1. Ежемесячные премии, предусмотренные трудовым или коллективным договором, положением о премировании, начисляемые за отработанные время и/или трудовые результаты, являются частью зарплаты, т.е. оплаты труда <ст. 129, 135 ТК>. В целях НДФЛ дата получения дохода в виде оплаты труда – последний день месяца <п. 2 ст. 223 НК>. В пользу этого подхода есть недавнее письмо ФНС <Письмо ФНС от 24.01.2017 N БС-4-11/1139@>.
В форме 6-НДФЛ такая ежемесячная премия отражается так же, как и оклад за тот же месяц (в разделе 2 – единым блоком строк 100 – 140).
--- Примечание. Раньше Минфин и ФНС настаивали, что все премии – отдельный от зарплаты доход с датой получения, приходящейся на день выплаты <подп. 1 п. 1 ст. 223 НК, Письма ФНС от 08.06.2016 N БС-4-11/10169@; Минфина от 27.03.2015 N 03-04-07/17028>.
Если в отношении ежемесячных премий вы следовали этому подходу и исходя из него заполняли в 2016 году форму 6-НДФЛ, то штрафа 500 руб. за недостоверные сведения быть не должно. Вы руководствовались разъяснениями Минфина и ФНС, а это исключает привлечение к ответственности <п. 1 ст. 126.1, подп. 3 п. 1 ст. 111, подп. 2 п. 1 ст. 109 НК, Постановление Президиума ВАС от 30.11.2010 № ВАС-4350/10>. К тому же когда есть противоположные разъяснения контролирующих органов, все неясности и сомнения должны трактоваться в пользу налогового агента <п. 7 ст. 3 НК РФ>.---
2. В соответствии с ТК премия является частью заработной платы <ст. 129 ТК> и вместе с окладом входит в базу, от которой рассчитывается сумма районного коэффициента (далее – РК) <ст. 315 ТК>. При этом сами суммы РК выделены Трудовым кодексом как отдельная от премий часть зарплаты <ст. 129 ТК>.
Поэтому у РК «зарплатный» код дохода 2000 – в том числе и в той сумме, в которой РК приходится на ежемесячную премию. Дата получения дохода в сумме РК – последний день того месяца, за который начислены зарплата и премия <п. 2 ст. 223 НК>.
С этим согласны и в ФНС, подробности – в ближайших номерах ГК.
Это верно и в том случае, если доход в виде ежемесячных премий вы в 2016 году отражали по дате их выплаты.
В 6-НДФЛ доход в сумме РК нужно показывать одной суммой с зарплатой за этот месяц.
3. Всё зависит от того, из-за чего образовалась эта переплата.
Ситуация 1. Это НДФЛ, излишне удержанный у физлица и перечисленный в бюджет. Действует особый порядок возврата налога <п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 1 Письма Минфина от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112, письмо ФНС от 18.07.2016 N БС-4-11/12881@>.
Уведомите физлицо о том, что у него был излишне удержан НДФЛ. На это у вас есть 10 рабочих дней с даты обнаружения этого факта. Затем возьмите с него заявление о возврате ему излишне удержанного налога. В нем должны быть указаны банковские реквизиты для перечисления суммы возвращаемого налога. После этого перечислите сумму налога физлицу. Срок - 3 месяца с даты получения заявления от физлица. Уменьшите ваши следующие платежи по НДФЛ в бюджет на сумму подлежащего возврату налога, пока она вся не будет таким образом "зачтена".
На такой "зачет" у вас есть всего 3 месяца с даты получения от него заявления. Поэтому сразу прикиньте примерную величину предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет в ближайшие 3 месяца: больше она суммы налога, подлежащей возврату физлицу, или меньше. Если меньше, то порядок действий будет иным <п. 2 Письма Минфина от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112>. Нужно в течение 10 рабочих дней с даты получения заявления от физлица сдать в ИФНС заявление о возврате вам как налоговому агенту излишне удержанной и уплаченной суммы НДФЛ из бюджета. К заявлению приложите <Письмо ФНС от 20.09.2013 N БС-4-11/17025>:
– выписку из налогового регистра по НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан;
– справку 2-НДФЛ на это лицо за период, когда был излишне удержан налог (если он уже истек, представьте две справки - первичную и исправленную);
– платежное поручение, которым был перечислен излишне удержанный налог.
Когда ИФНС вернет деньги (срок - 1 месяц), вы перечислите их физлицу <п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 78 НК>.
Ситуация 2. Переплата по НДФЛ возникла по иной причине (например из-за ошибки в платежном поручении). Тогда можно вернуть налог на расчетный счет в обычном порядке, подав в ИФНС заявление о возврате ошибочно перечисленных денег (п. п. 1, 5, 14 ст. 78 НК РФ, Письма Минфина от 16.09.2014 N 03-04-06/46268, ФНС от 29.09.2014 N БС-4-11/19714@).