Какой отпуск, кому и сколько

Виды отпусков

Весна уже отзвенела капелью, и снова не за горами сезон расчета отпускных. Помочь вам войти в форму и начать лето во всеоружии — вот наша цель.

Общее правило знает каждый — работник, с которым заключен трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это стандартный отпуск обычного офисного работника любой должности и с любым режимом работы. Но есть и другие категории работников, о которых забывать тоже нельзяст. 115 ТК РФ.

Например, удлиненный отпуск 31 календарный день есть у несовершеннолетних, а работники с инвалидностью любой группы могут отдыхать не менее 30 календарных дней в годуст. 267 ТК РФ; ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ.

Отдельно стоит сказать о работниках, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев или занятых на сезонных работах. Отпуск им положен из расчета 2 рабочих дня за месяц работы. Но чаще им выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнениистатьи 291, 295 ТК РФ.

Кроме основного отпуска, у некоторых категорий работников есть еще дополнительный. Как правило, он положен тем, кто работает в нестандартных условиях. Среди самых распространенных случаев — отпуск за ненормированный рабочий день, «северные» отпуска и отпуск «вредникам».

Дополнительные отпуска, как правило, берут одновременно с основным ежегодным отпуском, то есть подряд и без перерыва. Но дополнительные могут быть предоставлены и по отдельности, то есть в разное времяст. 116 ТК РФ; Письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1.

Отпуск за ненормированный рабочий день

Как понятно из названия, этот отпуск предоставляется работникам, которые время от времени привлекаются к работе за пределами нормального рабочего дня. Продолжительность отпуска по закону — не менее 3 календарных дней. Право на отпуск у работника появляется, если его должность включена в специальный список должностей с ненормированным рабочим днем. Этот перечень должен прилагаться к Правилам внутреннего трудового распорядка.

Обычно в список включают руководство, бухгалтеров, секретарей, офисных водителей и других людей, которым часто приходится задерживаться на работе. Одновременно в трудовом договоре с этими работниками устанавливают ненормированный рабочий день, а также указывают, что человек имеет право на дополнительный отпуск в столько-то днейстатьи 57, 101, 119 ТК РФ.

Но можно не ограничиваться требованиями трудового законодательства и установить отпуск большей продолжительности. Как вариант — работникам на разных должностях можно назначить разное количество дней отпуска в зависимости от объема работы, напряженности труда.

Но учтите: даже если будет зафиксировано, в течение какого времени работник привлекался сверх нормы, это не повлияет на продолжительность его дополнительного отпуска. Все равно он имеет право на весь отпуск независимо от того, сколько трудился сверхурочно и работал ли вообще в таком режиме. Право на «ненормированный» отпуск возникает просто в силу записи в трудовом договореПисьма Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911; Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1.

«Вредный» отпуск

Отпуска «за вредность» предоставляют работникам, если условия труда на рабочем месте имеют подтвержденный спецоценкой класс вредности: 3.2, 3.3, 3.4 или 4ст. 117 ТК РФ; ст. 14 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Отпуск за вредные условия труда положен также и тем работникам, кто имел на него право до проведения первой спецоценки, если условия труда на рабочем месте не изменились. В этом случае работодатель обязан сохранить имеющиеся у работника гарантии и компенсации при неизменности условий труда на рабочем местеч. 3 ст. 15 Закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ.

Минимальная продолжительность дополнительного отпуска «за вредность» — 7 календарных дней. Продолжительность отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором с оглядкой на отраслевое или межотраслевое соглашение и коллективный договор, если он имеетсяст. 117 ТК РФ.

Что касается советского Списка профессий с правом на дополнительный отпуск, то, по мнению Минтруда, его можно использовать при определении продолжительности отпуска, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором. По умолчанию документ не действуетПисьма Минтруда от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919, от 16.06.2015 № 15-1/В-2425.

Учтите, что отпуска в Списке установлены в рабочих днях для 6-днев­ной рабочей недели, а при любых раскладах отпуск «вредника» не может быть менее 7 календарных дней. Например, работник имеет право на дополнительный отпуск 12 рабочих дней. Он ушел в отпуск с 01.04.2021. Тогда его отпуск продлится с 01.04.2021 по 14.04.2021 — это 12 рабочих дней по календарю 6-днев­ной рабочей недели и 14 календарных дней.

«Северный» отпуск

Дополнительный «северный» отпуск продолжительностью 24 календарных дня положен работникам, которые трудятся, в том числе вахтовым способом, в районах Крайнего Севера. При работе в местностях, приравненных к Крайнему Северу, дополнительный отпуск — 16 календарных дней. А в остальных районах, где есть процентная надбавка к зарплате и районный коэффициент, — 8 календарных днейст. 321 ТК РФ; ст. 14 Закона от 19.02.1993 № 4520-1.

Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Совмином СССР в 1967 г. и продолжает действовать до сих пор. Правда, государство планирует обновить документ, но пока все по-старомуп. 1 Плана, утв. Приказом Минюста от 17.03.2021 № 39.

Что касается северян-совместителей, то специальных норм для них нет. Они имеют право на дополнительный отпуск наравне с основными работниками. Верховный суд разъяснил, что на них не распространяется правило из ст. 287 ТК о предоставлении «северных» гарантий только по основному месту работып. 5 Обзора, утв. Президиумом ВС 26.02.2014.

Вдобавок к отпуску северяне один раз в 2 года получают компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно. Ее сумма законодательно не установлена. Работодатель сам определяет размер и порядок ее выплаты в своих локальных актах. Однако величина компенсации должна быть разумной и покрывать расходы работника на проездст. 325 ТК РФ; Постановление КС от 09.02.2012 № 2-П.

В 2020 г. не все работники смогли воспользоваться своим правом на компенсацию просто потому, что в связи с коронавирусом не поехали в отпуск. В обычное время это право бы «сгорело», поскольку на следующий год не переходит. Но в 2021 г. действуют особые нормы.

Так, если второй год из двухлетнего периода выпал на 2020 г. и работник за это время компенсацию не получил, то этим правом за период 2019—2020 гг. он может воспользоваться в 2021 г., а за период 2021—2022 гг. — в 2022 г. Компенсацию проезда на ребенка, которому в 2020 г. исполнилось 18 лет, работник может получить в 2021 г., а если ребенок стал совершеннолетним в 2021 г., то право на компенсацию проезда сохраняется и в 2022 г.Особенности, утв. Постановлением Правительства от 19.06.2020 № 887

Кроме того, в 2021 г. работник может выехать по тем билетам, которые он покупал в 2020 г., но не использовал в связи с отменой рейса и которые были продлены на 2021 г. В таком случае возвращать предварительную (то есть до даты поездки) компенсацию за 2020 г. не нужно.

Зачем нужен график отпусков

График отпусков составляется на год — в декабре текущего года на следующий. Крайняя дата утверждения документа — 17 декабря. Вновь созданная организация утверждает и дополняет график отпусков по мере найма персонала. После утверждения график становится локальным нормативным актом (ЛНА), обязательным как для работодателя, так и для работникаПисьмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.

Кстати, трудинспекция на проверках обязательно поинтересуется, есть ли у вас этот документ. За его отсутствие возможен штраф: для организации — от 30 000 до 50 000 руб., а для ее директора — от 1000 до 5000 руб.ст. 123 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

В график отпусков включают всех работников, даже тех, у кого в предстоящем году истечет срок трудового договора, и тех, кто в том же году решил уволиться. Но прежде всего согласуйте время отпуска с работниками, имеющими приоритет в выборе времени отпуска. Их тоже нужно включить в графикПисьма Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786; Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1.

Отпуск в удобное время: многодетные родители

С 20.03.2021 брать отпуск в удобное время могут родители трех и более детей до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14. До поправок «удобный» отпуск полагался родителям трех и более детей до 12 лет, причем ограничение по возрасту действовало на каждого ребенкаЗакон от 09.03.2021 № 34-ФЗ; ст. 262.2 ТК РФ (ред., действ. до 20.03.2021).

Возраст ребенка учитывают не на дату утверждения графика отпусков, а по состоянию на год предоставления отпуска. И получается, что если в 2021 г. старшему ребенку исполнится 18 лет либо младший достигнет 14-ле­тия, то отпуск в удобное время работнику не положен.

Увеличение возрастного ограничения вызывает вопрос: а что делать с графиком отпусков на 2021 г., ведь он уже составлен и утвержден? Ну что делать — внести изменения, поскольку график, будучи локальным нормативным актом, не может противоречить обновленному ТКстатьи 5, 12 ТК РФ.

Впрочем, затевать изменения есть смысл, только если работники, получившие право на «удобный» отпуск с 20.03.2021, желают воспользоваться этим правом. Если же их устраивают даты, согласованные при утверждении графика, ничего делать не нужно.

Отпуск в удобное время: внешние совместители, супруги военных, беременные и остальные

Еще две особые категории сотрудников — внешние совместители и супруги военнослужащих. Первые вправе взять отпуск одновременно с отдыхом по основной работе, а вторые — во время отпуска супруга-военнослужащего. И в обоих случаях, если отпуск получается короче, чем нужно, то недостающие дни вы обязаны предоставить без сохранения зарплатыст. 286 ТК РФ; п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ; Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1.

Беременные работницы свой отпуск могут приурочить к отпуску по беременности и родам или отдыхать сразу после него. Не забудьте и про мужчин, ожидающих пополнения в семействе. Если работник планирует свой отпуск на время нахождения супруги в отпуске по беременности и родам, то желание будущего отца нужно учесть. Если же график уже утвержден, то в него придется внести измененияст. 143 ТК РФ; Письмо Минтруда от 27.02.2020 14-2/ООГ-1439.

И перечислю другие категории «льготных» отпускников, которые встречаются реже:

— усыновители ребенка до 3 месяцев;

— один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 летст. 262.1 ТК РФ;

— несовершеннолетние работникист. 267 ТК РФ;

— почетные донорыподп. 1 п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ;

— чернобыльцыстатьи 14, 15 Закона от 15.05.1991 № 1244-1;

— ветераны боевых действийстатьи 14—19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ.

Оформляем график отпусков

Для графика отпусков можно использовать унифицированную форму Т-7. Но можно разработать свой образец и утвердить его приказом руководителя. Специальный приказ для утверждения графика издавать не нужно. Достаточно подписи руководителя под грифом «Утверждаю». График отпусков по унифицированной форме выглядит так.

Всех работников нужно ознакомить с графиком после его утверждения. Удобно для этого использовать графу 10 или добавить к таблице еще один столбец, где будут расписываться работники.

Для отражения изменений в графике отпусков в форме Т-7 есть графы с 7-й по 10-ю. Согласуйте с работником новые даты отпуска, не забывая при этом, что за 3 дня до начала отпуска вам нужно будет перечислить работнику отпускные. Это накладывает определенные ограничения на оперативный перенос отпуска. Как правило, такие нюансы лучше прописывать в ЛНА.

Проблема 3 дней касается и отпусков в удобное время. Да, формально тот же многодетный родитель вправе сегодня объявить, что завтра уходит в отпуск, и ему нельзя отказать. С другой стороны, отпускные оперативно он не получит, и работодатель в этом виноват не будет. Так что лучше установить в ЛНА срок, в который человек с правом на «удобный» отпуск должен сообщить о начале отдыха. Минимум — 3 календарных дня, но лучше чуть больше, скажем 5 днейПисьмо Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439.

С 18.02.2020 срок хранения графика отпусков увеличен до 3 лет. Прежний срок составлял 1 год. Срок хранения считают от 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по графику закончено. Поэтому график отпусков на 2021 г. нужно хранить до конца 2024 г.ч. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237

Зачем считать отпускной стаж

Отпуск в первый год работы по общему правилу предоставляется по истечении 6 месяцев работы. Исключения есть, но их немного. Без оглядки на отработанный срок брать отпуск авансом могут несовершеннолетние работники, беременные женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам, работники на период отпуска жены по беременности и родам, совместители, усыновители детей до 3 месяцевст. 122 ТК РФ.

Если человек отработал 6 месяцев, то теоретически он может взять весь отпуск целиком, без разделения на части, за весь рабочий год. Но, как правило, работодатель отслеживает, сколько дней отпуска заработано работником, и при планировании отпусков придерживается этого числа.

Причина в том, что при увольнении с работника невозможно удержать отпускные за неотработанное время сверх ограничения для удержаний, установленного ТК. Кроме того, отпуск за второй и последующие годы работы не может начинаться раньше, чем новый рабочий год.

Отпускной стаж также используют для отслеживания, сколько дней отпуска накопилось у сотрудника, и при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.

Какие периоды включать в отпускной стаж

В стаж, дающий право на отпуск, включается отработанное время. Стаж также идет, если работник не трудился, но за ним сохранялось место работы. Это, в частностист. 121 ТК РФ:

— выходные и праздничные дни;

— время болезни, командировок, учебы;

— оплачиваемые отпуска;

— отпуска без сохранения заработной платы, но не более 14 дней в годПисьмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 №77/10-20669-ОБ/18-1299.

В общем, проще сказать, какие периоды в отпускной стаж не включаются. Так, не считаем время отработанным, если работник прогуливал или был отстранен от работы по своей вине. Исключаем также периоды отпуска за свой счет свыше 14 дней. Время отпусков по уходу за ребенком до 3 лет также в стаж не идет.

В связи с коронавирусом стал актуальным вопрос включения в отпускной стаж времени простоя не по вине работника. В законодательстве этот период как исключаемый прямо не указан. Но нет и прямого указания на то, что это время включается в стаж для отпуска.

Однако простой по сути — это временная приостановка работы по внешним или внутренним причинам. Следовательно, это период, когда за человеком сохраняется место работы. А значит, и за время простоя сотрудник «зарабатывает» дни отпуска, что подтверждает и МинтрудПисьмо Минтруда от 10.04.2019 № 14-2/В-260.

Рабочий год, за который полагается отпуск, отсчитываем с первого дня работы, и если не было исключаемых периодов, то в этот же день следующего года у работника начнется новый рабочий год. Если исключаемые периоды были, то рабочий год удлиняется на количество исключенных днейПисьмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299.

Считаем дни отпуска «за вредность»

Полный дополнительный «вредный» отпуск положен после 11 месяцев непосредственной работы во вредных условиях. Поэтому все отработанные в таком режиме часы надо перевести в месяцы. Сделать это можно так.

Посчитайте, сколько дней расчетного периода фактически отработано во вредных условиях. Если работник трудится не на полную ставку, переведите часы в дни с учетом его занятости. На следующем этапе разделите общее число отработанных дней на среднемесячное количество рабочих дней по графику работы вашей организации, с округлением по правилам математики. Если получилось меньше 11 месяцев, «вредный» отпуск предоставляйте пропорционально отработанному времениПисьмо Минтруда от 25.02.2019 № 15-1/В-519.

Оформляем отпуск работника

График отпусков, как я уже сказал, обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому пространства для маневров как у кадровика, так и у сотрудника не очень много. Если работодатель не хочет отпускать работника или работник не хочет идти в отпуск в оговоренное время — все эти моменты вы согласуете друг с другом и фиксируете договоренности в графике.

О предстоящем по графику отпуске работнику надо сообщить, и сделать это нужно не менее чем за 2 недели до начала отдыха. Роструд акцентирует внимание на том, что недостаточно ознакомить работника только с графиком. Работник должен получить личное уведомление о начале отпуска. Форма уведомления произвольная и, например, может выглядеть такПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.

О предоставлении отпуска нужно издать приказ. Это тоже нужная бумага — без приказа бухгалтер не начислит отпускные. Для приказа можно использовать как унифицированную форму Т-6 (Т-6а), так и произвольную.

Что касается заявления на отпуск, то это документ необязательный. Как правило, если в отпуск работник идет по графику, то в заявлении нет нужды. Но в графике отпусков может не быть сотрудника, принятого в текущем году. Тогда лучше взять с него заявление о предоставлении отпуска заранее, с учетом срока выплаты отпускных.

Также заявление понадобится, если работник с правом на «удобный» отпуск, внесенный в график без конкретных дат отдыха, определился с датами. Чтобы уведомить об этом работодателя, и нужно заявление на отпуск.

Кроме приказа, для оформления отпуска вам понадобится записка-расчет, но прежде чем ее заполнить, нужно посчитать отпускные.

Читать далее