Регистрация, перерегистрация и снятие ККТ с учета
Постановка ККТ на учет: куда обращаться
Порядок регистрации онлайн-ККТ существенно отличается от прежнего порядка.
Я покажу весь процесс на схеме, а дальше мы разберем каждый этап.

Как видите, сам кассовый аппарат предъявлять в ИФНС больше не нужно.
Если у продавца есть усиленная квалифицированная электронная подпись для личного кабинета налогоплательщика, то при регистрации ККТ общаться с налоговым инспектором ему не придется.
Более того, ФНС, судя по всему, к этому стремится. Да, Закон
За отдельную плату помочь поставить на учет онлайн-ККТ может и оператор фискальных данных, без которого ни зарегистрировать кассу, ни работать на ней невозможн
Итак, если у продавца нет доступа в личный кабинет налогоплательщика, прежде чем браться за регистрацию ККТ, придется его получить.
Исключение сделали для пользователей кассовых аппаратов, которые работают в местностях, удаленных от сетей связи. Они могут обойтись без ОФД и личного кабинета. Теоретически «автономный» продавец вправе подать бумажное заявление о регистрации ККТ в любую ИФНС. Но вот как это сделать без утвержденной формы документа, ему пояснят только в его же инспекци
Постановка ККТ на учет: заявление о регистрации
В заявлении о регистрации, кроме основных сведений о фирме, ККТ и фискальном накопителе, продавец сообщает:
— адрес установки аппарата;
— режим, в котором будет работать касса, — автономно или обычно, с передачей данных в ОФД.
При выборе автономного режима ИФНС обязательно проверит, находится ли адрес установки ККТ в местности из регионального перечня. Если нет, аппарат не зарегистрирую
Некоторые продавцы столкнулись с трудностями при вводе адреса установки ККТ. Оказалось, что в базе ФНС есть не все существующие адреса. Но ввести адрес вручную невозможно — система не дает.
В этом случае налоговая служба рекомендует продавцу сообщить о проблеме в ИФНС, чтобы та передала информацию «куда следует» и базу пополнили. На крайний случай, советуют в ФНС, можно подать бумажное заявление о постановке ККТ на учет. После чего инспекция вручную введет адрес установки в электронную карточку регистрации аппарат
В заявлении продавцу надо также указать, будет ли он использовать кассу в деятельности, для которой установлены особенности применения ККТ. Это касается техники, применяемой, например, тольк
— для расчетов за услуги с выдачей БСО вместо чека;
— в составе платежных терминалов;
— в составе торговых автоматов;
— для разносной или развозной торговли.
Если у вас обычный онлайн-аппарат, не заточенный сугубо под что-то из этого, то не ставьте галочки в соответствующих пунктах заявления о регистрации.
Далее в заявлении надо указать оператора фискальных данных, выбрав его из списка. Если, конечно, продавец не будет использовать ККТ в местности, удаленной от сетей связи, из регионального перечня.
Технически заполнить заявление о регистрации кассы несложно. Главное — внимание, поскольку в форму надо вбивать множество цифр. Ошибки в некоторых пунктах могут «убить» фискальный накопитель. И придется покупать новый.
Например, из Закона
— регистрационный номер ККТ;
— ИНН организации-пользователя.
Но на деле список критических ошибок шире. Все зависит от того, куда записываются данные при настройке и фискализации ККТ — в накопитель или память аппарата.
Поэтому, после того как заявление заполнено, будет не лишним нажать клавишу «Просмотреть» и еще раз тщательно проверить правильность введенных вами данных.
После этого останется подписать электронное заявление усиленной подписью и отправить его в ФНС. Возможно, в тот же день (а гарантированно — на следующий рабочий день) продавец получит в личном кабинете регистрационный номер ККТ.
Постановка ККТ на учет: отчет о регистрации
Присвоением аппарату регистрационного номера процедура постановки на учет не заканчивается.
Не позднее следующего рабочего дня продавцу нужно фискализировать ККТ, сформировав на нем отчет о регистрации. Для этого продавец вводит в кассу данные, которые она запрашивает. В частности, это могут
— регистрационный номер ККТ, полученный из ФНС;
— полное наименование организации и ИНН;
— системы налогообложения, при которых будет применяться аппарат;
— текущие дата и время;
— адрес установки;
— признак применения ККТ в автономном режиме;
— признак использования специализированной ККТ: только для услуг с выдачей БСО, только для лотерей или ставок, только для расчетов через Интернет и так далее;
— признак торговли подакцизными товарами: алкоголем, табаком, моторными маслами — полный перечень в ст. 181 НК. Если эту функцию отключить, продавать подакцизные товары с помощью ККТ будет невозможн
— ф. и. о. кассира и ИНН человека, который будет формировать фискальные отчеты. Если отчеты в компетенции кассира, то укажите его ИНН;
— наименование ОФД и его ИНН.
После того как продавец введет все данные, кассовый аппарат распечатает чек-отчет о регистрации.
Затем продавец:
— заходит в личный кабинет на сайте ФНС;
— открывает раздел «Учет контрольно-кассовой техники» и кликает на пункт «Регистрационный номер»;
— во всплывшем окне выбирает кнопку «Завершить регистрацию»;
— в новом окошке вносит сведения из чека-отчета: дату и время отчета о регистрации, номер фискального документа и фискальный признак;
— жмет клавишу «Подписать и отправить».
В ИФНС проверят полученные от продавца сведения, сформируют электронную карточку регистрации ККТ и в течение 5 рабочих дней разместят ее в личном кабинете. Дата формирования карточки и будет датой постановки аппарата на учет. Пока карточка не появится в личном кабинете, работать на кассе нельз
Справка
На бумаге карточку регистрации ККТ представляют только по запрос
Постановка ККТ на учет: когда могут отказать
Отказ в регистрации возможен, если продавец пытается зарегистрировать, например:
— ККТ для работы в автономном режиме, но заявленный муниципалитет отсутствует в региональном перечне местностей, удаленных от сетей связ
— кассовый аппарат, которого нет в базе ФНС или в котором установлен неизвестный налоговикам фискальный накопитель;
— кассу, уже зарегистрированную на другого продавца.
Последнее возможно, если вы купили ККТ на вторичном рынке, а бывший владелец не снял ее с учета. Иначе аппарат числился бы в базе налоговиков как ничейный. Проблемы можно избежать, если перед покупкой на сайте ФНС проверить ККТ по заводскому номеру аппарата и фискального накопител
Кроме того, кассу не поставят на учет, если продавец указал неверные данные из отчета о регистрации и фискальный признак документа не прошел проверк
Использование резервной кассы
До нововведений продавцы нередко регистрировали на одну точку продаж основной и резервный кассовые аппараты. Если первый ломался, второй выручал на время ремонта.
Возможна ли эта практика сейчас?
Запрета в обновленной редакции Закона
Плюс ключи фискального признака для фискального накопителя не вечны. Как только продавец сформирует на резервной кассе отчет о регистрации, пойдут 13 месяцев срока жизни накопителя. Приостановить срок на время, пока ККТ стоит без дела, нельзя.
Когда 13 месяцев закончатся, фискальный накопитель придется менять. Иначе налоговики автоматически снимут ККТ с учет
Таким образом, зарегистрировать резервную ККТ можно. Но вот стоит ли?
Когда ККТ нужно перерегистрировать
По большому счету, все причины для перерегистрации ККТ можно свести к одной — изменение любого из параметров, указанных в карточке регистрации аппарата. В то же время понятно, что, например, ИНН продавца и заводской номер ККТ поменяться не могут.
Итак, перерегистрировать ККТ придется, в частности, в таких случая
— заменен фискальный накопитель;
— изменилось наименование пользователя;
— изменился адрес установки ККТ;
— изменился режим работы ККТ. К примеру, при переходе с автономного режима в режим передачи данных;
— изменился ОФД.
Как только произошло одно из этих событий, максимум на следующий рабочий день через личный кабинет нужно подать заявление о перерегистрации и указать в нем изменившиеся сведени
Особый случай — замена фискального накопителя. Тогда вместе с заявлением о перерегистрации в ИФНС надо передать сведения из сформированных на
— отчета о закрытии фискального накопителя;
— фискального отчета об изменении параметров регистрации.
А если касса эксплуатировалась в автономном режиме, то продавец должен еще провести считывание информации, которая хранится в фискальном накопителе, и представить ее в ИФНС вместе с заявлением о перерегистраци
В завершение процедуры инспекция сформирует новую карточку регистрации ККТ и разместит ее в личном кабинете в течение 5 рабочих
Снятие ККТ с учета: если аппарат больше не нужен
ККТ старого типа, зарегистрированную в ИФНС до 01.02.2017, продавцы пока снимают с учета в прежнем порядке и добровольно. Но с 01.07.2017 за дело возьмутся налоговики и автоматически вычеркнут из базы всю старую техник
Новые онлайн-кассы надо снимать с учета по новым же правилам.
Предположим, продавец просто перестал пользоваться аппаратом. Сменил вид деятельности или перешел на безналичные расчеты с помощью платежных поручений. Больше никаких наличных денег, карточек, электронных кошельков. Касса стоит без дела.
Тогда продавец может добровольно подать заявление о снятии ККТ с учета. Или дождаться, когда ИФНС вычеркнет аппарат из базы принудительно. Последнее возможно в двух случая
1) истек срок действия ключей фискального признака накопителя;
2) модель кассового аппарата исключили из госреестра.
Но лениться и ждать у моря погоды не советую. Объясню почему.
В первом случае принудительного снятия ККТ с учета продавец обязан представить в ИФНС фискальные данные накопителя. На это у него месяц со дня, когда инспекция вычеркнула аппарат из базы.
Однако проблема в том, что ИФНС не должна сообщать продавцу, что сняла кассу с учета в связи со «смертью» накопителя. Следовательно, месячный срок на представление фискальных данных легко пропустить. А это штраф
Если же модель ККТ исключили из реестра, Закон
Поэтому, если продавец больше не собирается использовать ККТ, проще снять кассу с учета добровольно. В конце концов, аппарат можно потом и продать.
Снятие ККТ с учета: если аппарат продан или утрачен
Продавец не может, а обязан снять ККТ с учета в двух ситуациях:
1) передача аппарата другому пользователю по любой причине. Продажа, дарение — да что угодно;
2) хищение или утрата кассы (например, при пожаре).
Заявление в ИФНС нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за
— или передачи ККТ;
— или обнаружения, что аппарат пропал либо выведен из строя.
Если продавец нарушит срок, ИФНС оштрафует его на
Снятие ККТ с учета: технические моменты
По Закону
Когда продавец больше не использует аппарат или передает его кому-то, сделать такой отчет реально. Но как быть, если касса украдена или уничтожена и отчет о закрытии фискального накопителя не сформировать?
В Законе
В любом случае далее продавец заполняет и отправляет через личный кабинет в инспекцию заявление о снятии ККТ с учета. Вместе с данными отчета о закрытии фискального накопителя, если таковой имеетс
Не забыли законодатели и владельцев касс, работавших в автономном режиме. С заявлением они представляют контролерам отчет о считывании фискальных данных с накопителя. Его можно представить на бумаге или в электронной форме через личный кабине
Процедура завершается получением карточки о снятии ККТ с учета, в которой указана дата события. Карточка появится в личном кабинете в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявлени
Если продавец подал заявление на бумаге, в такой же срок инспекция отправит ему почтой карточку о снятии ККТ с учета. Это следует из проекта приказа ФНС, который должен утвердить порядок бумажного документооборота в целях применения кассовой техник