Как оплачиваются командировочные дни?

При направлении работника в командировку за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также выплачиваются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ). В пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), также указано, как оплачиваются командировочные дни, и предусмотрено, что в отношении командировок совместителей применяются эти же правила.

Направление работника в командировку

Для того, чтобы направить работника в командировку, обязательно должно быть письменное распоряжение руководителя с указанием места, цели, срока командировки, а также других данных (ст. 166 ТК РФ). Когда мы говорим о командировке, то речь может идти только о работниках организации, то есть о лицах, заключивших трудовой договор. При этом в командировку можно направить и совместителей с оплатой командировочных.

Если же организация заключила гражданско-правовой договор с физическим лицом, то даже в том случае, если в договоре указаны термины «командировка», «суточные», поездка физического лица — подрядчика по законодательству командировкой не является: не надо оформлять приказ, рассчитывать аванс, выдавать командировочные. Договором могут быть предусмотрены выплаты, равные аналогичным для работников организации, но и в этом случае они не будут признаваться расходами на командировку. Это будут выплаты подрядчику по договору, где стороны самостоятельно определяют сроки и размер таких выплат. В отличие от работников не будут применяться правила о выдаче аванса, представлении авансового отчета. Также не будет действовать освобождение от НДФЛ при оплате командировки, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина от 24.02.2016 № 03-04-05/10023).

Что выплачивают командированным работникам?

Выплаты можно разделить на две части — оплату труда и командировочные расходы.

Общий принцип возмещения расходов в командировке установлен ч. 1 ст. 168 ТК РФ, но конкретный состав и размер выплат устанавливает организация в локальном акте, где обязательно должны быть указаны:

транспортные расходы работника;
расходы на проживание;
суточные.

Что касается оплаты труда, то по общему правилу она производится исходя из среднего заработка с некоторыми особенностями.

Оплата по среднему заработку работника

Очень часто оплата времени работы в командировке производится согласно окладу без учета требования ст. 167 ТК РФ о расчете исходя из среднего заработка. Между тем о необходимости расчета исходя из среднего заработка указано также и в п. 9 Положения о командировках, причем порядок этот применяется и при оплате времени в пути.

Как следует из ст. 139 ТК РФ, для того, чтобы произвести расчет зарплаты за время командировки, необходимо обратиться к Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).

Однако не все дни в командировке оплачиваются по среднему заработку. К примеру, если работник заболел и это подтверждено листком нетрудоспособности, то выплачено будет пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 Положения о командировках).

Если выходные дни приходятся на период командировки, в том числе и на время в пути, то возникает вопрос, как оплатить командировку. Особенность состоит в том, что оплата производится по правилам ст. 153 ТК РФ. Это указано в п. 5 Положения о командировках. Такого же мнения придерживается и Минтруд России (письмо от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).

Как оплачивается командировка?

Обязательным условием направления работника в командировку является выплата аванса (п. 10 Положения о командировках). Сроки и порядок расчета аванса на командировку законодательством не регламентированы, это может быть установлено в локальных нормативных актах. На практике составляется смета, в которой указаны приблизительные расходы, при этом суточные документально подтверждать не надо. Стоимость проезда и проживания может быть подтверждена распечатками с сайтов бронирования. В том случае, если расходы оплачиваются организацией в безналичном порядке, работнику эти средства не выдаются. Возможно перечисление командировочных на зарплатную карту работника или же аванс выдаётся наличными из кассы организации.

Список командировочных расходов открытый. Помимо указанных в ст. 168 ТК РФ расходов на проезд, проживание и суточных, которые обязательно надо возместить работнику, организация в локальном акте может установить иные расходы. Кроме того, расходами в командировке признаются и любые иные расходы, которые были согласованы работодателем. В отношении командировки за границу в п. 23 Положения о командировках законодательно установлены расходы, подлежащие обязательному возмещению – расходы на оформление визы, заграничного паспорта и т.п.

При оплате командировок в 2016 году этот порядок сохранился.

После возвращения из командировки в течение трёх рабочих дней работнику необходимо отчитаться об израсходованных суммах, документально подтвердив расходы, и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения о командировках).

В том случае, если работником были потрачены собственные средства, работодатель обязан компенсировать перерасход.

Если работник потратил меньше полученного аванса или не представил подтверждающие документы, что тоже считается неподтверждением расходов, то работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Но сделать это можно только при одновременном соблюдении двух условий:

удержать можно только в течение одного месяца с той даты, когда работник должен был возвратить аванс;
необходимо согласие работника. При этом форма такого согласия не установлена, то есть это может быть любое заявление в произвольной форме.

Если работник не согласен или срок пропущен, то удержание возможно только в судебном порядке.