Арендная плата может быть установлена как в денежной, так и в натуральной форме <п. 2 ст. 614 ГК РФ>. Доходы пенсионеров, в том числе полученные в натуральной форме, от сдачи земли в аренду не освобождаются от НДФЛ <Письмо Минфина от 28.10.2013 № 03-04-08/45453>. При выплате арендной платы физлицу организация признается налоговым агентом и должна удержать НДФЛ <п. 1 ст. 226 НК РФ>.
Для доходов в натуральной форме датой фактического получения признается дата передачи такого дохода <подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ>. НДФЛ с доходов в натуральной форме нужно удерживать из любых денежных доходов, выплаченных работнику <п. 4 ст. 226 НК РФ>. Перечислить удержанный НДФЛ нужно будет не позднее следующего дня <п. 6 ст. 226 НК РФ>.
Вы указали в вопросе, что предприятие уплатило НДФЛ с арендной платы, выплаченной в натуральной форме. Однако не ясно, из каких денежных доходов была удержана перечисленная в бюджет сумма НДФЛ.
Предполагаем, что у арендодателей, работающих на вашем предприятии, вы удержали НДФЛ из суммы выплаченной зарплаты.
Допустим, что арендную плату в натуральной форме, скажем, условно в размере 10 000 руб., вы выдали 01.02.2017. А НДФЛ удержали при выплате зарплаты 06.02.2017. Вычеты не предоставляются. Тогда в разделе 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года нужно будет указать:
- в строке 100 "Дата фактического получения дохода" - 01.02.2017;
- в строке 110 "Дата удержания налога" - 06.02.2017;
- в строке 120 "Срок перечисления налога" - 07.02.2017;
- в строке 130 – 10 000,00;
- в строке 140 – 1300.
Если же арендодатель не работает на вашем предприятии и не получает от вас каких-либо денежных доходов, то НДФЛ с арендной платы в натуральной форме вы не можете ни удержать, ни соответственно перечислить в бюджет. Платить налог за счет собственных средств налоговый агент не вправе <п. 9 ст. 229 НК РФ>.
В такой ситуации арендодатель сам должен будет подать в налоговую декларацию и заплатить налог. Ваша же обязанность – уведомить налоговую о невозможности удержания НДФЛ не позднее l марта года, следующего за годом получения дохода <п. 5 ст. 226 НК РФ>. Если арендная плата в натуральной форме в размере 10 000 руб. выплачена 01.02.2017, то раздел 2 формы 6-НДФЛ вам нужно заполнить так <Письмо ФНС от 16.11.2016 N БС-4-11/21695@>:
- в строке 100 "Дата фактического получения дохода" - 01.02.2017;
- в строке 110 "Дата удержания налога" - 00.00.0000;
- в строке 120 "Срок перечисления налога" - 00.00.0000;
- в строке 130 – 10 000,00;
- в строке 140 – 0.
А в разделе 1 формы 6-НДФЛ нужно будет заполнить строки 020, 040 и 080.
Что касается справки 2-НДФЛ, то доход в виде арендной платы в ней нужно отразить с кодом 1400. Если вы удержали и перечислили НДФЛ с суммы арендной платы, выданной в натуральной форме, нужно заполнить только справку 2-НДФЛ с признаком «1». Если же из-за отсутствия денежных выплат арендодателю вы не можете удержать налог, справка 2-НДФЛ заполняется еще и с признаком «2» <Порядок, утв. Приказом ФНС от 30.10. 2015 г. N ММВ-7-11/485; Письмо ФНС от 30.03.2016 N БС-4-11/5443>. И сумма НДФЛ отражается в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».