Если транспорт принадлежит работнику на праве собственности, то компенсация за его использование в служебных целях не облагается страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ. Размер этой компенсации должен быть установлен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 N 03-04-06/94977 (п. 1), от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170, п. 2 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.
Помимо трудового договора (соглашения сторон) необходимо иметь документы, которые подтверждают:
- необходимость использования транспорта в служебных целях (например, должностную инструкцию, в которой указан разъездной характер работы сотрудника);
- право собственности на транспортное средство.
Кроме того, понадобятся документы, которые обосновывают размер компенсации (акты выполненных работ, путевые листы, авансовые отчеты, чеки и квитанции на покупку топлива и расходных материалов, оплату парковки, услуг автомойки и др.).
Если размер компенсации превышает расходы на содержание и эксплуатацию транспорта (например, компенсируется также износ автомобиля), это следует обосновать и закрепить в трудовом договоре или соглашении к нему.
Если ваш работник использует личный транспорт в служебных целях, то компенсация его реальных расходов - например за бензин или платную дорогу, НДФЛ не облагается (п. 1 ст. 217 НК РФ). Не облагается НДФЛ и выплата самой компенсации за использовании личного авто в служебных целях в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора. При этом должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, расчеты компенсаций, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы произведенных расходов (Письмо Минфина России от 26.06.2020 N 03-04-05/55023).