Считаем и выплачиваем отпускные

Что нужно для расчета

Дни отпуска оплачиваются по среднему заработку, общий принцип расчета которого есть в ст. 139 ТК. Средний дневной заработок определяют последовательным делением суммы выплат за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, на 12 и на 29,3.

Но в ТК приведено идеальное правило, когда человек отработал все 12 месяцев. Нюансы регулирует правительственное Положение. Так, не всегда у сотрудника наберется 12 полных месяцев работы перед отпуском. Например, у новых сотрудников может быть и меньше.

Кроме того, внутри этого периода могут быть больничные, отпуска и командировки, все это нужно учитывать для расчета среднего заработка, иначе сумма получится некорректной. Наконец, работнику могут выдавать не только зарплату, но и выплаты социального характера, вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Так что просто использовать всю сумму начислений работнику из программы не всегда корректно. Поэтому нужно, во-первых — более детально остановиться на выборе периода для расчета, во-вторых — определить, сколько дней в календарном исчислении отработал работник, в-третьих — проследить, все ли выплаты у работника входят в расчет среднего заработка.

Определяем расчетный период

Расчетный период — это, как я уже сказал, 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Причем месяцы календарные, с 1-го по последнее число, и входят они в расчетный период целиком. Не может быть в расчетном периоде месяца некалендарного, то есть просто отрезка из 30 дней или 31 дня. Например, если работник идет в отпуск с 10.04.2021, то расчетный период для расчета отпускных — с 01.04.2020 по 31.03.2021ст. 139 ТК РФ; п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Другая ситуация — если человек отработал меньше 12 месяцев и это его первый отпуск. Допустим, сотрудник приступил к работе с 12.10.2020, а 13.04.2021 пошел в отпуск. Полного 12-ме­сячного расчетного периода у него нет, есть только 6 месяцев — с октября 2020 г. по март 2021 г.

Несмотря на то что октябрь отработан не полностью, в расчетный период этот месяц входит. В дальнейшем мы будем корректировать его, но пока остановимся на том, что месяц начала работы тоже входит в расчетный период, даже если работник приступил к работе не с 1-го числа.

Расчетный период определяйте один раз, то есть одно начисление — один расчет, даже если работник берет без перерыва два вида отпуска (основной и дополнительный) или основные отпуска за разные годы. В приказе на отпуск в таком случае дни отпуска будут суммироваться. Если же между отпусками есть перерыв, даже 1 день, расчетный период может поменяться — так произойдет, когда второй отпуск начнется уже в другом месяце.

Если в расчетном периоде нет отработанных дней

Расчетный период можно сдвигать, если в том отрезке времени, что вы изначально определили, у человека нет отработанных дней и зарплаты. Обычно такое случается, если работница после отпуска по уходу за ребенком берет оплачиваемый отпуск.

В этом случае весь период, когда у женщины не было заработка, отбрасывается, причем целиком, а не частями по 12 месяцев. Соответственно, рано или поздно вы найдете месяц, где есть отработанные дни. Предшествующие ему 12 месяцев образуют новый расчетный периодп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Если сотруднику в первый же месяц работы предоставляют отпуск, то расчетный период обычным способом не определить. Тогда за расчетный период берем отрезок времени с 1-го числа месяца ухода в отпуск по день, предшествующий началу отпускa. Ситуация редкая, но все же. Особенно когда новый работник — внешний совместитель, который берет отпуск авансом одновременно с отпуском на основной работестатьи 122, 286 ТК РФ; п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

И совсем уж экзотикой кажется вариант, когда человек с первого дня работы получает средний заработок, например сразу отбыл в длительную командировку, а после нее взял отпуск. То есть в табеле нет ни одного дня, отмеченного кодом «Я» или «01». Вместо него — код «К» или «06».

В этом случае у сотрудника нет отработанных дней: ни в расчетном периоде, ни до него, ни в месяце ухода в отпуск. Тогда расчетный период не определяют, а считают отпускные из оклада. Как это сделать, я расскажу позжеп. 8 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Какие дни в расчетном периоде считать отработанными, а какие — нет

Поскольку отпуск предоставляется в календарных днях, то и средний дневной заработок нам надо определить в расчете на 1 календарный день. Нужно посчитать, сколько рабочих дней отработано в пересчете на календарные.

Сделать это очень просто. Понадобится табель учета рабочего времени за каждый месяц расчетного периода и производственный календарь. Месяц, который отработан полностью, то есть отработанные по табелю дни и часы не меньше нормы часов по календарю обычной 5-днев­ной недели, приравнивается к 29,3 календарного дня.

Месяц считается отработанным не полностью, если человек приступил к работе не с начала месяца или в нем есть исключаемые периоды. Что такое исключаемые периоды? Обобщенно можно сказать, что это время, когда работник не трудился по уважительным причинам, но сохранял рабочее место. Сразу отмечу, что речь не о выходных и праздничных днях. Эти дни не исключаются в любом случае.

К исключаемым периодам относятся, например, дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом, а также времяп. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

— болезни и иной нетрудоспособности;

— отпусков: основного, дополнительного, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебного;

— командировки;

— простоя по вине работодателя или по внешним причинам;

— повышения квалификации с отрывом от работы.

Также исключается и время, когда работник не трудился и не получал за это деньги, — отпуска без сохранения заработной платы, неоплачиваемые учебные отпуска.

Подсчет дней в полностью и не полностью отработанных месяцах

Месяцы, которые отработаны частично, пересчитываем в календарные дни. Для этого календарные дни месяца уменьшаем на календарные дни исключаемого периода. Получаем количество отработанных дней в месяце. А затем корректируем полученную величину по такой формуле.

Обратите внимание, что если человек начал трудиться не с 1-го числа месяца, то такой месяц не считается полностью отработанным. А значит, дни этого месяца мы тоже пересчитываем по формуле.

В тех редких случаях, когда у сотрудника все месяцы периода отработаны полностью, количество календарных дней для расчета среднего дневного заработка будет определяться просто умножением 29,3 дня на 12 месяцев. В итоге получим 351,6 дня29,3 дн. х 12 мес. = 351,6 дн..

Нерабочие дни по указам Президента РФ в расчетном периоде

Кроме того, при расчете отпускных остается актуальным вопрос, как учитывать нерабочие «президентские» дни в период с марта по май 2020 г., 24 июня и 1 июля 2020 г., а также в мае 2021 г.? Ведь эти месяцы могут попасть в расчетный период. Например, для отпуска, который начнется в июне 2021 г., в этот период, помимо прочего, войдут июнь и июль 2020 г. плюс май 2021 г.

Естественно, вопрос возникает, только если работник в указанные дни не трудился, а зарплату получал. Если же человек продолжил работу как обычно, для него нерабочие дни — обычные отработанные и, конечно, включаются в подсчетп. 2 Рекомендаций работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года, утв. Минтрудом.

Итак, в Положении о среднем заработке оплачиваемые нерабочие дни 2020 г. прямо не прописаны. Но мы можем опираться на норму, которая предписывает исключать из расчетного периода время, когда человек не работал. Несмотря на то что за эти дни работодатель платил оклад, а не средний заработок, они все равно не считаются отработанными. А значит, нерабочие дни нужно исключить из расчетного периодаПисьма Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585; Роструда от 20.07.2020 № ТЗ/3780-6-1; п. 2 Рекомендаций работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года, утв. Минтрудом.

Какие выплаты включать в расчет

В расчете среднего заработка для отпускных участвуют выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда. Проще говоря, выплаты, что работник получает за свой трудп. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

— зарплата по окладной системе и по сдельным расценкам;

— различные надбавки и доплаты — за совмещение, расширение зоны обслуживания, за стаж работы, руководство бригадой и др.;

— повышенная оплата труда на вредных работах, за работу в ночное время, сверхурочные, за работу в выходные, праздники;

— северные надбавки;

— премии и другие стимулирующие выплаты, зависящие от результата труда.

Я не зря сказал, что премии должны прямо или косвенно зависеть от результата труда. Это значит, что премии к отпуску, к юбилею работника, к какой-либо корпоративной дате для расчета среднего заработка по общему правилу не учитываются.

Причина — эти выплаты «случайные», вне системы оплаты труда. Их начисляют не за рабочие успехи, а по доброй воле руководства. Но стоит связать эти выплаты с выполнением каких-то показателей, достижением результатов и внести в положение об оплате труда — и вуаля, премия становится «системной», входит в систему оплаты труда, а значит, участвует в расчете среднего заработкаПисьма Минздравсоцразвития от 13.10.2011 № 22-2/377012-772; Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1.

Какие выплаты НЕ включать в расчет

Теперь о выплатах, которые не включаются в расчет. Перво-наперво, это деньги, начисленные за исключаемые периоды, о которых мы говорили чуть ранее — пособия по нетрудоспособности, средний заработок на время отпуска, учебного отпуска, командировки, пособия по беременности и родам и так далееп. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Здесь нужно добавить, что доплату до оклада к больничному тоже нужно исключать, хотя прямо это выплата в Положении о подсчете среднего заработка не поименована. Все дело в том, что доплата положена за исключаемое из расчета время. Исключаем период — исключаем и суммы, начисленные за этот период.

Идем дальше. Не берем в расчет полученные работником социальные выплаты. Это могут быть, например, материальная помощь, выплаты к рождению ребенка, доплаты к отпуску, подарки, компенсации проезда, питания, медицинских расходов, оплата обучения. Все это к трудовой деятельности не имеет отношения.

Компенсации, которые представляют собой возмещение расходов работника, понесенных в ходе исполнения трудовой обязанности, тоже не учитываем — это суточные, возмещение перерасхода по подотчетным суммам, компенсации за использование личного инструмента, автомобиля, компенсации за задержку заработной платы.

Не нужны и выплаты по гражданско-правовым договорам с работником, поскольку это не трудовые отношения. Например, игнорируемПисьмо Минтруда от 13.08.2014 № 17-3/В-383:

— выплаты за аренду личного автомобиля;

— вознаграждение по договору оказания услуг или договору подряда, если человек выполняет побочную работу, которая не охватывается трудовым договором;

— вознаграждение членам совета директоров;

— авторские вознаграждения, если они не включены в систему оплаты труда.

Выплаты за период командировки: здесь играем, здесь не играем

По идее, время командировки и начисленные за нее суммы не должны идти в подсчет среднего заработка, как туда не идут, скажем, период нетрудоспособности и соответствующее пособие, а также доплата до оклада за дни болезни.

Но, по мнению Минтруда, доплату до оклада за время командировки включать в расчет надо, потому что это часть заработной платы. А доплату за работу в выходной день в командировке — нет, она же начислена за исключаемый периодПисьма Минтруда от 13.08.2015 № 14-1/В-608, от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105.

Давайте попробуем разобраться, все ли здесь правильно. Исключение из расчета периода командировки и начисленных за это время выплат представляется разумным, если цель этого действа — убрать сумму среднего заработка, сохраненного на период командировки. Это не зарплата, а гарантийная выплата, которая ее заменяет.

Сумма доплаты до оклада на время командировки по своей сути тоже гарантия, поскольку возмещает работнику недополученную сумму заработной платы, которую он мог бы заработать, если бы не отправился в служебную поездку.

Так что в этом вопросе я бы с чиновниками поспорил. Рассматривать доплату до оклада командированному сотруднику как деньги за труд, даже если эта сумма прописана в трудовом договоре, я бы не стал. Но поскольку мнение Минтруда в пользу работника, то бог с ней, с логикой.

А вот привлечение человека к работе в выходной день в командировке оплачивается в соответствии со ст. 153 ТК, то есть в двойном размере исходя из его дневной ставки оклада или часовой ставки. Это уже не гарантия, а зарплата, которую, тем не менее, Минтруд призывает исключить из подсчета. Справедливо ли это? Позвольте поразмышлять.

Да, если выкинуть весь период командировки и оставить доплату за работу в выходные и праздничные дни, то средний заработок будет выше, поскольку в числителе формулы у нас деньги, а в знаменателе отработанные календарные дни месяца.

Получается, выплата есть, а день, к которому она относится, в расчете отсутствует. Будь это обычная доплата за работу в выходные дни, то календарные дни месяца — и выходные, и будни — все вместе мы бы перевели в отработанные календарные. Тогда и выходной, и доплата за выходной попали бы в расчет.

Но с командировкой так не получается. Выборочно выкидывать дни служебной поездки нам не дает Положение о среднем заработке. Поэтому, несмотря на то что доплата за работу в выходной и праздничный день не гарантия, а компенсационная часть зарплаты, нам все-таки придется взять на вооружение подход Минтруда. И выкидывать вместе с днями командировки и доплату за работу в выходной деньПисьмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110.

Получается, что и премия, выплаченная работнику за успешно выполненное в командировке задание, в расчет среднего заработка также не попадетПисьмо Минтруда от 27.04.2018 № 14-3/10/В-3162.

Считаем отпускные

Если у работника не было премий и повышения зарплаты в расчетном периоде, то остается только разделить базу, то есть сумму выплат, участвующих в расчете, на отработанные в расчетном периоде календарные дни. В итоге получим среднедневной заработок. Его нужно умножить на количество дней оплачиваемого отпуска. Это и есть отпускные.

Особая ситуация: отпускные из зарплаты месяца или оклада

Как и обещал, рассказываю, как посчитать отпускные, если человек в расчетном периоде и ранее вообще не выходил на работу и в табеле за это время ни одного кода «Я» или «01». Ситуация редкая, да, но не фантастическая.

Здесь может быть два варианта. В расчетном периоде отработанных дней нет, но человек трудился в месяце ухода в отпуск. Тогда считаем отпуск из дней и выплат этого месяца.

Вторая ситуация, когда у человека и с первого дня работы сплошь исключаемые периоды, без перерыва, и в месяце ухода в отпуск нет отработанных дней. Скажем, работницу приняли в порядке перевода на новое место, с первого дня работы у нее отпуск по уходу за ребенком. По его окончании она берет оплачиваемый отпуск.

Тогда считаем отпускные из оклада. Для расчета среднедневного заработка берем оклад и делим его на 29,3. Некоторые допускают ошибку и делят оклад на число календарных дней в месяце отпуска. Но так делать нельзя, есть установленная величина — 29,3. После этого умножаем среднедневной заработок на количество дней предоставляемого отпуска.

Особая ситуация: оплачиваем отпуск в рабочих днях

Средний дневной заработок для оплаты отпуска, предоставляемого в рабочих днях, считают иначе. Сумму выплат, участвующих в расчете, вы считаете так же, как и для отпуска в календарных днях. А вот количество отработанных дней в расчетном периоде считают по календарю 6-днев­ной рабочей недели, даже если работник трудится на пятидневке.

Если в расчетном периоде есть исключаемые отрезки времени, то их продолжительность переводим в рабочие дни по календарю 6-днев­ной рабочей недели — субботы считаем, а воскресенья — нетп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Выплачиваем отпускные

Расчет отпускных удобно оформить в виде унифицированной записки-расчета по форме № Т-60. Но возможно, дополнительно придется привести на отдельном листе расчеты, связанные с премиями или с индексацией зарплаты. Либо заранее позаботиться о дополнении унифицированной формы необходимыми графами.

Выплатить отпускные нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. А Роструд уточняет, что речь идет о календарных днях. Например, работнику, который уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если день выплаты приходится на выходной или праздник, выдайте отпускные наканунеПисьма Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157, от 26.07.2019 № 14-1/В-582; Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1.

Нарушение этого правила грозит административным штрафом до 50 000 руб. Кроме того, придется выплачивать работнику компенсацию за задержку заработной платы. Выплата отпускных раньше времени нарушением считаться не будетст. 136 ТК РФ; ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Не забудьте внести информацию об отпуске в личную карточку работника по форме № Т-2. В нужных графах проставьте даты отпусков и период работы, за который они были предоставлены, количество календарных дней и реквизиты приказа о предоставлении отпуска.

В табеле дни оплачиваемого ежегодного отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09», а дополнительный отпуск — кодом «ОД» или «10».

Читать далее