Если сотрудник использует личный транспорт для рабочих поездок, а работодатель выплачивает ему за это компенсацию, то последний вправе включить сумму компенсации в состав прочих «прибыльных» расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Источник: Письмо Минфина от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050

При этом, как отметил Минфин, в размере компенсаций, установленных Правительством, уже учтены все затраты владельца автомобиля (износ транспорта, ГСМ и т.д.). Соответственно, включать отдельно в состав расходов затраты на ГСМ, компания-работодатель не имеет права. < ... >

Напомним, что нормы компенсации зависят от рабочего объема двигателя транспортного средства (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

• до 2000 куб. см. включительно – 1200 руб. в месяц;
• свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц.

Если же работник по служебным делам ездил на личном мотоцикле, то максимальный размер компенсации, который работодатель вправе учесть в расходах, составляет 600 руб. в месяц.

Кстати, не так давно финансовое ведомство рассказало об обратной ситуации: работник использует служебное авто в личных целях, а работодатель оплачивает такие поездки. Так вот, в этом случае оплаченные работодателем поездки являются облагаемым НДФЛ доходом работника.