Актуально на: 12 сентября 2018 г.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению у хозяйствующего субъекта в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом хранению подлежат не только бухгалтерские, но и налоговые, кадровые и иные документы. Ведение архива в хозяйствующем субъекте – важная составляющая его деятельности.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в организации не только создается архив, назначается лицо, ответственное за архив, но может разрабатываться и Положение об архиве. Форму примерного положения об архиве организации 2018 приведем в нашей консультации.
Разработка Положения об архиве не является обязательной. А потому структура и содержание такого документа хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно.
Как правило, Положение об архиве раскрывает следующие основные аспекты:
Так, например, может указываться, что архив создается для:
К основным функциям архива, в частности, относятся:
Положение об архиве утверждается руководителем организации и вводится в действие на основании организационно-распорядительного документа организации (к примеру, приказа).
Рассматривается Положение об архиве организации как нормативный документ работодателя. А потому с ним необходимо ознакомить лиц, имеющих отношение к работе с архивом, при приеме таких лиц на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В первую очередь, лиц, ответственных за ведение архива. Например, архивариуса, чью должностную инструкцию мы приводили здесь.
Приведем образец заполненного Положения об архиве организации.
Примечание
Устанавливается в размере величины прожиточного минимума трудоспособного населения города Москвы. Столичный МРОТ не включает в себя компенсации и надбавки за вредную (опасную) работу, сверхурочную работу, работу в ночное время, в выходные и праздники, а также за совмещение профессий и должностей