БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Приказ о назначении ответственного за архив

0

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной консультации, а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом материале. Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.

Составляем приказ об ответственном за архив

Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в должностной инструкции архивариуса.

С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.

Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности.

Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ. Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).

Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа. А это чревато привлечением к административной и налоговой ответственности в соответствии со ст. 15.6 КоАП РФ, ст. 126 НК РФ.

АКТУАЛЬНОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
сентябрь 2021 г.
Москва
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 589

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.75%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
РеспектРеклама новостной рассылки
ОПРОС
Задерживала ли инспекция возврат вам личного НДФЛ (по имущественным, социальным вычетам)?
Нет, деньги перечисляют в срок – 4 месяца со дня подачи декларации 3-НДФЛ
Да, не больше чем на месяц
Да, больше чем на месяц – придрались к подтверждающим документам
Да, больше чем на месяц, хотя с документами всё было в порядке
Нужное