Дата подписания электронного документа

Дата подписания первичных документов (например, актов заказчиком или накладных покупателем) имеет большое значение в бухгалтерском и налоговом учете. Поскольку именно с момента (даты) приема товаров, работ, услуг компания имеет право отразить расходы в учете и принять к вычету НДС при соблюдении других требований законодательства (ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ПБУ 10/99, ст. 172 НК РФ).

При составлении акта (накладной) в бумажном виде дата приема товаров, работ или услуг, как правило, указывается в самом документе. Если дата приема товаров, работ, услуг отдельно не указана, то расходы принимаются к учету на дату составления первичного документа. Дату подписания документа, как правило, не указывают, то есть считается, что документ подписан в день его составления. Хотя на деле это может быть и не так. Таким образом, при работе с бумажными первичными документами дата составления документа, дата его подписания и дата приема работ часто совпадают. И только если дата подписания документа важна для каких-то целей (к примеру, в договоре отдельно оговорено, что работы не считаются принятыми до тех пор, пока акт не подпишет заказчик), то стороны дополнительно указывают в первичном документе дату подписания документа.

При электронном документообороте в первичном документе присутствует дата создания документа, дата приема услуг (работ, товара) и дата подписания документа. На какую из трех дат принимать расходы в бухгалтерском и налоговом учете, расскажем далее.

Электронный документооборот: дата признания расходов

В бухгалтерском учете расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они были произведены. Данный период определяется датой приема работ (услуг), если договором не предусмотрено другое (ПБУ 10/99).

В налоговом учете расходы принимаются также по дате приема работ (услуг), если договором не предусмотрено иное (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, если электронный акт подписан позже фактического выполнения работ, то это не означает, что хозяйственная операция была произведена в день проставления электронной подписи. Если дата приемки работ (услуг) зафиксирована в документе, то отразить расходы в учете нужно именно на дату приема работ (то есть на дату совершения хозяйственной операции) (ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Имущество принимается к бухгалтерскому и налоговому учету на дату фактического поступления в организацию. То есть даже если электронный документ на поступление имущества подписан через какое-то время после его составления, имущество надо учесть по факту принятия его покупателем.

Электронный документооборот: дата подписания документа

Дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой. Это по сути дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент (п. 2 ст. 11 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).