Тренинг «Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать», актуально на 10 ноября 2020 г.

Предоставляем сведения работнику — форма СТД-Р

Как и когда выдавать

Работнику, который выбрал ЭТК и отказался от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за весь период работы у него. Поэтому Минтруд утвердил еще одну форму отчетности для работодателей — СТД-Р, которая применяется с 07.03.2020 (ст. 66.1 ТК РФ).

Чтобы получить сведения, работник должен подать вам письменное заявление или направить запрос по электронной почте, если это разрешено ЛНА. В заявлении человек указывает, как он хочет получить сведения: на бумаге или в электронном виде. При увольнении СТД-Р выдается без заявления.

Бумажную форму СТД-Р нужно заверить подписью уполномоченного лица и печатью организации при ее наличии. А электронную — усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

СТД-Р надо выдать работнику в следующие сроки (статьи 66.1, 84.1 ТК РФ):

— при увольнении — в последний рабочий день;

— по заявлению работника — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Работнику, который при увольнении не забрал СТД-Р, направьте форму на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения (ст. 84.1 ТК РФ).

Работнику, который решил продолжить вести бумажную трудовую книжку, вы не обязаны выдавать СТД-Р: ни по запросу, ни при увольнении. В последнем случае отдайте ему трудовую с соответствующей записью (статьи 66.1, 84.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Как заполнить

СТД-Р содержит те же сведения, что и СЗВ-ТД, только информация о работнике и работодателе идет в ином порядке. Правила заполнения у этих форм почти идентичны, но есть одно очень важное различие.

В СЗВ-ТД не нужно показывать всю трудовую карьеру работника, при первой подаче в форме отражают последнюю запись текущего работодателя в трудовой книжке на 01.01.2020. А вот в СТД-Р надо перечислить все кадровые мероприятия, которые произошли с работником за время работы в вашей компании в 2020 г.

Показывать ли в СТД-Р данные за 2019 г. и предшествующие ему годы — вопрос дискуссионный. С одной стороны, согласно Порядку заполнения формы она должна содержать, цитирую, «сведения о периоде работы у данного работодателя». При буквальном прочтении получается, что в СТД-Р нужно отразить все ваши кадровые мероприятия с работником, включая те, что зафиксированы в его трудовой книжке до 2020 г. (п. 2.6 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н)

С другой стороны, тот же Порядок заполнения ссылается на ст. 66.1 ТК, где речь идет только об ЭТК. А в ней, как уже не раз сегодня говорилось, фиксируется только последняя запись на 01.01.2020 и дальнейшие кадровые события. Но не вся трудовая карьера человека.

Тем не менее второй пример заполнения СТД-Р я приведу по первой трактовке.

СТД-Р для совместителя

СТД-Р следует выдавать всем работникам организации, которые отказались от бумажных трудовых книжек, в том числе и совместителям (п. 1.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Но как работодатель внешнего совместителя узнает, подавал ли тот по основному месту работы заявление на ЭТК или нет? Для этого в ЛНА можно предусмотреть обязанность внешнего совместителя уведомить работодателя о переходе на ЭТК и представить копию трудовой книжки с соответствующей записью. Так внешний совместитель подтвердит право на получение СТД-Р на работе по совместительству.

Так же, как при заполнении СЗВ-ТД, не забудьте указать в форме СТД-Р, что работник — совместитель. На внутреннего совместителя заполните отдельные строки для кадровых мероприятий по основному договору и по договору о внутреннем совместительстве. На внешнего совместителя строки о выборе формы ведения книжки не заполняйте.

Как исправить ошибки в СТД-Р

Если в полученной форме СТД-Р работник обнаружит неверную или неполную информацию, то по его письменному заявлению работодатель обязан исправить или дополнить сведения и представить их повторно. Срок — те же 3 рабочих дня. Естественно, что параллельно с корректировкой СТД-Р нужно подать в ПФР уточненные СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ).

Кроме того, работодатель может и сам обнаружить ошибку. ТК не говорит, как действовать работодателю в этом случае. Однако логично предположить, что ему также следует направить работнику скорректированную СТД-Р, а в Пенсионный фонд — скорректированную СЗВ-ТД.

Принцип исправления ошибок в СТД-Р такой же, как и в СЗВ-ТД. Если запись необходимо отменить, то ее надо полностью повторить и в гр. 10 поставить признак отмены — знак «X». Если сведения необходимо исправить, надо заполнить две строки: в первой продублировать неправильную запись и поставить в гр. 10 знак «X», во второй отразить верные сведения (п. 2.4 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Что будет, если не выдать работнику СТД-Р

Итак, мы выяснили, что при увольнении или по запросу работника, отказавшегося от бумажной трудовой, ему надо выдать сведения по форме СТД-Р. Если работодатель этого не сделает, ему грозит предупреждение или штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

— для должностного лица или ИП — от 1000 до 5000 руб.;

— для организации — от 30 000 до 50 000 руб.

Но это еще не все. Если работник будет лишен возможности трудиться из-за того, что работодатель не выдал ему форму СТД-Р в день увольнения или неправильно указал причину увольнения, работодатель обязан возместить человеку не полученный им заработок.

Такая же ответственность наступает и за невыдачу бумажной трудовой книжки работнику, который продолжает ее использовать. Если работодатель не заплатит добровольно, сотрудник имеет право обратиться в суд (статьи 234, 392, 394 ТК РФ; п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Поэтому, если по каким-либо причинам сотрудник не забрал СТД-Р в день увольнения, отправьте ему заверенные сведения по почте заказным письмом с уведомлением. На это не нужно согласие работника.

А если сотрудник не забрал бумажную трудовую книжку в день увольнения, придется направить ему уведомление о том, что надо ее получить или дать согласие на ее отправку почтой.

Но в обоих случаях со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи СТД-Р или бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).

Сведения о трудовой деятельности работника из Пенсионного фонда — форма СТД-ПФР

Сведения о своей трудовой деятельности работник может получить не только у работодателя, но и в МФЦ, отделении ПФР или через сайт госуслуг. Это могут сделать даже те, кто выбрал бумажную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Сведения выдадут по форме СТД-ПФР, которая очень похожа на СТД-Р. Отличие в том, что в СТД-ПФР данные о работодателе указываются вместе с информацией о трудовой деятельности работника в общей таблице.

Важно понимать, что в СТД-ПФР попадут только те сведения, о которых работодатель сообщил в Пенсионный фонд через формы СЗВ-ТД. И если в 2020 г. с работником ничего «кадрового» не произошло и заявление о способе ведения книжки он не подавал, то СТД-ПФР будет пустой. То есть не выйдет получить через нее данные о трудовой карьере до 2020 г. — это не копия всех записей в бумажной трудовой книжке.

СТД-ПФР на бумаге выдадут по паспорту в день обращения в любом МФЦ или отделении Пенсионного фонда, без привязки к месту жительства или работы человека. СТД-ПФР в электронном виде доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или сайте ПФР. Для входа в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда используйте логин и пароль от сайта госуслуг.

Электронные сведения можно выгрузить в виде скана бумажной выписки, распечатать или сохранить. С портала госуслуг сведения сразу можно переслать на электронную почту. Кроме того, они всегда доступны для просмотра в истории ваших обращений (Информация Минкомсвязи «Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг»).

Электронную СТД-ПФР заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Пенсионного фонда, что делает форму юридически значимым документом (пп. 3.6, 3.7 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).