Работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись (ст. 123 ТК РФ), поэтому электронное письмо очевидно не подходит. Отметим, что Роструд, признавая право работодателя на самостоятельный выбор формы и способа извещения работника о времени начала отпуска, также рекомендует только те формы, где работник может лично расписаться на бумаге - ознакомительные листы и ведомости, дополнительные графы в форме N Т-7, подпись об ознакомлении в приказе и т.п. (письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1 (п.4))

Лучше извещайте в таких случаях заблаговременно – например, за три недели или за месяц. Ведь ТК требует, чтобы это было сделано не позднее двух недель, а максимальный срок не ограничен.