Как правильно рассчитать отпускные в 2025 году 5269

Каждый работник имеет право на отпуск. А отпуск – это время отдыха, за которое работодатель платит отпускные. Как правило, работник может взять 28 календарных дней за год. Такова обычная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ). О нем и пойдет речь.

Сразу оговоримся, что некоторые категории работников имеют право на более длинный отпуск, к примеру, педагогические работники (ст. 334 ТК РФ). Основной ежегодный отпуск работающего инвалида составляет 30 календарных дней. Кроме того, есть работники, которым положен дополнительный отпуск плюсом к ежегодному основному (ст. 116 ТК РФ). 

О продолжительности ежегодных основных и дополнительных отпусков для работников разных категорий рассказывает главный редактор журнала "Главная книга" Евгения Филимонова.

Посмотреть целиком вебинар: "Топ-10 вопросов по отпускам и отпускным"

Как рассчитать отпускные

Чтобы посчитать сумму отпускных, нужно знать несколько показателей:

• сумму заработка работника за расчетный период, т. е. за 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск;
• количество дней, отработанных в расчетном периоде (отработанных не значит рабочих);
• число календарных дней отпуска.

Последний показатель самый простой. Если работник собирается отдыхать в соответствии с графиком отпусков и не просит предоставить отпуск авансом, то сколько календарных дней отпуска запланировано, столько и оплатит работодатель. Исключение – праздничные дни (ст. 112 ТК РФ). Если на период отпуска приходится праздничный день, он не включается в число дней отпуска и не оплачивается.

Пример 1. Белочкина А.П. написала заявление на отпуск на 3 недели – с 3 по 23 марта 2025 г. Поскольку на период отпуска приходится праздник 8 Марта – Международный женский день, то Белочкина А.П. использует 20 календарных дней отпуска и именно столько дней ей оплатят.

С остальными показателями в расчете отпускных дело обстоит несколько сложнее.

Что нужно знать об отпускных

Прежде чем переходить к расчету, нужно понять, какие именно выплаты учитываются при подсчете заработка, ведь в течение своей трудовой деятельности работник получает не только зарплату и премии, но и пособия, надбавки, командировочные, компенсации и т.д.

Кроме того, надо разобраться, какие периоды не включаются в отработанные дни: работник может заболеть, не иметь возможности работать из-за простоя на предприятии или по иным уважительным причинам не исполнять трудовые обязанности в свой рабочий день.

Кстати, если часть зарплаты в организации платят «в конверте», то отпускные работникам, как правило, считают только исходя из «белых выплат». И сумма в итоге может получиться заметно меньше зарплаты. Но в любом случае средний заработок в пересчете за месяц не может быть меньше МРОТ, если работник полностью отработал норму рабочего времени и исполнил свои трудовые обязанности в расчетном периоде (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922, далее – Положения N 922).

Напомним также, что ТК РФ допускает разделение отпуска на части. Но одна из них должна быть не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). При этом для каждой части отпуска определяется свой расчетный период и начисляются свои отпускные.

Как можно разделить отпуск на части, рассказывает главный редактор журнала "Главная книга" Евгения Филимонова.

Посмотреть целиком вебинар: "Топ-10 вопросов по отпускам и отпускным"

Общая формула расчета

Основная формула довольно простая (п. 9 Положения N 922):

 

Средний дневной заработок – это средний доход, который работник зарабатывал за 1 календарный день в течение 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения N 922). Эти 12 месяцев называют расчетным периодом. И первое, что нужно сделать при расчете отпускных, – установить расчетный период.

Шаг 1. Определить расчетный период

Для целей расчета отпускных календарным месяцем считается период с 1 по 30 либо по 31 число соответствующего месяца включительно, а в феврале – с 1 по 28 либо по 29 число включительно (п. 4 Положения N 922). То есть у работников, которые собираются в отпуск, к примеру, с 4, 10 или 23 октября, расчетные периоды будут начинаться одинаково – с 1 октября предыдущего года (при условии, что на тот момент эти работники уже трудились в данной организации).

Пример 2. Отпуск Белочкиной А.П. начинается в октябре 2024 года, поэтому расчетный период у нее будет с 1 октября 2023 по 30 сентября 2024.

Впоследствии 12 месяцев расчетного периода нужно будет «перевести» в дни. Но сначала разберемся с выплатами, которые включаются в расчет.

Шаг 2. Вычислить доход работника за расчетный период

Выплаты, учитываемые в расчетном периоде, это те суммы, которые входят в систему оплаты труда (п. 2 Положения N 922). То есть зарплата, премии (но они берутся в расчет в особом порядке), доплаты и надбавки (ст. 135 ТК РФ). К последним относятся, к примеру, выплаты за работу в условиях, отличающихся от нормальных. Допустим, за работу в ночное время (ст. 149, 154 ТК РФ). Подробнее о том, что входит в средний заработок, написано в отдельной статье.

А те суммы, которые не являются платой за труд, наоборот, при расчете отпускных не учитываются (п. 3 Положения N 922). В том числе:

• нетрудовые компенсации, например, компенсация за использование личного автотранспорта работника;
• социальные выплаты, например, материальная помощь к свадьбе сотрудника (Письмо Минтруда от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105).

Исчисление средней зарплаты: что не входит в средний заработок и в расчетный период

Также в расчете не учитываются гарантии, положенные работнику при определенных обстоятельствах и рассчитанные исходя из среднего заработка работника (пп. «а» п. 5 Положения N 922). К примеру, выплаты за командировку. Сотрудник в командировке, конечно, работает – исполняет поручение работодателя, то есть нельзя назвать эти выплаты нетрудовыми доходами. Но они считаются исходя из среднего заработка. А учитывать средний заработок в расчете еще одного среднего заработка (для целей отпускных) математически неправильно. Поэтому такие периоды, за которые работнику начислялись выплаты по среднему заработку, исключаются из расчета вместе с этими выплатами (Письмо Минтруда от 13.08.2015 N 14-1/В-608).

Аналогичным образом в расчет не попадают периоды болезни работника и суммы пособий по больничному (пп. «б» п. 5 Положения N 922). Что тоже понятно. Ведь пособия по временной нетрудоспособности считаются по особым правилам, и сумма пособия за день не может превышать определенного лимита. Соответственно, если учитывать в расчете среднедневного заработка выплаты по больничным, то итоговый показатель может быть занижен.

Есть и другие выплаты, не включаемые в расчет отпускных.

Шаг 3. Определить, сколько дней отработано за расчетные 12 месяцев

Поскольку в расчете используется средний дневной заработок, то нужно посчитать число отработанных дней, чтобы затем заработок на эти дни поделить. Каждый полностью отработанный месяц (когда у сотрудника отработаны все рабочие дни по производственному календарю) дает 29,3 дня. Эта среднее число календарных дней в месяце. Оно определяется так: (365 дн. – 14 дн.) / 12 мес. Вычитается именно 14 дней, т.к. столько в РФ официальных праздничных дней в году (ст. 112 ТК РФ).

Но очень редко бывает так, что у работника нет никаких исключаемых периодов в течение всех 12 месяцев расчетного периода. Допустим, работник взял больничный в октябре. Тогда в расчет нужно включать не 29,3 дня за октябрь, а меньшее число дней. Как их посчитать, показано в формуле (п. 10 Положения N 922):

 

А итоговая формула количества отработанных дней за расчетный период выглядит так:

 

Шаг 4. Рассчитать среднедневной заработок и отпускные

Если вы знаете общую сумму выплат, полученных работником за расчетный период, а также количество отработанных дней за расчетный период, то самое время переходить к среднедневному заработку. Он определяется так (п. 9 Положения N 922):

 

Пример 3. Белочкина А.П. идет в отпуск с 10 по 30 марта 2025 г. Расчетный период – с 01.03.2024 по 28.02.2025. С 10 по 15 апреля 2024 г. (6 дней) Белочкина А.П. была на больничном, а с 13 по 19 июня 2024 г. (7 дней) – в отпуске. Совокупный доход сотрудницы за расчетный период – 744 000 руб. (без учета пособия по временной нетрудоспособности и июньских отпускных (Письмо Минтруда от 15.04.2016 N 14-1/В-351), поскольку указанные выплаты не включаются в расчет среднего заработка).

Решение. Количество дней в апреле для расчета отпускных: (30 дн. – 6 дн.) / 30 дн. х 29,3 = 23,44 дн.

Количество дней в июне для расчета отпускных: (30 дн. – 7 дн.) / 30 дн. х 29,3 = 22,46 дн.

Остальные 10 месяцев расчетного периода отработаны полностью.

Количество дней в расчетном периоде: 29,3 х 10 мес. + 23,44 дн. + 22,46 дн. = 338,9 дн.

Средний дневной заработок: 744 000 руб. / 338,9 дн. = 2195,34 руб.

Отпускные: 2195,34 руб. х 21 дн. = 46102,14 руб.  

Что можно сделать, чтобы отпускные были больше: отпускные не равно зарплата

Глядя на формулу, нетрудно догадаться, что чем больше заработок сотрудника, тем больше будут его отпускные. Поэтому если в первом полугодии 2024 г. вы работали на ¾ ставки, а во втором полугодии вышли на целую ставку, то отпускные за отпуск во втором полугодии 2025 г., однозначно будут больше, чем отпускные за отпуск, начавшийся в первой половине 2025 г.

Если же зарплата у работника в течение последних 12 месяцев не менялась, то существенно повлиять на размер отпускных не получится. А вот на общую сумму доходов за месяц, на который приходятся отпускные дни, повлиять можно. Ведь обычно работник находится в отпуске не целый месяц, а неделю или несколько. Значит, остальную часть месяца он работает и получает за это время зарплату. Так вот сумма отпускных и зарплаты может заметно отличаться в зависимости от конкретного месяца. Покажем это на примере.

Порядок расчета отпускных на примерах

Сравним, сколько получит Белочкина А.П., если пойдет на неделю в отпуск в марте 2025 г. и в январе 2025 г.

Пример 4. Белочкина А.П. идет в отпуск с 24 по 30 марта 2025 г. Расчетный период – с 01.03.2024 по 28.02.2025. С 10 по 15 апреля 2024 г. (6 дней) Белочкина А.П. была на больничном, а с 13 по 19 июня 2024 г. (7 дней) – в отпуске. Оклад сотрудницы – 62 000 руб. в месяц. Ее совокупный доход за расчетный период – 744 000 руб. (без учета пособия по временной нетрудоспособности и июньских отпускных).

Решение. По сравнению с Примером 3 изменилась только продолжительность отпуска. Поэтому пропустим первые этапы решения. А сумма отпускных составит:

2195,34 руб. х 7 дн. = 15 367,38 руб.

В марте 2025 г. 21 рабочий день. Соответственно, зарплата Белочкиной А.П. за 16 рабочих дней марта (которые она отработала) будет равна: 62 000 тыс. / 21 раб. дн. х 16 дн. = 47 238,10 руб.

Итого выплаты за март 2025: 47 238,10 руб. + 15 367,38 руб. = 62 605,48 руб.

Пример 5. Воспользуемся условиями примера 4 с той разницей, что Белочкина А.П. пойдет в отпуск с 9 по 15 января 2025 г. Расчетный период – с 01.01.2024 по 31.12.2024.

Совокупный доход за расчетный период – 744 000 руб. Периоды отпуска и болезни – как в примере выше.

Решение. Сумма отпускных составит: 2195,34 руб. х 7 дн. = 15 367,38 руб.

В январе 2025 г. 17 рабочих дней. Тогда зарплата Белочкиной А.П. за 12 рабочих дней января будет равна: 62 000 тыс. / 17 раб. дн. х 12 дн. = 43 764,71 руб.

Итого выплаты за январь 2025 г.: 43 764,71 руб. + 15 367,38 руб. = 59 132,09 руб.

Как видим, разница в итоговых суммах составила 3473,39 руб. При том, что сумма отпускных за 7 дней в обоих примерах была одинаковой.

Вывод: чем больше рабочих дней в месяце, тем выгоднее в нем брать отпуск.

Калькулятор расчета отпускных 2025

Воспользуйтесь нашим калькулятором отпускных, чтобы упростить себе задачу и не тратить время на расчет. А если вы уже все посчитали, то калькулятор поможет удостовериться в правильности вашего результата.