Возмещение расходов на использование имущества при дистанционной работе: размер, налоги в 2025 г.
22062
Организация труда дистанционных работников
По ТК именно работодатель должен обеспечить работника-дистанционщика всем необходимым для выполнения работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
В то же время удаленщик может с согласия работодателя или с его ведома использовать для работы собственное или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и проч. В этом случае работодатель обязан (ст. 312.6 ТК РФ):
- выплачивать работнику компенсацию за использование имущества и средств связи;
- возмещать расходы, связанные с использованием этого имущества и т.д. В частности, речь может идти о возмещении расходов на Интернет, электроэнергию, приобретение некоторых программ (антивируса, редакторов и т.д.).
Отметим, что при временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя правила такие же. Работодатель (ст. 312.9 ТК РФ):
- либо обеспечивает работника необходимыми для выполнения работы дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и др.;
- либо выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование оборудования и средств и возмещает расходы, связанные с их использованием.
Размер компенсации за использование своего имущества
По ТК РФ порядок, сроки и размеры возмещения расходов могут быть установлены (ст. 312.6 ТК РФ):
- коллективным договором;
- локальным нормативным актом (ЛНА), принятым с учетом мнения профсоюза (если таковой имеется);
- трудовым договором;
- дополнительным соглашением к трудовому договору.
И некоторые работодатели трактуют эту норму так, что если перечисленными документами перечень возмещаемых расходов и их размеры не определить, то и платить компенсацию не надо. Однако данное мнение ошибочно.
Специалисты Роструда неоднократно разъясняли, что даже если работодатель обеспечил дистанционного работника необходимым оборудованием и программами, он все равно должен компенсировать ему затраты, которые работник несет в связи с работой (Информация с сайта Онлайнинспекция.рф).
Более того, специалисты Роструда разъясняли, что работодатель должен возмещать расходы на ремонт личного оборудования, используемого удаленщиком для выполнения трудовых обязанностей, если оно сломалось (Информация с сайта Онлайнинспекция.рф).
Поэтому можно дать следующие рекомендации:
- если работодатель предоставил работнику оборудование и программы, то надо возмещать расходы на Интернет, мобильную связь, электричество и т.д.;
- если работник использует свое оборудование, то нужно дополнительно договориться о компенсации за амортизацию оборудования и затрат на покупку необходимого программного обеспечения.
Как уже сказано выше, порядок возмещения и размеры компенсаций следует прописать в одном из документов: в коллективном договоре, трудовм договоре (допсоглашении к нему) или в ЛНА.
Как урегулировать вопрос, если это не было сделано ранее
Если работник переведен на дистанционную работу какое-то время назад или изначально был принят на удаленную работу, но о компенсации за использование личного имущества сразу не договорились, необходимо как можно быстрее решить этот вопрос.
Наиболее подходящий вариант – это принять локальный нормативный акт (Положение или просто приказ), в котором прописать:
- каким оборудованием и программами работодатель обеспечивает дистанционного работника;
- какое свое оборудование, программы и средства связи будет использовать работник;
- перечень расходов, которые будут компенсироваться работнику;
- порядок определения размера компенсируемых расходов (фиксированный размер или документально подтвержденные затраты);
- периодичность выплаты компенсации.
Далее нужно ознакомить работника с этим документом под роспись (ст. 22 ТК РФ). Кроме того, можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать, что работнику выплачивается компенсация за использование имущества и средств связи в порядке, установленном ЛНА работодателя (ст. 72 ТК РФ).
Такой порядок обеспечит определенную свободу действий для работодателя. А вот фиксировать порядок возмещения расходов и размер возмещения непосредственно в трудовом договоре не советуем, поскольку внесение любых изменений в условия трудового договора потребует согласия работника.
Порядок налогообложения компенсации дистанционным работникам в 2025 г.
Приведенная ниже таблица поможет понять, нужно ли платить НДФЛ и взносы с компенсации дистанционным работникам и можно ли учесть эту компенсацию при расчете налога на прибыль. Сразу скажем, что далее везде речь пойдет о расходах дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и проч.
| Налог | Какое правило ввели | Условия применения |
|---|---|---|
| Налог на прибыль (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Разрешено учитывать в прочих расходах возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:
| Способ возмещения расходов по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам |
| НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) | Освобождается от НДФЛ возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:
| – |
| Страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ) | Освобождается от страховых взносов возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:
| – |
