Электронный больничный лист - 2024

С 2022 года произошел полный переход на электронные листки нетрудоспособности – ЭЛН (за редким исключением). А есть ли какие-то особенности выплаты больничного пособия на основании электронного больничного? Об этом мы расскажем в нашей консультации.

Электронный больничный: кому оформляют 

С 2022 года практически все листки нетрудоспособности стали электронными (ч. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ; ч. 2, 3.1, 3.2 ст. 59 Закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ). Исключение предусмотрено для лиц (ч. 28 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее – Закона N 255-ФЗ):
1) сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну; 
2) в отношении которых реализуются меры государственной защиты. 
Очевидно, что выше речь идет не о простых работниках.

А лицам, работающим в обычных коммерческих организациях (у ИП), оформляют именно электронные больничные. ЭЛН не имеет никакой вещественной формы, на бумаге не составляется. Поэтому если работнику обязательно нужны сведения о болезни на бумажном носителе, то медицинский работник может сделать выписку из ЭЛН (ч. 7 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Кроме того, с 2023 года право на получение пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством получили и граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры – ГПД (на выполнение работ, оказание услуг, авторские договоры и некоторые другие). Но при условии, что в предыдущем году за них были уплачены взносы в размере не менее стоимости страхового года. В связи с этим у исполнителя по ГПД есть право на получение пособия в 2024 году, если в 2023 году за него были уплачены взносы, приходящиеся на страхование на случай ВНиМ, в размере не менее 5652,22 руб. Таким образом, сегодня заказчик по ГПД является страхователем, а нанятый по ГПД – застрахованным лицом. В целом порядок работы с ЭЛН для таких заказчиков аналогичен работе с ЭЛН обычных работодателей. 

Напомним также, что ФСС и ПФР в 2023 году были объединены в Социальный фонд России (СФР). Соответственно, функции двух внебюджетных фондов теперь выполняет один. И если раньше по поводу больничных организациям и ИП приходилось взаимодействовать с ФСС, то теперь – с Социальным фондом.  

Порядок работы при открытии ЭЛН в 2024 году

Полный переход на ЭЛН в 2022 году означал подключение и работодателей, и медицинских организаций к СЭДО – системе электронного документооборота  (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 23.11.2021 N 2010, далее - Правил N 2010). 
Схему взаимодействия участников СЭДО рассмотрим на примере ЭЛН, оформленного в связи с болезнью работника (далее и работников, и нанятых по ГПД для простоты будем называть работниками, а работодателей и заказчиков по ГПД - работодателями):
- работник обращается в медицинскую организацию, где ему открывают электронный больничный, который отображается в информационной системе СФР;
- СФР на основании сведений, указанных в ЭЛН, определяет, кто является работодателем заболевшего. Для этого у СФР все есть, т.к. база ПФР в 2023 году перешла к СФР;
- СФР направляет работодателю, у которого заболел сотрудник, уведомление об открытом больничном (п. 19 Правил N 2010). 
В уведомлении должно быть указано: 
- ФИО заболевшего работника, его дата рождения и СНИЛС; 
- номер и статус ЭЛН – открыт. Далее при изменении статуса (закрыт, продлен, аннулирован) работодателю также будет приходить уведомление. Кстати, и работнику тоже – в его Личный кабинет на портале Госуслуг;
- даты формирования и выдачи ЭЛН;
- период нетрудоспособности и причины ее наступления;
- номер нового ЭЛН при продлении;
- дата выхода на работу при закрытии листка.
То есть с 2022 года для получения пособия по больничному работник больше не передает в бухгалтерию бумажный больничный и не сообщает номер электронного. Информация об ЭЛН и без этого поступает к работодателю. А вот если не поступит, к примеру, по причине технического сбоя, тогда работник должен будет сообщить номер ЭЛН работодателю, чтобы запустить процедуру оплаты больничного по ранее действующей схеме (как в 2021 году). Узнать номер ЭЛН заболевший может либо непосредственно в медицинской организации, либо на портале Госуслуг (при наличии учетной записи), либо в Личном кабинете получателя услуг на сайте Социального фонда России (для входа также понадобится учетная запись от Госуслуг). 
Кстати, именно на портале Госуслуг впоследствии появится информация о назначении пособия Фондом. Благодаря этому выздоровевший сможет понять, когда пособие от СФР поступит ему на счет. Ведь нет назначения – нет выплаты. Поскольку даже при соблюдении законодательно установленных сроков и работодателем, и Фондом между датой закрытия больничного и датой перечисления пособия может пройти 13 рабочих дней, а в некоторых случаях и больше. Далее как раз поговорим о сроках. 

Порядок работы при закрытии ЭЛН в 2024 году

Когда ЭЛН будет закрыт, СФР направит работодателю уведомление об этом. В ответ работодатель в течение 3 рабочих дней представляет сведения, необходимые для назначения пособия по временной нетрудоспособности, и оплачивает первые 3 дня болезни за свой счет в порядке, установленном для выплаты зарплаты (ч. 8 ст. 13, ч. 1 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ). Отметим, что передача указанных сведений в СФР – прямая обязанность работодателей (п. 2.1 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). А за непредставление сведений в срок предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 5000 руб. (ч. 3 ст. 15.2 Закона N 255-ФЗ).
Передать в СФР работодатель должен следующие данные (пп. «а» п.22 Правил N 2010): 
- страховой стаж работника на день начала болезни; 
- сведения о замене календарных лет, если работник написал соответствующее заявление; 
- сведения о применении районного коэффициента;
- другие сведения, имеющие значения для расчета пособия (например, о том, что работник трудится на условиях неполного рабочего времени).
А вот, передавать в СФР информацию о среднем дневном заработке и тем более о сумме пособия, которое должен выплатить Фонд, работодатель не должен. Сегодня у СФР исходные данные, необходимые для расчета, есть и без этого. 

Фонд в свою очередь рассчитает сумму пособия и перечислит ее на счет выздоровевшего работника в течение 10 рабочих дней (ч. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Если же в СФР поступят сведения не в полном объеме, то в течение 5 рабочих дней работодателю будет направлено извещение о предоставлении недостающих данных. И далее у работодателя будет опять же 5 рабочих дней, чтобы направить их в Социальный фонд (ч. 20 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Вообще, цель Фонда – уйти от схемы взаимодействия, при которой какие-то данные о выплатах заболевшего предоставляет страхователь. СФР планирует определять сумму пособий исходя из сведений, полученных от налоговиков, а не от работодателей. Более того, при таком подходе Фонд сам предоставляет данные работодателям для расчета пособия за первые 3 дня болезни (ч. 4 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ). Но пока эта схема реализована не в полной мере. И сегодня работодатель может исправить предзаполненные сведения о работнике, получив запрос от СФР. В том числе и сведения о выплатах в пользу работника. 

Рассчитывается и оплачивается электронный больничный точно так же, как ранее оплачивался бумажный листок нетрудоспособности. 

Рассчитать сумму пособия по временной нетрудоспособности вы можете при помощи нашего Калькулятора.