Подотчет: кому выдавать, как оформить и учесть
Выдать деньги под отчет можно любому работнику. Не работнику деньги под отчет выдают, только если с ним заключен ГПД. Приказ об утверждении списка подотчетников не обязателен, но если вам так удобнее, можете его оформить (Письмо ЦБ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).
Приказ о подотчетных лицахЛимит расчетов наличными на выдачу под отчет не распространяется, однако подотчетник должен соблюдать это ограничение при расчетах с организациями и ИП.
Сроки и порядок выдачи денег, сдачи авансового отчета, возврата неизрасходованных сумм и возмещения перерасхода устанавливает руководитель. Их можно закрепить в ЛНА - Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Деньги выдавайте на основании приказа руководителя или подписанного им заявления подотчетного лица. Для выдачи денег директору оформляют приказ, заявление не нужно. Передавать подотчетные деньги от одного лица другому нельзя.
Если перечисляете подотчет на карту, в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения - что средства перечислены под отчет. Например, "Аванс на командировочные расходы", "Под отчет на хозяйственные нужды". Код вида дохода не указывайте. Наличные в подотчет выдают по РКО (п. 6.3 Указания N 3210-У, Письмо ЦБ от 10.07.2020 N 45-1-2-ОЭ/10700).
