Положение об архиве
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению у хозяйствующего субъекта в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом хранению подлежат не только бухгалтерские, но и налоговые, кадровые и иные документы. Ведение архива в хозяйствующем субъекте – важная составляющая его деятельности.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в организации не только создается архив, назначается лицо, ответственное за архив, но может разрабатываться и Положение об архиве. Форму примерного положения об архиве организации 2018 приведем в нашей консультации.
Составляем Положение об архиве
Разработка Положения об архиве не является обязательной. А потому структура и содержание такого документа хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно.
Как правило, Положение об архиве раскрывает следующие основные аспекты:
- задачи создания архива;
- основные функции архива;
- права и ответственность работников архива.
Так, например, может указываться, что архив создается для:
- осуществления приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации;
- обеспечения сохранности документов.
К основным функциям архива, в частности, относятся:
- планирование, организация и контроль деятельности в области архивного дела;
- прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком;
- контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
Положение об архиве утверждается руководителем организации и вводится в действие на основании организационно-распорядительного документа организации (к примеру, приказа).
Рассматривается Положение об архиве организации как нормативный документ работодателя. А потому с ним необходимо ознакомить лиц, имеющих отношение к работе с архивом, при приеме таких лиц на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В первую очередь, лиц, ответственных за ведение архива. Например, архивариуса, чью должностную инструкцию мы приводили здесь.
Положение об архиве организации – образец 2018
Приведем образец заполненного Положения об архиве организации.
Скачать примерную форму Положения об архиве организации в Word можно здесь.
Различные образцы этого документа можно
скачать в КонсультантПлюс
