Какой отпуск, кому и сколько
Виды отпусков
Весна уже отзвенела капелью, и снова не за горами сезон расчета отпускных. Помочь вам войти в форму и начать лето во всеоружии — вот наша цель.
Общее правило знает каждый — работник, с которым заключен трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это стандартный отпуск обычного офисного работника любой должности и с любым режимом работы. Но есть и другие категории работников, о которых забывать тоже нельз
Например, удлиненный отпуск 31 календарный день есть у несовершеннолетних, а работники с инвалидностью любой группы могут отдыхать не менее 30 календарных дней в
Отдельно стоит сказать о работниках, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев или занятых на сезонных работах. Отпуск им положен из расчета 2 рабочих дня за месяц работы. Но чаще им выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнени
Справка
Есть и другие категории работников, которым положен удлиненный отпуск, но многие из них относятся к госслужащим или занимаются специфическими видами деятельности, например педагогические работники, работники аварийно-спасательных служб, работники (граждане), занятые на работах с химоружием, и др.
Кроме основного отпуска, у некоторых категорий работников есть еще дополнительный. Как правило, он положен тем, кто работает в нестандартных условиях. Среди самых распространенных случаев — отпуск за ненормированный рабочий день, «северные» отпуска и отпуск «вредникам».
Дополнительные отпуска, как правило, берут одновременно с основным ежегодным отпуском, то есть подряд и без перерыва. Но дополнительные могут быть предоставлены и по отдельности, то есть в разное врем
Отпуск за ненормированный рабочий день
Как понятно из названия, этот отпуск предоставляется работникам, которые время от времени привлекаются к работе за пределами нормального рабочего дня. Продолжительность отпуска по закону — не менее 3 календарных дней. Право на отпуск у работника появляется, если его должность включена в специальный список должностей с ненормированным рабочим днем. Этот перечень должен прилагаться к Правилам внутреннего трудового распорядка.
Обычно в список включают руководство, бухгалтеров, секретарей, офисных водителей и других людей, которым часто приходится задерживаться на работе. Одновременно в трудовом договоре с этими работниками устанавливают ненормированный рабочий день, а также указывают, что человек имеет право на дополнительный отпуск в столько-то
Справка
Минтруд предупреждает, что ненормированный рабочий день в трудовом договоре не означает, что человек обязан трудиться в таком режиме постоянно, например изо дня в день заканчивать работу на 2 часа позже остального персонала. Переработки должны быть строго эпизодическим
Но можно не ограничиваться требованиями трудового законодательства и установить отпуск большей продолжительности. Как вариант — работникам на разных должностях можно назначить разное количество дней отпуска в зависимости от объема работы, напряженности труда.
Но учтите: даже если будет зафиксировано, в течение какого времени работник привлекался сверх нормы, это не повлияет на продолжительность его дополнительного отпуска. Все равно он имеет право на весь отпуск независимо от того, сколько трудился сверхурочно и работал ли вообще в таком режиме. Право на «ненормированный» отпуск возникает просто в силу записи в трудовом договор
«Вредный» отпуск
Отпуска «за вредность» предоставляют работникам, если условия труда на рабочем месте имеют подтвержденный спецоценкой класс вредности: 3.2, 3.3, 3.4 или
Отпуск за вредные условия труда положен также и тем работникам, кто имел на него право до проведения первой спецоценки, если условия труда на рабочем месте не изменились. В этом случае работодатель обязан сохранить имеющиеся у работника гарантии и компенсации при неизменности условий труда на рабочем мест
Минимальная продолжительность дополнительного отпуска «за вредность» — 7 календарных дней. Продолжительность отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором с оглядкой на отраслевое или межотраслевое соглашение и коллективный договор, если он имеетс
Что касается советского Списка профессий с правом на дополнительный отпуск, то, по мнению Минтруда, его можно использовать при определении продолжительности отпуска, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором. По умолчанию документ не действуе
Учтите, что отпуска в Списке установлены в рабочих днях для
«Северный» отпуск
Дополнительный «северный» отпуск продолжительностью 24 календарных дня положен работникам, которые трудятся, в том числе вахтовым способом, в районах Крайнего Севера. При работе в местностях, приравненных к Крайнему Северу, дополнительный отпуск — 16 календарных дней. А в остальных районах, где есть процентная надбавка к зарплате и районный коэффициент, — 8 календарных
Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Совмином СССР в 1967 г. и продолжает действовать до сих пор. Правда, государство планирует обновить документ, но пока все по-старом
Что касается северян-совместителей, то специальных норм для них нет. Они имеют право на дополнительный отпуск наравне с основными работниками. Верховный суд разъяснил, что на них не распространяется правило из ст. 287 ТК о предоставлении «северных» гарантий только по основному месту работ
Вдобавок к отпуску северяне один раз в 2 года получают компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно. Ее сумма законодательно не установлена. Работодатель сам определяет размер и порядок ее выплаты в своих локальных актах. Однако величина компенсации должна быть разумной и покрывать расходы работника на проез
В 2020 г. не все работники смогли воспользоваться своим правом на компенсацию просто потому, что в связи с коронавирусом не поехали в отпуск. В обычное время это право бы «сгорело», поскольку на следующий год не переходит. Но в 2021 г. действуют особые нормы.
Так, если второй год из двухлетнего периода выпал на 2020 г. и работник за это время компенсацию не получил, то этим правом за период
Кроме того, в 2021 г. работник может выехать по тем билетам, которые он покупал в 2020 г., но не использовал в связи с отменой рейса и которые были продлены на 2021 г. В таком случае возвращать предварительную (то есть до даты поездки) компенсацию за 2020 г. не нужно.
Зачем нужен график отпусков
График отпусков составляется на год — в декабре текущего года на следующий. Крайняя дата утверждения документа — 17 декабря. Вновь созданная организация утверждает и дополняет график отпусков по мере найма персонала. После утверждения график становится локальным нормативным актом (ЛНА), обязательным как для работодателя, так и для работник
Кстати, трудинспекция на проверках обязательно поинтересуется, есть ли у вас этот документ. За его отсутствие возможен штраф: для организации — от 30 000 до 50 000 руб., а для ее директора — от 1000 до
В график отпусков включают всех работников, даже тех, у кого в предстоящем году истечет срок трудового договора, и тех, кто в том же году решил уволиться. Но прежде всего согласуйте время отпуска с работниками, имеющими приоритет в выборе времени отпуска. Их тоже нужно включить в графи
Отпуск в удобное время: многодетные родители
С 20.03.2021 брать отпуск в удобное время могут родители трех и более детей до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14. До поправок «удобный» отпуск полагался родителям трех и более детей до 12 лет, причем ограничение по возрасту действовало на каждого ребенк
Возраст ребенка учитывают не на дату утверждения графика отпусков, а по состоянию на год предоставления отпуска. И получается, что если в 2021 г. старшему ребенку исполнится 18 лет либо младший достигнет
Увеличение возрастного ограничения вызывает вопрос: а что делать с графиком отпусков на 2021 г., ведь он уже составлен и утвержден? Ну что делать — внести изменения, поскольку график, будучи локальным нормативным актом, не может противоречить обновленному
Впрочем, затевать изменения есть смысл, только если работники, получившие право на «удобный» отпуск с 20.03.2021, желают воспользоваться этим правом. Если же их устраивают даты, согласованные при утверждении графика, ничего делать не нужно.
Отпуск в удобное время: внешние совместители, супруги военных, беременные и остальные
Еще две особые категории сотрудников — внешние совместители и супруги военнослужащих. Первые вправе взять отпуск одновременно с отдыхом по основной работе, а вторые — во время отпуска супруга-военнослужащего. И в обоих случаях, если отпуск получается короче, чем нужно, то недостающие дни вы обязаны предоставить без сохранения зарплат
Справка
Минтруд отметил, что брать отпуск на «внешней» работе вместе с отпуском по основной совместитель вправе, но не обязан. Другое дело, что, если отпуска будут в разное время, внешний совместитель не отдохнет, поскольку будет продолжать трудиться на одной из рабо
Беременные работницы свой отпуск могут приурочить к отпуску по беременности и родам или отдыхать сразу после него. Не забудьте и про мужчин, ожидающих пополнения в семействе. Если работник планирует свой отпуск на время нахождения супруги в отпуске по беременности и родам, то желание будущего отца нужно учесть. Если же график уже утвержден, то в него придется внести изменени
И перечислю другие категории «льготных» отпускников, которые встречаются реже:
— усыновители ребенка до 3 месяцев;
— один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до
— несовершеннолетние работник
— почетные донор
— чернобыльц
— ветераны боевых действи
Оформляем график отпусков
Для графика отпусков можно использовать унифицированную форму
Всех работников нужно ознакомить с графиком после его утверждения. Удобно для этого использовать графу 10 или добавить к таблице еще один столбец, где будут расписываться работники.
Для отражения изменений в графике отпусков в форме
Проблема 3 дней касается и отпусков в удобное время. Да, формально тот же многодетный родитель вправе сегодня объявить, что завтра уходит в отпуск, и ему нельзя отказать. С другой стороны, отпускные оперативно он не получит, и работодатель в этом виноват не будет. Так что лучше установить в ЛНА срок, в который человек с правом на «удобный» отпуск должен сообщить о начале отдыха. Минимум — 3 календарных дня, но лучше чуть больше, скажем 5 дне
С 18.02.2020 срок хранения графика отпусков увеличен до 3 лет. Прежний срок составлял 1 год. Срок хранения считают от 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по графику закончено. Поэтому график отпусков на 2021 г. нужно хранить до конца
Справка
Новый срок хранения не применяется к документам, которые закончены делопроизводством и до 18.02.2020 выделены к постоянному хранению или внесены в акты о выделении к уничтожени
Зачем считать отпускной стаж
Отпуск в первый год работы по общему правилу предоставляется по истечении 6 месяцев работы. Исключения есть, но их немного. Без оглядки на отработанный срок брать отпуск авансом могут несовершеннолетние работники, беременные женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам, работники на период отпуска жены по беременности и родам, совместители, усыновители детей до 3 месяце
Если человек отработал 6 месяцев, то теоретически он может взять весь отпуск целиком, без разделения на части, за весь рабочий год. Но, как правило, работодатель отслеживает, сколько дней отпуска заработано работником, и при планировании отпусков придерживается этого числа.
Причина в том, что при увольнении с работника невозможно удержать отпускные за неотработанное время сверх ограничения для удержаний, установленного ТК. Кроме того, отпуск за второй и последующие годы работы не может начинаться раньше, чем новый рабочий год.
Отпускной стаж также используют для отслеживания, сколько дней отпуска накопилось у сотрудника, и при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.
Какие периоды включать в отпускной стаж
В стаж, дающий право на отпуск, включается отработанное время. Стаж также идет, если работник не трудился, но за ним сохранялось место работы. Это, в частност
— выходные и праздничные дни;
— время болезни, командировок, учебы;
— оплачиваемые отпуска;
— отпуска без сохранения заработной платы, но не более 14 дней в
В общем, проще сказать, какие периоды в отпускной стаж не включаются. Так, не считаем время отработанным, если работник прогуливал или был отстранен от работы по своей вине. Исключаем также периоды отпуска за свой счет свыше 14 дней. Время отпусков по уходу за ребенком до 3 лет также в стаж не идет.
В связи с коронавирусом стал актуальным вопрос включения в отпускной стаж времени простоя не по вине работника. В законодательстве этот период как исключаемый прямо не указан. Но нет и прямого указания на то, что это время включается в стаж для отпуска.
Однако простой по сути — это временная приостановка работы по внешним или внутренним причинам. Следовательно, это период, когда за человеком сохраняется место работы. А значит, и за время простоя сотрудник «зарабатывает» дни отпуска, что подтверждает и Минтру
Рабочий год, за который полагается отпуск, отсчитываем с первого дня работы, и если не было исключаемых периодов, то в этот же день следующего года у работника начнется новый рабочий год. Если исключаемые периоды были, то рабочий год удлиняется на количество исключенных
Пример. Определение продолжительности рабочего года
/ условие / Рабочий год сотрудника — с 01.06.2020 по 31.05.2021. Отпуска за прошлые периоды использованы полностью. Работник был в ежегодном основном отпуске 28 дней с 01.02.2021 по 28.02.2021, а 20 дней с 01.03.2021 по 20.03.2021 — в отпуске за свой счет.
Определим рабочий год, за который можно предоставить следующий отпуск.
/ решение / В отпускной стаж включают все 28 дней основного отпуска и 14 дней отпуска за свой счет — с 01.03.2021 по 14.03.2021. 6 дней отпуска без сохранения заработной платы с 15.03.2021 по 20.03.2021 в отпускной стаж не включаются.
Считаем дни отпуска «за вредность»
Полный дополнительный «вредный» отпуск положен после 11 месяцев непосредственной работы во вредных условиях. Поэтому все отработанные в таком режиме часы надо перевести в месяцы. Сделать это можно так.
Посчитайте, сколько дней расчетного периода фактически отработано во вредных условиях. Если работник трудится не на полную ставку, переведите часы в дни с учетом его занятости. На следующем этапе разделите общее число отработанных дней на среднемесячное количество рабочих дней по графику работы вашей организации, с округлением по правилам математики. Если получилось меньше 11 месяцев, «вредный» отпуск предоставляйте пропорционально отработанному времен
Пример. Расчет дней отпуска «за вредность»
/ условие / Работник, принятый на полную ставку 11.11.2020, уходит в отпуск с 29.10.2021. Полный отпуск «за вредность» — 12 рабочих дней. За период с 11.11.2020 по 28.10.2021 он отработал во вредных условиях 211 дней: 37 дней — в 2020 г., 174 дня — в 2021 г. Подсчитаем «вредный» стаж работника для целей дополнительного отпуска.
/ решение / Общее количество рабочих дней при
В 2021 г. норма рабочего времени для
Всего за расчетный период отработано 10 мес. Поскольку стаж работы меньше 11 мес., то отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени и равен 10 рабочим
Оформляем отпуск работника
График отпусков, как я уже сказал, обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому пространства для маневров как у кадровика, так и у сотрудника не очень много. Если работодатель не хочет отпускать работника или работник не хочет идти в отпуск в оговоренное время — все эти моменты вы согласуете друг с другом и фиксируете договоренности в графике.
О предстоящем по графику отпуске работнику надо сообщить, и сделать это нужно не менее чем за 2 недели до начала отдыха. Роструд акцентирует внимание на том, что недостаточно ознакомить работника только с графиком. Работник должен получить личное уведомление о начале отпуска. Форма уведомления произвольная и, например, может выглядеть
Пример. Уведомление о начале отпуска
ООО «Альфа»
Главному бухгалтеру
Никаноровой Е.А.
Уведомление
03.06.2021
С 18.06.2021 вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
Основание: график отпусков от 17.12.2020 № 36
С уведомлением ознакомлен:
03.06.2021
О предоставлении отпуска нужно издать приказ. Это тоже нужная бумага — без приказа бухгалтер не начислит отпускные. Для приказа можно использовать как унифицированную форму
Что касается заявления на отпуск, то это документ необязательный. Как правило, если в отпуск работник идет по графику, то в заявлении нет нужды. Но в графике отпусков может не быть сотрудника, принятого в текущем году. Тогда лучше взять с него заявление о предоставлении отпуска заранее, с учетом срока выплаты отпускных.
Также заявление понадобится, если работник с правом на «удобный» отпуск, внесенный в график без конкретных дат отдыха, определился с датами. Чтобы уведомить об этом работодателя, и нужно заявление на отпуск.
Кроме приказа, для оформления отпуска вам понадобится записка-расчет, но прежде чем ее заполнить, нужно посчитать отпускные.
Читать далее