Что делать, если потерял трудовую книжку?

Если у человека есть постоянная работа, то вероятность того, что он потеряет свою трудовую книжку, крайне мала. Ведь по общему правилу трудовые книжки работников хранятся у работодателя (п. 40,45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225, далее – Правила).

Вместе с тем, если работнику нужно предъявить свою трудовую книжку, к примеру, в отделение ПФР, чтобы специалисты Фонда учли какой-либо период трудовой деятельности гражданина, то в такой ситуации работодатель, конечно, выдаст сотруднику книжку на руки по его заявлению (ст. 62 ТК РФ). И если до возврата работодателю сотрудник ее потеряет, придется оформлять дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки для работника

Если ваш работник пришел и сообщил, что потерял трудовую книжку, то в первую очередь он должен написать заявление на оформление ее дубликата. Работодатель должен будет выдать его в срок не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил).

Но чтобы заполнить новый бланк трудовой книжки, указав в правом верхнем углу ее титульного листа «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69, далее – Инструкции), вам понадобятся сведения о предыдущих работодателях сотрудника и продолжительности его работы у них. Узнать их вы сможете, например, из экземпляров трудовых договоров, которые вам предоставит работник. В их отсутствие запрашивать информацию работнику придется у его бывших работодателей. Они могут предоставить ему копии приказов (о приеме на работу и расторжении с ним трудового договора) или справки с указанием периодов его работы.

При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» сначала укажите суммарный стаж работника у предыдущих работодателей. Затем внесите сведения о каждом из них отдельно на основании представленных работником документов (п. 7.2 Инструкции). В отсутствие документов, подтверждающих какие-либо периоды работы сотрудника, вносить данные с его слов (или на основании ранее сделанной ксерокопии книжки) в дубликат нельзя.

В последнюю очередь отразите в дубликате данные о работе сотрудника в вашей организации.

Можно ли оформить дубликат вновь принятому на работу сотруднику

Если при трудоустройстве к вам новый работник заявил, что потерял трудовую книжку и просит вас ее восстановить, посоветуйте ему обратиться к его предыдущему работодателю. В такой ситуации вы не обязаны выдавать ему дубликат, а лишь должны выдать ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Если же позднее работник отыщет свою старую трудовую книжку и передаст ее вам (либо предоставит вам дубликат трудовой, оформленный по его предыдущему месту работы), то вы просто внесете в нее запись о работе этого сотрудника в вашей организации, а ранее оформленную ему новую книжку уничтожите (п. 42 Правил).