Учет расчетов с подотчетными лицами
Если организации нужно приобрести какое-то имущество (канцтовары, оргтехнику) или какие-то услуги/работы, например отремонтировать принтер, то по поручению организации это может сделать ее работник. При этом он может оплатить покупку наличными или банковской картой, а затем отчитаться о покупке. Такой работник будет подотчетным лицом.
Еще один распространенный пример подотчетных лиц – работники, направленные в командировку.
Подотчетные лица
Подотчетные лица – это физлица, которым выдаются деньги для оплаты товаров, работ, услуг в интересах организации (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Подотчетным лицом может быть любой работник организации, а также физическое лицо, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера (например, исполнитель или подрядчик по договору выполнения работ) (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Издавать приказ о том, кто в организации может быть подотчетным лицом, не обязательно. Но при желании руководитель может с помощью такого приказа ограничить число сотрудников, которые могут получать деньги под отчет.
Порядок выдачи наличных денег под отчет
Для выдачи работнику (другому лицу) денег под отчет необходимы (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
- или приказ руководителя. При этом можно оформить один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетникам с указанием их ф.и.о., сумм денег и сроков, на которые выдаются деньги;
- письменное заявление подотчетного лица с разрешительной надписью руководителя. Образец заявления можно посмотреть здесь.
Кстати, деньги под отчет можно перечислить на банковскую карту физлица, а не выдавать наличными. Причем это может быть как зарплатная карта сотрудника, так и любая другая (Письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Порядок составления отчета подотчетником
Подотчетное лицо должно составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет со всеми подтверждающими расходы документами. Срок предъявления отчета устанавливается руководителем организации. Далее авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается у руководителя и по отчету производится окончательный расчет с подотчетником в срок, установленный руководителем (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
По подотчетным суммам, выданным на командировку, работник должен отчитаться в срок, не превышающий 3 рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Обратите внимание: подотчетник, рассчитываясь от лица организации с другими юрлицами и предпринимателями наличными деньгами, должен соблюдать лимит расчета наличными. Иначе организация может быть оштрафована за нарушение лимита. Напомним, лимит составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Бухучет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71. Покажем проводки по расчету с подотчетными лицами в таблице.
| Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
Выданы наличные деньги под отчет | 71 | 50 |
Подотчетные деньги перечислены на банковскую карту работника | 71 | 51 |
Отражены расходы по авансовому отчету | 20, 60, 76 и т.д. | 71 |
Выплачен перерасход по авансовому отчету | 71 | 50, 51 |
Возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств | 50 | 71 |
