывается.

Если же резерва нет, то отпускные выплаты включаются в расходы в том периоде, когда они были начислены. Кстати, по мнению ФНС, этот порядок действует и в ситуации, когда отпуск приходится на разные отчетные периоды. А вот Минфин считает иначе. Финансовое ведомство неоднократно давало разъяснения, из которых следует, что сумма начисленных отпускных должна списываться в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период Письмо Минфина от 21.07.2015 № 03-03-06/1/41890; Письмо Минфина от 15.07.2015 № 03-03-06/40536; Письмо Минфина от 09.07.2015 № 03-03-06/1/39600.