Хранение документов
В какой форме и где хранить
Итак, вы составили внутренний или получили входящий документ и провели его в бухгалтерском и налоговом учете. Теперь ваша задача этот документ сохранить по правилам, установленным новым ФСБУ
Итак, хранению подлежат подлинники документов, как бумажных, так и электронных. Причем именно в том виде, в котором они составлены. То есть переводить бумажные документы в электронный вид для последующего хранения запрещено. Хотя сейчас Госдума рассматривает
Документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на российской территории. Здесь же должны размещаться базы данных бухучета. При этом ограничений на использование информационных технологий или технических средств, позволяющих выполнить это требование, нет. Документы и данные могут параллельно храниться и за пределами России. Например, когда организация ведет деятельность в другой стране и законодательство этой страны требует, чтобы документы бухучета хранились на ее территори
Бухгалтерский и налоговый сроки хранения
Проблема, с которой сталкиваются организации, только налаживающие внутреннюю систему документооборота, состоит в том, что разные законодательные акты нередко устанавливают различные сроки хранения одних и тех же документов. Кое-кто слишком спешит с уничтожением документов и выбирает более ранний из установленных сроков.
Однако сроки хранения надо определять так, чтобы в будущем не попасть в неприятную ситуацию, когда проверяющие вдруг потребуют представить какие-то из уже уничтоженных вами документов, срок хранения которых на самом деле еще не истек.
Поэтому давайте начнем с того, что рассмотрим стандартные сроки хранения первичных документов и исключения по ним.
По Закону о бухучете первичные документы должны храниться 5 лет после отчетного года. То есть после года, в котором вы в последний раз использовали данные из этих документов при составлении отчетности. С марта 2021 г. такой же срок хранения первички прописан и в НК: 5 лет, а не 4 года, как раньш
Но этот срок применяется только в тех случаях, когда более длительный период хранения не установлен правилами организации государственного архивного дела, а именно — Перечнем Росархива, который действует с февраля 2020 г.
«Архивные» сроки хранения
Для большей части бухгалтерской и кадровой первички Перечень Росархива предусматривает такой же срок хранения, как и Закон о бухучете, — 5 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был использован в последний раз.
Исключение составляют некоторые документы, связанные с учетом кадров, срок хранения которых — 50 лет, а если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 — то 75 лет. Это, к примеру, такие бумаг
— некоторые кадровые приказы, в частности о приеме, переводе, увольнении, по начислению заработной платы, премий и иных выплат работникам, о предоставлении отпуско
— сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника
— табели учета рабочего времени работников с вредными условиями труд
— лицевые счета и личные карточки работнико
— расчетные и расчетно-платежные ведомости и иные документы на выплаты работникам, если в организации не ведутся их лицевые счет
— путевые листы, если отсутствуют другие документы, подтверждающие вредные и опасные условия труда водителе
Такие длительные сроки хранения обусловлены тем, что сохранность этих документов обеспечивает реализацию права граждан на пенсионное обеспечение. Ведь невозможность подтвердить стаж и размер заработной платы за определенный промежуток времени препятствует начислению и перерасчету пенсии.
Еще Перечнем Росархива установлены следующие отдельные сроки хранения:
— 1 год — для заявлений сотрудников о выдаче документов, связанных с работо
— 3 года — для графика отпусков, документов о дисциплинарных взысканиях, уведомлений работнико
— 5 лет — для реестра сведений доходов физлиц и документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труд
— 45 лет — для журналов, книг учета инструктажа по охране труд
Больше об «архивных» сроках хранения самых распространенных документов читайте в статье И.В. Кравченко «Новые сроки хранения документов: что изменилось для бухгалтера и кадровика» («Главная книга», 2020, № 13).
Особый случай: документы на безнадежную дебиторку и налоговый убыток
Итак, повторюсь: срок хранения 5 лет по Закону о бухучете и НК начинает исчисляться после окончания того периода, в котором документ последний раз использовался для составления отчетност
Поэтому, к примеру, документы, подтверждающие безнадежную задолженность, списанную по истечении исковой давности, придется хранить как минимум в течение 8 лет: 3 года исковой давности плюс 5 лет с года учета безнадежной дебиторки в расходах.
Или взять налоговый убыток, который можно переносить на будущее аж в течение 10 лет после убыточного года. Соответственно, хранить документы, подтверждающие размер убытка, надо в течение всего срока, пока вы переносите убыток, плюс еще 5 лет.
Допустим, вы переносили убыток 10 лет, тогда общий срок хранения документов, подтверждающих сумму убытка, составит 15 лет после года его получения. Причем хранить первичку надо, даже если изначальная декларация с убытком успешно прошла налоговую проверк
Особый случай: первичка по обучению персонала
Следующий особый срок хранения прямо предусмотрен в НК для документов по расходам на обучение работников, в том числе и тех, чье обучение вы оплатили в обмен на их обязательство отработать у вас потом определенное время.
Документы, подтверждающие такие расходы, нужно хранить как минимум в течение всего срока обучения плюс еще 1 год работы обученного за ваш счет человека. Специальный срок хранения обусловлен тем, что учтенные расходы придется восстановить:
— если трудовой договор с обучавшимся работником будет расторгнут до истечения года со дня начала его действия — в периоде его расторжения;
— если тот, кого вы обучили, так и не заключит с вами трудовой договор — в периоде, когда истекут 3 месяца со дня окончания обучения.
При этом обычный срок хранения таких документов должен составлять не меньше 4 лет после окончания года, в котором расходы на обучение вы учитывали в последний
Особый случай: амортизация, страховые взносы, проверки трудинспекцией
Еще одна ситуация, в которой срок хранения «расходных» документов удлиняется, — это списание стоимости амортизируемого имущества. Первоначальную стоимость такого имущества мы относим на расходы в течение срока полезного использования, который может составлять и 20, и 30 лет.
А значит, документы, подтверждающие затраты на приобретение ОС, надо хранить в течение всего этого периода и еще 5 лет после его окончания. Иначе в случае налоговой проверки могут быть проблемы с документальным подтверждением амортизации, признанной в расхода
Плательщики страховых взносов, то есть все работодатели, обязаны хранить документы, подтверждающие исчисление и уплату взносов, в течение 6 лет. Какие это документы — не уточняется.
Но и так понятно: это все то, что могут запросить ИФНС или ФСС при проверке. То есть документы, связанные с начислением выплат в пользу физлиц, кассовые и банковские документы по этим выплатам, а также по самим взноса
Что касается «кадровых» проверок, то здесь нет какого-нибудь срока, после которого трудинспектор не вправе требовать от вас документы, касающиеся соблюдения трудового законодательства. А значит, ГИТ вправе затребовать документы за любой период деятельности организации, но с учетом сроков хранения, установленных Росархивом.
Подсчет срока хранения первички
Подытожим. Стандартные сроки хранения документов такие:
— 5 лет — для целей бухгалтерского и налогового учета;
— 6 лет — для целей исчисления страховых взносов;
— более длительные сроки, установленные Перечнем Росархива.
Определяя же срок хранения конкретного документа, ориентироваться всегда следует на максимальный из возможных сроков. Например, платежки на перечисление зарплаты придется хранить не 5 лет, а 6 лет.
Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени
/ условие / Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно. Нужно определить, как долго хранить табель за июнь 2021 г.
/ решение / Чтобы выбрать верный срок хранения табеля, следует установить максимальный срок из возможных с помощью такой таблицы.
| Статус табеля учета рабочего времени | Срок хранения | Дата, с которой исчисляется срок хранения | Последний день срока хранения |
| Документ, подтверждающий расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли | 5 лет с окончания года, в котором заработная плата, начисленная по табелю, учтена в расходах | 01.01.2022 | 31.12.2026 |
| Первичный документ бухгалтерского учета расходов на оплату труда | |||
| Документ, на основании которого начислены выплаты работникам, облагаемые страховыми взносами | 6 лет с окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов | 01.01.2022 | 31.12.2027 |
| Документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 | 5 лет со дня окончания года составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда | 01.01.2022 | 31.12.2026 |
| 50 лет со дня окончания года составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах | 01.01.2022 | 31.12.2071 |
Таким образом, табель следует хранить:
— если по нему учитывалось рабочее время только тех, кто трудился в нормальных условиях труда, — 6 лет как документ, являющийся основанием для начисления взносов, то есть до 31.12.2027 включительно;
— если по нему учитывалось рабочее время тех, кто был занят на вредных или опасных работах, — 50 лет, то есть до 31.12.2071 включительно.
Кто отвечает за хранение
Где хранить документы и кто будет иметь к ним доступ, компания решает сама. Но об этом необходимо обязательно проинформировать главного бухгалтера или должностное лицо, на которое возложено ведение бухучета либо с которым заключен договор оказания услуг по ведению бухучет
Поэтому создание собственного архива заключается не только в оборудовании помещения для хранения документов, но и в необходимости выделить работника, отвечающего за архив.
В его должностные обязанности будут входить приемка документов в архив и их выдача оттуда, а также фиксация всех этих перемещений в специальном журнале (картотеке) или в автоматизированной системе ведения архива. Так вы сможете сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.
По завершении года первичные документы, относящиеся к нему, имеет смысл отделить от документов нового года. Для этого их нужно разделить по видам и сброшюровать в папки в хронологическом порядке. А к каждой папке составить сводный реестр (опись), в котором указать, какие документы содержатся в папке, за какой период, их общее количество. В идеале в таком реестре можно указать и основные реквизиты документов, содержащихся в папке.
На всякий случай один экземпляр такого реестра храните отдельно от документов. Даже если документы будут уничтожены при пожаре или затоплении в офисе, у вас останутся сведения о том, что именно утрачено.
Как не надо хранить документы
Часто архив организации представляет собой банальный склад с бумагами и папками, доступ к которым имеют все подряд, а учет использования и перемещения документов в компании не ведется. На поиски нужного документа может уйти целый день, а то и больше.
Кроме того, небрежное хранение первички может повлечь ее утрату. И недостаточно, например, просто доказать факт пожара. Надо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. Другой пример: в помещении, имеющем старую электропроводку и протекающую крышу, хранили все документы, в том числе те, по которым еще не была подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность. В праздники случился пожар, бумаги сгорели, и при проверке компания их представить не смогла. В результате налоговики сняли все не подтвержденные документами вычеты по НДС и начислили штраф за неуплату налога по п. 1 ст. 122 НК РФ.
А суд пришел к выводу, что все доначисления законны, так как компания не обеспечила сохранность документо
Как надо хранить документы
Вы должны обеспечить такие условия, чтобы документы подвергались минимальному риску их случайной утраты или внесения в них несанкционированных изменени
Как правило, оперативное хранение документов (примерно в течение 3 лет со дня их составления или получения) обеспечивается в структурных подразделениях компании, работающих с этими документами. А затем документы, которые не нужны постоянно под рукой, хранятся в специально отведенном для этого помещении.
Помещение для хранения должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. В помещении необходимо поддерживать нормативный температурно-влажностный и световой режимы, проводить санитарно-гигиенические мероприяти
Для средних и крупных организаций одним из наиболее эффективных способов организации архивной работы может стать создание архивной службы, в которую документы сдаются сразу же по завершении с ними активной работы в других подразделениях.
Помимо обеспечения лучшей сохранности документации, такая практика позволяет избавить работников от уже ненужных бумаг, а также установить контроль за доступом к информации. А если есть желание и финансовые возможности, то можно воспользоваться услугами специальных архивных организаций.
Читать далее