Какие справки нужны работнику при увольнении в 2025 г. 38953

При увольнении работнику в последний рабочий день выдается на руки бумажная трудовая книжка с записью об увольнении. А как быть, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? Или он только недавно начал свою трудовую карьеру, и поэтому бумажная трудовая в принципе не заводилась? Какой документ должен получить работник в этом случае? И какие еще справки нужны работнику при увольнении в 2025 г.? Давайте разбираться.

Вам может быть полезен Путеводитель по трудовым спорам: спорные ситуации при увольнении работника по собственному желанию.

Бумажная трудовая книжка или СТД-Р

Если на работника не велась бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель должен выдать ему документ по форме СТД-Р (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ). Это сведения о трудовой деятельности по последнему месту работы (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). В этом документе будут указаны сведения:

• о дате и основании приема на работу в организацию;
• о дате и основании увольнения из этой организации;
• о переводах на другую работу;
• о дате подачи работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (или иными словами – о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде).

Форма СТД-Р выдается на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью работодателя.

Отметим, что если работник не получил СТД-Р в день увольнения, он вправе в любой момент обратиться за этим документом к бывшему работодателю. И тот должен выдать документ не позднее 3 рабочих дней со дня обращения бывшего работника (ст. 84.1 ТК РФ).

А вот если у работника есть бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель выдает работнику именно ее. И выдавать еще дополнительно форму СТД-Р обязанности у него нет, хотя работодатель может сделать это по своей инициативе или по просьбе работника (Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Справка о доходах физлица

При увольнении работник может запросить Справку о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). Это часть Расчета по форме 6-НДФЛ, заполняемая на конкретного человека (Приложение № 4 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@).

Справка выдается по доходам за текущий год по дату увольнения из организации.

Эта справка, в частности, пригодится следующему работодателю, чтобы он мог правильно предоставлять работнику стандартные вычеты на детей.

Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах в 2025 г.

При увольнении работодатель должен выдать работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице (п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сегодня это:

• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 отчета ЕФС-1 (Приложение N 1 к Приказу СФР от 17.11.2023 N 2281), заполненный на конкретного человека. Отчет выдается за текущий год;
• раздел 3 Расчета по страховым взносам (Приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Раздел заполняется за отчетный период, в котором работник увольняется (то есть с начала квартала по дату увольнения). 

Выдавать выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» с разделом по увольняющемуся работнику особого смысла нет. Поскольку сведения в ней будут дублировать информацию, указанную в разделе 3 РСВ. 

Справка о заработке 182н – только по заявлению работника

До 2023 г. работодатели должны были выдавать работнику справку по форме 182н. Это справка о доходах физлица за текущий год, а также за 2 предшествующих года. Справка была необходима следующим работодателям для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком. Ведь указанные пособия рассчитываются исходя из выплат в пользу работника за 2 года, предшествующих страховому случаю (болезни, уходу в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком).

Сегодня же между Социальным фонд России (или сокращенно СФР) и ФНС электронный документооборот организован таким образом, чтобы не только своевременно получать из налогового органа информацию о заработке и стаже физлица за нужные периоды, но и в срок направлять ее текущему работодателю. То есть всю информацию о размере пособия работника работодатель может получить из СФР.

Поэтому справка по форме 182н стала не нужна, и с 1 января 2023 г. ее отменили (Приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). Как следствие, увольняющему работнику не нужно требовать ее у работодателя. Если же работнику по каким-то причинам нужна именно такая справка, то работодатель должен будет ее предоставить, если работник напишет заявление с соответствующим требованием (ст. 62 ТК РФ). Либо справку по своей форме с аналогичными сведениями, сославшись на то, что форма 182н уже не действует.

Копия приказа об увольнении

Работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении (о прекращении трудового договора). И работник может потребовать выдать ему надлежащим образом заверенную копию такого приказа (ст. 84.1 ТК РФ). Приказ может понадобиться работнику в случае конфликта при расставании и, к примеру, судебного спора, связанного с увольнением или невыплатой работнику каких-то полагающихся ему сумм.

Документы, связанные с работой

Работник может письменно потребовать выдать ему любые документы, связанные с его работой (например, копии приказов, ЛНА) (ст. 84.1 ТК РФ). Эти документы могут понадобиться для предъявления следующему работодателю, подтверждения каких-либо сведений в СФР или в случае судебного спора с бывшим работодателем.

Причем даже если работник обратится за документами спустя какое-то время после увольнения, работодатель все равно обязан выдать ему любые документы, связанные с работой, в течение 3-х рабочих дней со дня подачи бывшим работником письменного заявления (ст. 62 ТК РФ).

Кстати, рекомендуем работникам получать при увольнении расчетный листок с расшифровкой выплат, сделанных при увольнении, чтобы проверить правильность расчета всех выплаченных сумм:

• заработной платы, выплаченной за время работы до дня увольнения;
• компенсации за неиспользованный отпуск;
• премии, если она была положена работнику, и т.д.

Документальное подтверждение выдачи работнику документов при увольнении

Как видим, часть документов выдается работнику при увольнении в обязательном порядке, а часть – по его требованию. Поэтому работодателю имеет смысл письменно фиксировать выдачу документов работнику. Например, работодатель может завести Журнал учета выдачи СТД-Р, в котором работники будут расписываться в получении соответствующего документа (Разъяснения с сайта «Онлайнинспекция», 2020).

Имеет смысл выдавать справки и иные документы по письменной описи. Приведем образец такого документа.

Если работник не смог получить справки в день увольнения

В этом случае работодатель действует так. Он высылает работнику письменное уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой или дать разрешение на отправку трудовой книжки по почте. В это же уведомление можно включить запрос на отправку по почте сведений персонифицированного учета, о которых мы рассказали выше. После получения разрешения работодатель вправе выслать по почте бумажную трудовую книжку, а также выписки из отчетов РСВ, Персонифицированных сведений и ЕФС-1 (ст. 84.1 ТК РФ).

А вот сведения о трудовой деятельности СТД-Р и другие документы, подтверждающие трудовой стаж работника, можно сразу заверить и направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Получать разрешение на это не надо.

Что будет работодателю, если не выдать справки

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении или которые работник письменно запросил у работодателя, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. А это немаленький штраф от 30 000 до 50 000 руб. на организацию (от 1000 до 5000 руб. на малую организацию или микропредприятие) и от 1 000 до 5 000 руб. на руководителя.