Документы: когда и как представить | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2014 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Камеральные и выездные проверки: от начала до решения», актуально на 16 июня 2014 г.

Содержание

Документы: когда и как представить

Итак, вы получили требование о представлении документов. Оно выставлено в рамках проверки, неясностей с перечнем необходимых для проверки документов нет. А значит, документы придется представить.

Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения требования. Например, требование получено 19.05.2014. Тогда последний день для представления документов — 02.06.2014, так как 24, 25 и 31 мая, а также 1 июня — выходные дниСтатья 93 НК РФ
3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней... со дня получения соответствующего требования.

Статья 6.1 НК РФ
6. Срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях.
.

Представляем документы на бумаге

Документы можно представить в бумажном виде или в электронной форме. Документы на бумаге в ИФНС можно представить с нарочным. Это может сделать лично руководитель организации или ее представитель, в том числе бухгалтер, действующий на основании доверенности.

Второй вариант представления бумажных документов — их отправка в адрес инспекции по почте ценным письмом с описью вложения. Бланк описи вложения можно получить в любом почтовом отделении, но это очень маленькая бумажка, в которую обычно все документы, направляемые в ИФНС, вписать невозможно. Поэтому опись вложения лучше сделать заранее и принести на почту с собой. В ней надо перечислить все представляемые документы, указать количество листов в каждом из них и общее количество листов. На описи вложения работник почты поставит штемпель, на котором будет указана дата, когда вы сдали документы на почту. Эта опись будет подтверждать, что свою обязанность представить истребуемые документы вы выполнили.

На бумаге запрошенные документы представляются в виде копий. Копия каждого документа заверяется подписью руководителя и печатью организации с указанием даты заверения. Если в документе более одного листа, то заверить можно отдельно каждую страницу или всю подшивку, сшив все листы одного документа и пронумеровав их.

Пример. Заверительная надпись на копии многостраничного документа

Всего прошито и пронумеровано 20 листов.

Копия верна

2 июня 2014 г.

Генеральный директор ООО «Алгоритм»
 
П.С. Иванов

Но обратите внимание: если представляются разные документы, нельзя сшить их все вместе и один раз заверить всю подшивку. На этом настаивает ФНС. Советую придерживаться этих рекомендаций. Так вы избежите лишних споров с проверяющими и возможного штрафа по статье 126 НКПисьмо ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@
21. ...могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом, в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Письмо ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459
При этом исходя из положений [ст. 93 НК РФ]... заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
.

Даже если вы передаете бумажные документы в ИФНС лично, нужно составить их опись. Делается она так же, как и опись вложения в почтовое отправление. Сдать документы надо исключительно в канцелярию ИФНС. Потребуйте, чтобы инспектор, принявший документы, поставил на вашем экземпляре описи отметку о получении документов и дату их принятия.

И еще один момент, на который стоит обратить внимание. Если у вас требуют документы, копии которых вы ранее представляли в налоговую инспекцию при проверке, то повторно представлять их вы не обязаны. В такой ситуации напишите в инспекцию письмо о том, что документы вы уже представляли ранее, и приложите к письму копию описи, которую вы тогда составили. С отказом повторно представить копии бумаг при наличии описи налоговики спорить не станут. Но если ранее вы представляли в налоговую подлинники документов, которые потом получили обратно, то представить их копии по требованию придетсяСтатья 93 НК РФ
5. В ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков) документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица... Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
.

Представляем документы в электронном виде

Документы в электронном виде можно представить в инспекцию, если они составлены по форматам, утвержденным ФНС. Но при желании (если бумаги не жалко) вместо электронных документов вы можете представить их бумажные копии. В любом случае на бумаге придется представлять копии электронных документов, составленных не по установленному налоговой службой формату.

Как отсрочить представление документов

Нередко налоговики истребуют огромное количество документов, и подготовить их за 10 рабочих дней ну никак не получается по объективным причинам. Например, из-за нехватки рабочих рук, недостаточности технических возможностей копировальной техники.

Тогда в тот же день, когда получено требование, а в крайнем случае — на следующий день направьте в ИФНС письмо, в котором укажите:

— причины, по которым не можете подать документы в указанный в требовании срок;

— срок, в который вы обязуетесь их представить.

Пример. Образец уведомления о невозможности своевременного представления документов

Начальнику ИФНС России по г. Чехову Московской области
И.С. Иванову
от ООО «Ребус», ИНН 5048123987, КПП 504801001,
адрес: 142300, Московская область, г. Чехов, Симферопольское шоссе, д. 8

Исх. № 34 от 23.05.2014
На № 20-10/121-Тр от 21.05.2014

Уведомление о невозможности своевременного представления документов

В ответ на врученное 22.05.2014 требование о представлении документов от 21.05.2014 № 20-10/121-Тр, подлежащее исполнению согласно п. 3 ст. 93 НК РФ не позднее 05.06.2014, сообщаем следующее.

Объем запрошенных документов составляет не менее 5000 страниц. Главный бухгалтер организации в настоящий момент находится в отпуске до 05.06.2014 включительно. Другие сотрудники бухгалтерии не имеют доступа ко всем запрашиваемым документам. Вследствие этих обстоятельств подготовить полный комплект документов в требуемый срок не представляется возможным.

В связи с этим на основании п. 3 ст. 93 НК РФ просим продлить срок представления документов до 16.06.2014 включительно.

О принятом решении прошу сообщить по телефону: 8 (926) 911-91-91 (контактное лицо — Т.И. Солнечная).

Приложение: копия приказа от 20.05.2014 № 10-лс о предоставлении отпуска работнику (главному бухгалтеру М.Ю. Лодочкиной) — на 1 листе.

Генеральный директор ООО «Ребус»
 
Ю.В. Кольцов

Такое письмо лучше передать в ИФНС с нарочным. Естественно, потребуйте, чтобы инспектор проставил на вашем экземпляре письма отметку о факте и дате его получения.

Получив ваше письмо, налоговики могут продлить срок представления документов, а могут и отказать в его продлении. Решение принимает начальник инспекции, проводящей проверку, или его заместитель. Срок принятия такого решения — 2 рабочих дня со дня получения вашего письмаСтатья 93 НК РФ
3. В случае, если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение [10 рабочих дней]... оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы.
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.
.

Кстати, форма решения о продлении или об отказе в продлении срока представления документов, утвержденная Приказом ФНС от 06.03.2007 № ММ-3-06/106@, предусматривает, что налогоплательщик должен быть ознакомлен с решением. Обычно ознакомление происходит путем вручения копии решения, а на экземпляре решения, остающемся у инспекторов, представитель организации ставит подпись об ознакомлении с ним. Жаль только, что места для указания мотивов, по которым решено продлить срок или отказать в его продлении, в форме решения не нашлось. Ссылаясь на это, отдельные суды полагают, что инспекция не должна сообщать налогоплательщику мотивы, которыми она руководствовалась, отказывая в продлении срока подачи документов. Но есть суды, которые считают, что инспекция должна обосновать отказ в решении. А если это не сделано, признают решение об отказе в продлении срока недействительным. Так как безосновательный отказ влечет неблагоприятные последствия в виде возможного привлечения к ответственности по статье 126 НК, тем самым нарушая права налогоплательщикаПостановление 20 ААС от 25.12.2012 № А68-7198/12
Ссылка общества на то, что решение об отказе в продлении сроков ничем не мотивировано, обоснованно признана судом первой инстанции несостоятельной, поскольку оспариваемое решение соответствует форме, утвержденной приказом ФНС... от 06.03.2007 № ММ-3-06/106@, которая не предусматривает указание в решении мотивов его принятия.

Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/3854-11
...оспариваемое решение нарушает законодательство о налогах и сборах, права и интересы заявителя, поскольку не содержит оснований и мотивов отказа в продлении сроков представления документов, а кроме того, безосновательный отказ повлечет для заявителя неблагоприятные последствия в виде [штрафа по п. 1 ст. 126 НК РФ]...
.

Но, учитывая неоднозначную позицию судов по этому вопросу, рекомендую готовить запрошенные документы сразу после получения требования. Ведь даже если срок вам не продлят, чем больше истребованных документов вы представите вовремя, тем ниже будет штраф по пункту 1 статьи 126 НК, который составляет 200 рублей за каждый не представленный в срок документ.

А теперь посмотрим, что может быть, если документы по требованию налогового органа не представлены, а инспекторам ну очень хочется с ними ознакомиться. Как вы догадались, речь пойдет о выемке.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Вы готовитесь к ведению трудовых книжек в электронном виде с 1 января 2020 года?
Да, разрабатываем поправки в ЛНА
Нет, слышали о предстоящих изменениях, но не знаем, с чего начинать
Зачем готовиться? Так долго собираются вводить электронные трудовые, что может еще и не введут
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.06%
октябрь 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
АйСи Групп годовой отчетФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».

Он действует 5 дней, используйте их по максимуму.

За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности 
с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания 
за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ