Оформление обязательной медицинской страховки обычно необходимо для работников, направляемых в загранкомандировки (подп. «г» п. 23 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поскольку некоторые иностранные государства не разрешают въезд в страну без оформления медполиса, действующего на ее территории. И посольства этих стран просто не выдают визы без приобретения медполиса. Поэтому лучше иметь документ посольства страны, куда направляется работник, из которого бы было видно, что медстраховка является обязательным условием получения визы. Тогда этот расход будет обоснованным и его можно будет учесть при налогообложении (ст. 252 НК РФ).
В налоговом учете затраты на приобретение медполиса надо учесть вместе с другими командировочными расходами в том отчетном периоде, в котором утвержден авансовый отчет, то есть на дату его утверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238, ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1)).
Учитывать в «прибыльных» расходах стоимость страхового полиса в месяце его оплаты рискованно. Ведь если командировка по какой-то причине не состоится, то, по мнению контролирующих органов, вы не можете учесть расходы на оформление и выдачу визы, а соответственно и медстраховки, как документа, необходимого для получения визы (Письма ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1), Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Аналогичной позиции придерживаются и некоторые суды (Постановление АС СКО от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015).
В бухучете стоимость страховки как раз можно учесть как расходы по обычным видам деятельности при условии, что она оплачена и наступил срок ее действия – в этом случае услуга вам оказана, и расход у вас действительно есть (п. 2, 4, 5 ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н). В таком случае в бухучете делаете проводки: на дату оплаты страховки - Дт 60 (71) – Кт 51, 50; на начало действия страхового полиса - Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (71).
Если же вы хотите избежать разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, тогда и в бухучете стоимость медстраховки включайте в расходы на дату утверждения авансового отчета работника (п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). Тогда в бухучете сделайте проводки:
(и) на дату приобретения медстраховки – Дт 60 – Кт 51 (71); Дт 97 – Кт 60, поскольку стоимость страховки будет учтена в расходах в будущих периодах;
(и) на дату утверждения авансового отчета работника по командировке – Дт 20 (26, 44) – Кт 97.
