По законодательству РФ любая организация периодически должна проводить инвентаризацию (ст. 11 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 15 ФСБУ 28/2023). В ходе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие объектов с данными бухучета. И одним из важнейших этапов является инвентаризация расчетов, в том числе с контрагентами.
Как проводится инвентаризация расчетов с контрагентами
Инвентаризация расчетов с контрагентами заключается в проверке правильности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета организации.
В ходе инвентаризации среди прочего организации нужно проверить:
- правильность расчетов с контрагентами;
- правильность и обоснованность дебиторской и кредиторской задолженности, включая ту, по которой истек срок исковой давности.
Такая проверка расчетов с контрагентами является внутренней, но существует еще и внешняя проверка.
Сверка с контрагентами
Чтобы сопоставить данные по расчетам, между контрагентами проводится сверка, по результатам которой подписывается акт сверки. Но иногда компания, проведя внутреннюю сверку остатков по счетам бухгалтерского учета в разрезе конкретного поставщика, видит, что задолженности перед ним у нее нет. И тогда она направляет этому поставщику письмо об отсутствии задолженности, в котором просит подтвердить данный факт. Образец письма об отсутствии задолженности перед контрагентом мы приведем в конце данной консультации.
Письмо об отсутствии задолженности (образец) перед организацией
Письмо об отсутствии задолженности перед контрагентом не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Письмо об отсутствии задолженности формируется компанией, которая провела инвентаризацию расчетов, за подписью ее генерального директора (иного уполномоченного лица) и скрепляется печатью (при ее наличии). Такое письмо можно отправить в электронном виде, если контрагенты взаимодействуют в рамках ЭДО, по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или вручить лично уполномоченному лицу контрагента. При выборе последнего варианта понадобятся два экземпляра письма: один отдается контрагенту, второй - остается у вас с подписью уполномоченного лица контрагента о получении.
Письмо об отсутствии задолженности: образец
Приведем образец письма.
