Тренинг «Новый ФСБУ 27/2021: как теперь организовать документооборот», актуально на 10 ноября 2021 г.

Формы первичных документов

О чем этот семинар

Добрый день, коллеги! Итак, наша тема — документооборот в организации.

Как вам известно, в апреле 2021 г. Приказом Минфина № 62н был утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он заменяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное в далеком 1983 г. Почти 40 лет назад!

Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, кроме бюджетников. Стандарт вступит в силу с 01.01.2022, но его можно начать применять и до указанного срока. Мы рассмотрим основные положения нового стандарта.

Но будем говорить не обо всех документах, а в первую очередь о тех, которые необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Мы рассмотрим бумаги, которые составляются при сделках с контрагентами и расчетах с работниками. То есть мы будем разбираться в основном с документооборотом первичных документов.

Мы обсудим, как с учетом нового стандарта правильно организовать весь цикл жизни первичного документа начиная от его создания или получения и заканчивая отправкой по назначению или хранением в организации и последующим уничтожением.

От того, как в организации налажен документооборот первички, зависит, что и как будет задокументировано, будет ли сохранена нужная вам информация, будут ли сведения, отраженные в документах, соответствовать действительности, а сами документы оформляться своевременно.

Мы также затронем некоторые документы, которые сами по себе не являются основанием для бухгалтерских проводок или отражения операции для целей налогообложения, но без которых организация обойтись не может. Большинство этих документов, например кадровая и кассовая документация, оформляется по определенным шаблонам.

Итак, приступим. И для начала определимся, что такое первичный документ и для чего он нужен.

Первичный документ: что это такое

Первичные документы составляются, в первую очередь, в связи с требованиями Закона о бухучете, согласно которым каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом.

Ведь именно из первичных документов сведения об этих фактах попадают в бухгалтерские регистры, а оттуда и в финансовую отчетность. Таким образом, качество информации, содержащейся в отчетности, напрямую зависит от качества первички (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Итак, назначение первичного документа — закрепить и сохранить информацию о каком-либо факте, возникшем в хозяйственной жизни организации. А термином «факт хозяйственной жизни» обозначают сделки, события и операции, способные повлиять на финансовое положение, результаты деятельности компании или ее денежные потоки (ч. 8 ст. 3, ст. 5 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Но первичные документы нужны не только для бухучета. Они используются и для целей налогообложения. Налоговый кодекс в главах 21 и 25 указывает на необходимость оформления первички в соответствии с действующим законодательством и никаких дополнительных требований к ней не предъявляет. А значит, в целях налогообложения под первичными понимаются те же документы, составленные согласно требованиям законодательства о бухучете (п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письма Минфина от 26.05.2021 № 03-03-07/40400, от 16.10.2020 № 03-03-07/90450).

Кроме того, первичная документация играет важную роль во взаимоотношениях компании и контрагентов. Грамотно составленный документ позволит в случае спора отстоять право на получение денег за поставленный товар или оказанную услугу, а также может подстраховать от попыток недобросовестных контрагентов взыскать с вас то, что им не причитается. Решение этих проблем не относится напрямую к компетенции бухгалтера, но отражается на благополучии компании в целом.

Что такое первичный документ и для чего он нужен, мы выяснили, теперь можно разбираться с правилами его оформления.

Первичный документ должен соответствовать требованиям Закона о бухучете и ФСБУ 27/2021.

В общем случае, согласно стандарту, составлять первичный документ нужно на русском языке. А если он составлен на иностранном языке, то должен содержать построчный перевод. Стандарт разрешает составлять первичный документ на иностранном языке, только если этого требует законодательство страны, где компания ведет деятельность. Но в этом случае потребуется построчный перевод регистра (пп. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

Обязательные формы: касса и банки

Закон о бухучете разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

Составлять первичку по типовым формам, утвержденным Минфином, обязаны только бюджетники. Но бюджетный учет — это отдельная система, которая отличается от бухучета коммерческих организаций и остается за пределами нашего семинара (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Унифицированные документы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, необязательны, за отдельными исключениями, когда обязанность применять утвержденные госорганами формы закреплена в других нормативных актах (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482; Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Поэтому, как и прежде, мы обязаны оформлять платежные поручения по форме, утвержденной Банком России. Иначе ваш банк просто не проведет платеж.

Остались обязательными к применению и формы кассовых документов, утвержденные Госкомстатом, так как именно на них ссылается Банк России в Указании о порядке ведения кассовых операций. Это (пп. 4.1, 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У):

— приходный кассовый ордер по форме № КО-1;

— кассовая книга (форма № КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

— расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Зато с переходом на онлайн-кассы пропала обязанность применять унифицированные формы документов по учету кассовых операций: № КМ-1 — КМ-9. В их числе и журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), а также справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) (Письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535).

Обязательные формы: транспортная и товарно-транспортная накладные

К обязательным унифицированным формам относится и транспортная накладная, утвержденная Правительством РФ. Поэтому автоперевозчикам и их клиентам без ее оформления не обойтись.

Транспортная накладная подтверждает не только заключение договора перевозки, но и понесенные расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Ее форма предусматривает все реквизиты, необходимые для первичных документов, поэтому, если у вас есть транспортная накладная, оформлять дополнительные первичные документы на перевозку не нужно (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200; Письмо ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@).

Напомню, что с 01.01.2021 применяется обновленная форма транспортной накладной. Но ФНС разрешила использовать утратившую силу форму тем, кто не успел вовремя обновить программное обеспечение и перейти на использование новой формы в срок. При наличии договора перевозки груза форма, действовавшая до 31.12.2020, также подтверждает расходы организации на перевозку груза (Письмо ФНС от 15.04.2021 № СД-4-3/5182@).

А вот организации, работающие в сфере оборота алкогольной продукции, при перевозке алкоголя должны составлять именно товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т (ТТН). Ничего не поделаешь, эта обязанность прямо установлена Законом № 171-ФЗ. За отсутствие ТТН могут оштрафовать (Письма Минфина от 07.09.2021 № 27-05-16/72440, от 01.10.2021 № 27-05-16/79625):

— организацию, которая поставляет, закупает, перевозит или реализует спирт и алкогольную продукцию, — на 200 000—300 000 руб. с конфискацией товара, на который нет накладной;

— ее руководителя — на 10 000—15 000 руб.

Но если с алкоголем вы дела не имеете, навязать вам составление ТТН вместо транспортной накладной никто не вправе (Письмо Минтранса от 20.07.2011 № 03-01/08-1980ис).

Обязательные формы: кадры

Вести кадровую первичку по унифицированным формам необязательно с 2013 г. — Роструд это подтвердил. Ведь ТК не предусмотрена передача функций по разработке таких форм Госкомстату и Минфину с Минтрудом, с которыми эти образцы были согласованы. Поэтому, если для вас эти формы неудобны, можете разработать свои. В том числе и личную карточку работника (Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ).

До сентября 2021 г. личная карточка по форме № Т-2 была обязательна, поскольку упоминалась в правительственных Правилах ведения трудовых книжек. А с 01.09.2021 действует новый Порядок их ведения от Минтруда, где карточки больше нет. Но вы можете продолжать ее оформлять, если вам так удобно, ведь там в одном месте собраны почти все сведения о работнике (п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (утратило силу с 01.09.2021); Порядок, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (вступил в силу 01.09.2021)).

Кроме того, с 01.09.2021 стали необязательными формы книги учета бланков трудовых книжек и книги учета их движения. Сами книги вести по-прежнему нужно, но образец работодатель утверждает самостоятельно.

Больше подробностей о новом Порядке ведения трудовых книжек — в семинаре А.И. Дыбова «Отчет за II квартал 2021 года».

Унифицированные формы против собственных: контроль и учетные программы

Итак, за исключением перечисленных случаев, самостоятельно разработанные организацией формы первички — полноценные документы. Конечно, если в них есть перечисленные в Законе № 402-ФЗ обязательные реквизиты, на которых мы остановимся отдельно. Ведь, по общему правилу, какие формы первичных учетных документов будет использовать компания, решает ее руководитель (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кстати, хотя Закон № 402-ФЗ действует уже не первый год, ситуация с применением «своих» форм первички по-прежнему двоякая.

С одной стороны, бухгалтеры и другие работники, оформляющие первичку, давно мечтали об отмене громоздких унифицированных форм с большим количеством реквизитов на все случаи жизни и ценят эту возможность.

С другой стороны, после появления права создавать свою первичку немногие поспешили им воспользоваться. Большинство по-прежнему отдает предпочтение унифицированным формам.

Почему так складывается? Вероятно, первая из возможных причин — память о пристальном внимании и жестких требованиях проверяющих к первичке, постоянных придирках к малейшим недочетам в оформлении с целью снять налоговые расходы или отказать в вычете НДС. И если с требованиями к заполнению прежних форм компании более-менее знакомы, то угадать, что может не понравиться проверяющим в самостоятельно созданном бланке, — невозможно. А неизвестность всегда пугает.

Вторая причина, по которой организации не спешат отказываться от унифицированных форм, — как правило, компании ведут учет в стандартных бухгалтерских программах, куда их разработчики уже заложили формы первички. По большей части это все те же унифицированные формы. И если компания решает использовать в работе документы по самостоятельно разработанным формам, ей надо перенастроить программу. А это дополнительные и весьма значительные затраты если не денег, то времени.

Унифицированные формы против собственных: контрагенты

Еще одна причина непопулярности первички собственного образца связана с тем, что часто в составлении первичного документа участвует несколько человек. Причем зачастую кто-то из этих товарищей не является работником вашей организации.

Условно все первичные документы можно поделить на две группы.

Первая группа — документы, создаваемые и используемые исключительно внутри организации: накладные на отпуск материалов в производство, акты инвентаризации, путевые листы, табели учета рабочего времени.

Оформление этих документов находится полностью в ведении самой компании. А научить своих работников действовать по своим же правилам может быть и нелегко, но вполне возможно.

Вторая группа — документы, в создании которых участвуют не только ваши работники, но и работники ваших контрагентов. Это, как правило, документы, которые составляются при исполнении договорных обязательств: товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ.

В их составлении принимают участие как минимум две стороны, а значит, может возникнуть необходимость согласовывать формы документов.

Дело в том, что, оформляя первичку, продавец использует свои образцы. А они могут не устроить покупателя, который будет настаивать на применении своих форм. Однако если контрагенты не согласовали оформление первички в договоре, то требовать от продавца замены документа покупатель не вправе.

Это обстоятельство надо учитывать. И если для вас форма документа принципиальна, предупредите об этом работников, которые занимаются составлением и экспертизой договоров.

Таким образом, в отсутствие всеобщей жесткой регламентации форм первички одни и те же по сути операции, совершаемые с разными контрагентами, могут оформляться разными по форме документами. Конечно, это не нарушение, но существенно затрудняет обработку первички бухгалтерией.

Во-первых, потому что, сталкиваясь с незнакомой формой документа, требуется определить его полноценность для целей учета, то есть наличие в нем всех обязательных реквизитов. А во-вторых, возрастает вероятность ошибок при внесении данных таких нестандартных документов в бухгалтерские регистры. Ведь их разнообразие не позволит делать эту работу автоматически.

Как легализовать собственные образцы первички

Однако независимо от того, какие формы первички вы используете, унифицированные или разработанные самостоятельно, они должны быть легализованы, то есть официально введены в систему документооборота организации.

Только тогда они будут полностью соответствовать требованиям законодательства. Поэтому в Законе о бухучете сказано, что руководитель определяет, что и когда будет применяться (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Откуда же компании берут формы первички? Тут есть варианты.

Первый — компания сама для себя разрабатывает формы первичных документов, включая в них все обязательные реквизиты и иногда добавляя реквизиты, необходимые в силу специфики деятельности. Эти формы должен утвердить руководитель (Письмо ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

При этом недостаточно просто написать в учетной политике, что вы применяете формы первичных учетных документов, в которых есть все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона № 402-ФЗ. В учетной политике (точнее, в приложении к ней) надо привести разработанные вами формы первички.

Как легализовать унифицированные формы

Второй «источник» форм — образцы, подготовленные госорганами или поставщиками программного обеспечения.

Как я уже говорил, многие организации продолжают применять унифицированные формы. Но тут нужно учитывать следующий аспект. Раньше применение таких форм гарантировало их соответствие требованиям закона, так как в них есть все необходимые реквизиты.

То есть при правильном заполнении документ всегда имел юридическую силу, его можно было спокойно применять в хозяйственном обороте, а также для целей бухгалтерского и налогового учета.

Но теперь давнее утверждение формы госорганом не делает автоматически документ, составленный по этому образцу, оформленным в установленном порядке.

Для того чтобы легализовать такие унифицированные формы, их надо упомянуть в своей учетной политике. То есть руководитель может определить в учетной политике, что компания использует такие-то формы, утвержденные такими-то актами Госстата или Росстата. Этого вполне достаточно.

И кстати, не нужно вымарывать из бланков информацию об утверждении формы органом статистики, она не сделает документ недействительным. Не стоит дополнять форму и информацией об утверждении ее руководителем вашей компании — смысла в этом нет никакого.

Все это относится и к формам документов, разрабатываемым и рекомендуемым к применению не только Росстатом, но и другими госорганами. Например, к формам универсального передаточного и универсального корректировочного документов: УПД и УКД соответственно.

Эти формы разработаны ФНС и рекомендованы к применению налогоплательщиками. Безусловно, вы не обязаны ими пользоваться, но если захотите их применять, то их тоже надо упомянуть в учетной политике.

Как легализовать формы из учетной программы или договора

Теперь о том, как надо поступить, если ваша компания использует формы, которые выдает бухгалтерская программа. В этом случае в учетной политике можно указать, что используемые первичные учетные документы являются приложением к бухгалтерской компьютерной программе, а сами формы перечислить в приложении к учетной политике.

Но, как я уже говорил, формы документов, составляемых при исполнении сделок, могут быть определены соглашением сторон договора. И заранее предусмотреть, к какому соглашению на этот счет вы придете с тем или иным контрагентом, невозможно.

Поэтому в любом случае надо указать в учетной политике, как принимается решение о выборе форм документов, применяемых сторонами договора. Например, прописать, что если формы первичных учетных документов определены договором, то в рамках этих отношений вы используете формы, которые предусмотрены договором.

Как организация определяет формы применяемой первички, мы выяснили. А теперь разберемся с обязательными реквизитами первичных учетных документов.